حسابداری نقدی را حسابداری بر مبنای نقدینگی نیز می نامند و می‌توان آن را نقطه مقابل حسابداری تعهدی به حساب آورد که در آن درآمد در زمان کسب شناخته می‌شود و هزینه ها نیز هنگام وقوع و بدون توجه به اینکه چه زمانی وجه نقد عملا دریافت یا پرداخت خواهد شد، ثبت می شوند.
نکات کلیدی
حسابداری نقدی برای شرکت‌های بزرگتر یا شرکت‌هایی که موجودی انبار زیادی دارند چندان مناسب نیست زیرا ممکن است وضعیت مالی واقعی آنها را پنهان کند.
جایگزین حسابداری نقدی، حسابداری تعهدی است که در آن تراکنش ها بدون توجه به مبادله وجه نقد، به عنوان درآمدها و انجام هزینه ها ثبت می شود.
آشنایی با حسابداری نقدی
حسابداری نقدی یکی از دو شکل حسابداری است. روش دیگر حسابداری تعهدی است که در آن درآمدها و هزینه ها هنگام وقوع ثبت می شوند. کسب‌وکارهای کوچک اغلب از حسابداری نقدی استفاده می‌کنند، زیرا ساده‌تر و سرراست‌تر است و تصویر واضحی از میزان پولی که عملا در دست کسب‌وکار وجود دارد ارائه می‌دهد. با این حال، شرکت ها تحت اصول عموما پذیرفته شده حسابداری (GAAP)ملزم به استفاده از حسابداری تعهدی هستند.
هنگامی که معاملات به صورت نقدی ثبت می شوند، با تأخیری که از زمان انجام معامله ناشی می‌شود بر دفاتر شرکت تأثیر می گذارند. در نتیجه، اغلب دقت حسابداری نقدی در کوتاه مدت کمتر از حسابداری تعهدی است.
اکثر مشاغل کوچک مجاز به انتخاب هر دو روش حسابداری نقدی و تعهدی هستند، اما اداره مالیات کسب و کارهایی با بیش از 25 میلیون دلار درآمد ناخالص سالانه را ملزم ساخته است تا از روش تعهدی استفاده کنند. علاوه‌براین، قانون اصلاح مالیاتی 1986 استفاده از روش حسابداری نقدی را برای شرکت‌های C، پناهگاه‌های مالیاتی، انواع خاصی از شرکت‌های امانی و شرکت‌های تضامنی که شرکت‌های C جزو شرکای آنها هستند ممنوع کرده است. توجه داشته باشید که شرکت‌ها باید برای گزارش‌دهی مالیاتی نیز از همان روش حسابداری که برای حسابداری داخلی به کار می‌برند، استفاده کنند.
نمونه ای از حسابداری نقدی
فرض کنید شرکت A تحت روش حسابداری نقدی 10000 دلار از فروش 10 رایانه به شرکت B در 2 نوامبر دریافت می کند و زمان انجام فروش را در 2 نوامبر ثبت می کند. بدین ترتیب این واقعیت که شرکت B در واقع رایانه‌ها را در تاریخ 5 اکتبر سفارش داده است بی‌اهمیت تلقی می‌شود، زیرا شرکت B تا زمانی که این رایانه‌ها در 2 نوامبر به صورت فیزیکی به این شرکت تحویل داده نشدند، هزینه ای برای آنها پرداخت نکرده است.
در مقابل، تحت حسابداری تعهدی، شرکت A می‌توانست فروش 10000 دلاری را در 5 اکتبر ثبت کند اگرچه هنوز هیچ وجه نقدی دست به دست نشده بود.
به طور مشابه، شرکت‌ها تحت حسابداری نقدی هزینه‌ها را در زمان واقعی پرداخت آنها ثبت می‌کنند، نه زمانی که آنها را متحمل می‌شوند. اگر شرکت C شرکت D را در 15 ژانویه برای کنترل آفات استخدام کند اما فاکتور خدمات تکمیل شده را تا 15 فوریه پرداخت نکند، تحت حسابداری نقدی این هزینه تا 15 فوریه شناسایی نخواهد شد. با این حال، در حسابداری تعهدی این هزینه در 15 ژانویه یعنی همان تاریخی که ایجاد شده است در دفاتر ثبت می شود.
محدودیت های حسابداری نقدی
یکی از اشکالات اصلی حسابداری نقدی این است که احتمال دارد این روش تصویر دقیقی از بدهی های ایجاد شده‌ای (یعنی تعهد شده) که هنوز پرداخت نشده اند ارائه نکند و به همین دلیل ممکن است وضعیت مالی کسب و کار را بهتر از آنچه هست نشان دهد. از سوی دیگر، حسابداری نقدی ممکن است وضعیت مالی کسب‌وکاری که به‌تازگی کار بزرگی را تکمیل کرده و منتظر دریافت پاداش آن است ضعیف‌تر از وضعیت واقعی آن جلوه دهد، زیرا این شرکت مواد و نیروی کار را برای انجام این کار صرف کرده اما هم‌چنان هیچ مبلغی را در ازای انجام کار دریافت نکرده است. بنابراین، اگر دریافت پاداش‌ها و دستمزدها یا پرداخت هزینه‌ها در دوره‌ای نسبت بسیار بالاتر یا پایین‌تر از دوره دیگر باشد، حسابداری نقدی ممکن است شرایط کسب‌وکار را بیشتر یا کمتر از اندازه واقعی آن نشان دهد.
همچنین مشاغلی که از روش حسابداری نقدی استفاده می کنند با برخی از پیامدهای مالیاتی بالقوه منفی مواجه می‌شوند. به طور کلی، کسب و کارها فقط می توانند در ازای هزینه هایی کسر مالیات بگیرند که در سال مالیاتی فعلی شناخته شده اند. بدین ترتیب اگر کسب‌وکاری در دسامبر 2019 متحمل هزینه‌هایی شود اما مبلغ آنها را تا ژانویه 2020 پرداخت نکند نمی‌تواند برای سال مالی منتهی 2019 درخواست کسر مالیات کند و این مسئله ممکن است تاثیر قابل توجهی بر حد سودآوری این کسب‌وکار داشته باشد. به همین ترتیب، شرکتی که در سال 2020 برای خدماتی که در سال 2019 به مشتری ارائه کرده است مبلغی را دریافت می‌کند، فقط مجاز است این درآمد را در صورت های مالی سال 2020 خود لحاظ کند.
