مزیت‌های نرم افزار حضور و غیاب آنلاین نسبت به سیستم‌های سنتی

کاربرد سامانه حضور و غیاب آنلاین

در کسب و کارهایی مثل استارتاپ­ها یا شرکت­های پویا که فضای منعطف­تری دارند، ساعات کاری می­تواند شناور محسوب شود. کارمندان هم می­توانند در زمان‌های مختلف، ساعات کاری خود را پر کنند. برای چنین شغلی، راحت­ترین روش حضور و غیاب، به روزترین آن‌ها است. با این کار به کارمندان اجازه داده می­شود که هر زمان که دوست دارند و به هر روشی که می­خواهند مثل گوشی موبایل و اپلیکیشن­ یا پیام کوتاه به مدیر خود اطلاع دهند که سر کار حاضر شده اند و یا اینکه می­خواهند ورود و خروج داشته باشند. از طرف دیگر، کسب و کاری که به کارمندان خود اجازه­ی ریموت یا دورکاری می­دهد، روش­های مختلفی برای نظارت بر نحوه ی کار نیروهای خود دارند. یکی از این روش­ها، استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین است تا مدیران از کار کرد کارمندان خود اطمینان حاصل کنند.

مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین

در کسب و کارهایی که مستندات ثبت شده انواع مختلفی را شامل می­شوند یا حجم خیلی بالایی دارند، معمولاً برای هر بخش یک دستگاه یا سیستم مجزا در نظر گرفته می­شود. اما در این چنین  مواردی گزینه­ی بهتر آن است که داده ها همگی توسط یک برنامه جمع­آوری و در یک بانک داده ذخیره شوند. انتخاب یک دستگاه که کار چندین وسیله را انجام می­دهد، علاوه بر کاهش هزینه، در صرفه جویی زمان افراد نیز بسیار موثر است. در نظر داشته باشید که داشتن چند وسیله و روش مختلف برای ثبت اطلاعات، ممکن است نیازمند دانش و تخصص افراد مختلف و استخدام آن‌ها برای راه­اندازی دستگاه باشد، اما سیستم حضور و غیاب آنلاین نیازی به تخصص و ابزار خاصی ندارد و از این جهت، تا حد زیادی هزینه های یک شرکت یا مجموعه را کاهش می دهد.

یکی دیگر از فواید نرم افزار حضور و غیاب آنلاین دینگ این است که کارمندان از طریق همین سامانه می­توانند درخواست­های مرخصی، ماموریت و غیره را ثبت کرده و در زمان کمتری به جواب درخواست خود دسترسی پیدا کنند. دسترسی به مدیر، مکاتبه و صحبت حضوری از موارد وقت­گیری است که ممکن است در نهایت نتیجه­ای نداشته باشد. از طریق همین سامانه، مدیران در پنل خود می­توانند به درخواست­ نیروهای خود در هر مکانی که هستند، به راحتی پاسخ دهند. علاوه بر این با تکیه بر حافظه­ی ثبت شده در این سیستم، تصمیم­گیری نهایی در این مورد، عادلانه­تر و دقیق­تر انجام می­شود.

مورد دیگر این است که این سیستم می­تواند مانند یک تایمر و زمان­سنج آنلاین برای کارمندان عمل کند و هر نیرویی به راحتی از میزان ساعت کاری خود در هر ماه باخبر شود.

معضلات سیستم‌های سنتی و راه­ حل­های نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

• وابستگی مستقیم به یک دستگاه خاص

سیستم حضور و غیاب سنتی در مقایسه با سامانه آنلاین دینگ، سیستم محدودتری است. هر چقدر هم که امکانات ویژه­ای برای سیستم سنتی در نظر گرفته شده باشد باز هم به طور مستقیم متکی به حضور یک دستگاه در محل کار است تا ورود و خروج ثبت شود. اما سیستم حضور و غیاب آنلاین همانطور که از اسمش برمی­آید میتواند بدون دستگاه هم ورود و خروج کارکنان را ثبت کند. مسئله­ی دسترسی به سیستم در کسب و کارهایی که ساعت کاری شناور دارند بسیار لازم و مفید است. در صورت نبود چنین سیستمی، کارمند به طور شفاف با شیفت کاری خود برخورد نمی­کند و ممکن است تصور نماید کمتر یا بیشتر از حد معمول کار می­کند.

• اطلاعات انبارشده

معضل دیگر، بحث انبار شدن رکوردها و اطلاعاتی است که بررسی آن‌ها بعد از مدت زمانی مشخص می­تواند وقت­گیر و پرزحمت باشد. این اطلاعات فرمت­های مختلفی دارند و یکپارچه نیستند و امکان دسترسی در هر لحظه به آن‌ها، ممکن است که به راحتی مهیا نباشد. در نرم افزار حضور و غیاب آنلاین دینگ تمام رکوردها به‌ روز و در همان لحظه قابل مشاهده هستند.

• وابستگی به حضور در محل کار

در سیستم سنتی برای ثبت ساعت ورود و خروج و اثبات گذراندن شیفت کاری نیاز به حضور افراد در محل کار است. بدون حضور در محل و دسترسی به انواع اسکنرها و دستگاه­ها امکان ثبت ساعت ورود و خروج وجود ندارد. اما با سیستم حضور و غیاب آنلاین، کارکنان از هرجایی حتی غیر از محل کار خود می­توانند ساعت شروع و پایان کار خود را ثبت کنند. همین مورد برای موضوع مرخصی هم قابل استفاده است؛ شرط دسترسی به مدیر، در سیستم حضور و غیاب آنلاین مطرح نیست.

• محدودیت حافظه

حافظه­ی زیادی برای ذخیره­ی رکوردهای حضور و غیاب احتیاج است تا از همه­ی افراد پشتیبانی کند. در سیستم حضور و غیاب آنلاین، یک فضای ابری آنلاین در نظر گرفته می­شود که توسط کارت­های حافظه­ی محدود، مورد تهدید نیست و علاوه بر این در هر زمان و مکانی از طریق شبکه اینترنت در دسترس است.

برای پیشگیری از کرونا با حذف سیستم های انگشتی قدیمی و آشنایی بیشتر با نرم افزار حضور و غیاب آنلاین دینگ اینجا را کلیک کنید.