اجازه ندهید تکنولوژی‌ مدیریت شماراتخریب کند!

آیا امکان داشته که حتی برای چند دقیقه از اینترنت استفاده نکنید؟ به آخرین باری که وسایل الکترونیکی خود را خاموش کرده‌اید، فکر کنید. آیا در آن موقع در خانه بودید و تعطیلات آخر هفته را می‌گذراندید یا در دفتر کارتان حضور داشتید؟ امروزه گوشی‌های بلک‌بری، iPhone، آندرویدها، iPadها و دیگر ابزارهای دیجیتالی و هوشمند، زندگی ما را دچار تحول می‌کنند. همچنین ماهیت نحوه انجام کارها، زمان و مکان آن را تغییر می‌دهند. این واقعیت جدید، مفاهیم عمیقی در مدیریت به وجود آورده است، هر چند که مطالعات در خصوص این موضوع خیلی محدود بوده است. ما می‌دانیم که مدیران در هر سطحی که باشند، حداقل نیمی از زمان خودشان را صرف جمع‌آوری، دریافت و انتشار اطلاعات می‌کنند. تکنولوژی‌های جدید سرعت و پهنای این ارتباطات را در فواصل زیاد گسترش داده‌اند. با این وجود، مطالعاتی که به نیم قرن پیش و شاید هم بیشتر برمی‌گردند (خیلی قبل‌تر از پیدایش ایمیل) روشن ساخته که ویژگی مدیریت با سطح بالایی از تنوع، اختصار، تکه تکه شدن و شاید مهم‌تر از همه وقفه در کار، مشخص می‌شود. مدیران موقع تلاش برای فیصله دادن اختلافات و پاسخ به تقاضاهای مختلف، همیشه توجهشان از یک فعالیت به سمت دیگری معطوف می‌شود. اولین مطالعه از این دست که توسط سون کارسون و مدیرانی از سوئد در اواخر دهه 40 میلادی انجام شد (زمان پیدایش اولین کامپیوتر) نشان داد که مدیران غرق در گزارش‌هایی بودند که به آنها می‌رسید، البته اگر فقط می‌دانستند که چه چیزی قرار است به دست آنها برسد. به نظر می‌رسد ابزارهای فناوری، به مدیران برای کنار آمدن با این عوامل حواس پرتی کمک کرده است. برای مثال، تلفن‌های هوشمند امکان رسیدگی به موقع تقاضاهای مختلف را به آنها می‌دهد و بین وقفه‌های کاری لحظاتی را به وجود می‌آورد تا به وظایف کوچک‌تر خود عمل کنند. اما تکنولوژی‌های جدید قادرند تاثیرات منفی و نگران کننده‌ ناخواسته‌ای را هم به بار آورند؛ مدیران باید خطر اعتماد و تکیه بیش از حد به ارتباطات الکترونیکی را درک کنند. توجه نکردن به مفهوم مدیریت یک علم نیست، بلکه تمرینی دقیق، ظریف و دارای جزئیات است که معمولا در حین انجام کار و از طریق توجه کردن به حرکات بدن و تن صدای افراد آموخته می‌شود. این «اطلاعات نرم» جزو لاینفک مدیریت بوده و با صحبت کردن و با گوش کردن به افراد دیگر در نشست‌ها، ملاقات‌های اتفاقی یا تلفنی حاصل می‌شود. استفاده صرف از لغات - ارسال پیام متنی یا ایمیل - جزئیاتی را که از طریق دیدن و شنیدن افراد، تبادل نظر و تلاش برای توافق کردن با آنها به دست می‌آید، حذف می‌کند. تکنولوژی اطلاعات باید سطح ارتباطات شما را بالا ببرد؛ اما نمی‌تواند جایگزینی برای تعاملاتی باشد که موجب ایجاد اعتماد می‌شود، دیدگاه‌ها را به اشتراک می‌گذارد و سطح جامعه را ارتقا می‌دهد. در واقع، مدیرانی که فقط از طریق کیبورد خود