خطاهای جا به جا نوشتن اعداد که معمولاً در شرکت های حسابداری، کارگزاری ها و سایر ارائه دهندگان خدمات مالی رخ می دهد، در دسته وسیع تری از خطاهای رونویسی قرار می گیرند.
نکات کلیدی
این اشتباه ناشی از خطای انسانی است.
اگر چه این اشتباه به ظاهر کوچک به نظر می‌رسد، می تواند منجر به عواقب مالی قابل توجهی شود.
اگر سوابق حسابداری یک کسب و کار مغایرت داشته باشند، تفاوت بین مبلغ صحیح و مقداری که اشتباه وارد شده است بر 9 بخش‌پذیر است.
آشنایی با خطاهای جا به جا نوشتن اعداد
خطای جا به جا نوشتن اعداد عموماً از خطای انسانی ناشی می‌شود. به عنوان مثال، در حوزه حسابداری زمانی که حسابداری به صورت دستی داده‌ها را در دفاتر ثبت می‌کند، ممکن است اطلاعات یک فاکتور را به اشتباه به ترازنامه منتقل کند. خطای جا به جا نوشتن اعداد همچنین ممکن است در زمان بروز خطای انسانی در هنگام نوشتن چک‌ها روی دهد و منجر به مبالغ پرداخت نامناسب شود که ممکن است مشکلاتی مانند اضافه‌برداشت یا سایر مشکلات بانکی را ایجاد کند. علاوه بر این، خطای جا به جا نوشتن اعداد می‌توانند شامل ثبت اشتباه شماره تلفن، آدرس خیابان یا کد پستی در نمایه‌های مشتریان شوند. اگرچه اشتباهات ذکر شده را معمولاً به راحتی می‌توان اصلاح کرد، در برخی موارد خطای جا به جا نوشتن اعداد در زمینه اطلاعات دوز مصرف دارو ممکن است منجر به عواقب غم انگیزی شود.
نمونه هایی از خطاهای جا به جا نوشتن اعداد
اگر شرکتی نتواند اشتباهات جا به جا نوشتن اعداد را شناسایی و تصحیح کند، ممکن است ارزش نادرست دارایی‌ها به سازمان‌ها و افراد خارجی مانند سهامداران شرکت و اداره مالیات گزارش شود و برای همیشه ماندگار شوند. این وضعیت ممکن است اثر زنجیره ای از ثبت اطلاعات اشتباه را ایجاد کند. به عنوان مثال، اگر خطای جا به جا نوشتن اعداد به اندازه کافی بزرگ باشد که شرکت مربوطه را در گروه مالیاتی بالاتری قرار دهد، ممکن است بدهی مالیاتی این کسب‌وکار افزایش یابد. البته این مسئله تا حد زیادی به میزان خطای مورد نظر بستگی دارد. اگر یک حسابدار به اشتباه به جای 24.47 دلار، 24.74 دلار بنویسد، بعید است که اختلاف 0.27 دلاری پیامد قابل توجهی ایجاد کند. از سوی دیگر، اگر به جای 1,823,000 دلار به طور تصادفی به صورت 1,283,000 دلار ثبت شود، خطای 540,000 دلاری مطمئناً اثر موجی و مالی عمیقی ایجاد خواهد کرد.
واقعیت سریع
اشتباهات جا به جا نوشتن اعداد در دنیای معامله‌گری گاهی اوقات «معاملات با انگشت چاق» نامیده می شوند. در مثال معروفی از این رویداد، یک معامله‌گر ژاپنی به طور تصادفی سفارشی برای معامله 1.9 میلیارد سهم تویوتا را ارسال کرد. خوشبختانه، این دستور هرگز اجرا نشد.
شناسایی خطاهای جا به جا نوشتن اعداد
جالب است که خطاهای جا به جا نوشتن اعداد را می‌توان با یک پدیده ریاضی نسبتاً عجیب آشکار کرد. به طور مشخص: تفاوت بین مقدار اشتباه ثبت شده و مقدار صحیح همیشه بر 9 بخش‌پذیر است. برای مثال، اگر حسابداری اشتباهاً به جای 27 عدد 72 را بنویسد، خطای 45 ایجاد می‌شود که ممکن است بر 9 بخش‌پذیر باشد، که با تقسیم آن بر 9 نتیجه 5 می‌شود. به همین ترتیب، اگر حسابداری به اشتباه 63 را به جای 36 ثبت کند، ممکن است تفاوت بین آن دو رقم (27) بر 9 بخش‌پذیر باشد و عدد 3 را به ما بدهد. باجه‌داران بانک‌ها می توانند از این قانون برای تشخیص خطاها استفاده کند.
مهم
خطاهای جا به جا نوشتن اعداد همچنین حالت‌هایی را توصیف می کنند که در آن حسابداران داده های صفحه گسترده را در خانه‌ی اشتباهی وارد می کنند.