در دسترس هستند، ارتباط خود را با کل دنیای بیرون از کیبورد و کامپیوتر از دست داده‌اند. آنها وسعت را جایگزین عمق می‌کنند. یکی از تحقیقات اخیر نشان می‌دهد که ارتباطات تکنولوژیک ما امروزه بیشتر و گسترده‌تر شده، اما روابط انسانی ما کاهش یافته است. فیس‌بوک و LinkedIn می‌توانند تعاملات شخصی ما را به عنوان یک مدیر موفق تکمیل کنند، اما هرگز جایگزینی برای این تعاملات نخواهند بود. مدیرانی که فکر می‌کنند می‌توانند از طریق ایمیل از اوضاع بخش کاری خود مطلع شوند، ممکن است به مشکل بخورند. آنها حقایق را جمع‌آوری می‌کنند، اما مفهوم را از دست خواهند داد. استفاده فزاینده از توییت‌های 140 کاراکتری برای انتقال عقاید یک سازمان یا شخص ممکن است منجر به از بین رفتن و حذف بیشتر جزئیات شود. تکنولوژی‌های جدید همچنین ناآرامی و عدم تمرکز ذاتی در کارهای مدیریتی را بیشتر می‌کنند و گاهی باعث می‌شوند مدیران رفتارهای نامعقولی از خود بروز دهند. برای مثال، یک مدیر ممکن است ساعت 10:30 شب تعطیلی آخر هفته، خبر برگزاری جلسه ای را در ساعت 8:30 صبح فردا به بقیه اعضا اعلام کند. یا مدیری که درخواست اطلاعاتی را از طریق ایمیل فرستاده، تنها بعد از یک ساعت منتظر جواب باشد. این عملکردهایی که هر روز هم بیشتر پذیرفته می‌شوند، در تعادل بین کار و زندگی ناهماهنگی ایجاد می‌کنند، توانایی تمرکز افراد را پایین آورده و قابلیت‌های شناختی را تحلیل می‌برند. هر چقدر یک فرد بیشتر درگیر چک کردن ایمیل‌ یا تلفن‌هایش باشد، سخت‌تر می‌تواند بر کاری که در دست دارد تمرکز کند. این موضوع همچنین ممکن است باعث شود مدیران هدف اصلی کار خود را فراموش کنند. تجزیه و تحلیل‌های متعدد در مورد بحران‌ مالی جهانی نشان داده است که مدیران اجرایی بیش از حد بر واکنش فوری به رقابت‌ها متمرکز هستند و در جزئیات معاملات گیر می‌افتند و در نتیجه نمی‌توانند فراتر از آینده نزدیک خود را ببینند. دستیابی سریع به اطلاعات از طریق تکنولوژی‌های جدید، قدرت کنترل کاذبی به مدیران می‌دهد و در واقع تهدیدی برای از بین رفتن قدرت کنترل واقعی آنها است. بالا رفتن تقاضاها باعث می‌شود‌ مدیریت روز به روز به امری سطحی‌تر و بی‌برنامه‌تر تبدیل شود. حرف کمتر، محتوای بیشتر خبر خوب این است که می‌توانید این کنترل را دوباره به دست آورید. اما برای چنین کاری باید وسعت مشکل خود را بدانید. برای این کار اول، تعداد ایمیل‌ها و پیام‌هایی را که در طول یک هفته مشخص دریافت می‌کنید بشمارید. دوم،‌ محاسبه کنید که چه قسمتی از آن پیام‌ها نیازمند اقدامی از جانب شما هستند. سوم،‌ نسبت ایمیل‌های ارسالی/ دریافتی‌تان را محاسبه کنید (تعداد پیام‌هایی که فرستاده‌اید تقسیم بر تعدادی که دریافت کرده‌اید). در نهایت،‌ تعداد پیام‌هایی را که خودتان ایجاد کرده‌اید، چک کنید (درصد پیام‌های ارسال شده‌ای که شما ایجاد کرده‌اید، نه پیام‌هایی که جای دیگری ایجاد شده و شما به آنها جواب داده‌اید). فردی در هفته اول بعد از تعطیلات آخر سال که یکی از سبک‌ترین هفته‌های کاری است، این تمرین را انجام داد. وی 294 ایمیل دریافت کرد (بدون محاسبه ایمیل‌هایی که توسط فیلترهای اسپم شناسایی می‌شوند). فقط 46 ایمیل (حدود 15 درصد) نیاز به جواب داشتند، 107 ایمیل (حدود یک سوم) خوانده نشدند (زیرا موضوع ایمیل‌ها به دردنخور و غیرقابل استفاده بوده است) و بقیه ایمیل‌هایی بودند که به زمان و توجه بیشتر در آینده نیاز داشتند. وی 64 ایمیل ارسال کرد، یعنی در برابر هر 6/4 ایمیل دریافتی یک جواب که با این میزان نسبت ایمیل‌های ارسالی/ دریافتی 22/0 محاسبه شد. از میان پیام‌هایی که ارسال کرده بود ‌33 ایمیل پاسخ به 294 پیام دریافتی بود (کمی بیشتر از 10 درصد)، 13 ایمیل پیام‌هایی بودند که دریافت شده بود و به شخص دیگری برای رسیدگی ارسال شده بود و 18 ایمیل پیام‌هایی بودند که او خود شخصا ایجاد کرده بود (6 درصد از کل ایمیل‌های دریافتی). با در نظر گرفتن اینکه رسیدگی به هر کدام از این 46 آیتم 10 دقیقه به طول می‌انجامد، یک روز کامل کاری به پایان خواهد رسید. باید اضافه کنیم که 18 پیامی که وی ایجاد کرده است، ‌اگر هر کدام 15 دقیقه وقت لازم داشته باشد، یک نصف روز دیگر هم سپری خواهد شد. همچنین در نظر بگیریم که وی برای اولویت بندی هر کدام از آن 294 ایمیل هم یک دقیقه وقت گذاشته باشد‌. در اینصورت، نصف روز دیگر هم به پایان خواهد رسید. در یکی از سبک‌ترین هفته‌های سال، تقریبا نیمی از یک هفته کاری 40 ساعته صرف رسیدگی به ایمیل‌ها شده است! و اگر ما این ارزیابی را به حدود 247 میلیارد ایمیلی که روزانه ارسال می‌شود تعمیم دهیم، هزینه بالقوه این مشکل به مراتب بیشتر آشکار خواهد شد. با استفاده از داده‌هایی که از عادات خود در مورد ایمیل‌ها به دست می‌آورید،‌ می‌توانید اقداماتی مانند مواردی که در ادامه می‌آید برای کاستن از اینگونه روابط و اهمیت دادن به اصل موضوع انجام دهید: • از حجم بکاهید. هر چقدر ترافیک بیشتری ایجاد کنید و با افراد بیشتری در تماس باشید، باید انتظار دریافت پیام‌های بیشتری را هم داشته باشید. تا زمانی که به این نتیجه نرسیده‌اید که واقعا چیزی برای گفتن دارید از ارسال پیام بیشتر خودداری کنید. • ایمیل‌های خود را تقسیم‌بندی کنید. می‌توانید چند آدرس‌ ایمیل متفاوت داشته باشید: یک ایمیلی که آدرس آن را به صورت گسترده به همه ارائه کرده‌اید و توسط دستیاری که برای اولویت‌بندی، رسیدگی و جواب دادن به جای شما آموزش دیده است، بازبینی می‌شود؛ یک آدرس دیگر که فقط مخصوص افراد خاصی مانند مشتری‌هایتان یا همکارانتان است؛ و سومی که مخصوص دایره کوچکی از افراد مانند دوستان و اعضای خانواده است. برخی هم ممکن است آدرس چهارمی هم داشته باشند که هنگام ثبت نام‌های اینترنتی یا خرید آنلاین از آن استفاده می‌کنند. • از ابزار و خدمات ایمیل استفاده کنید. هر چند افراد کمی از این قابلیت‌ها استفاده می‌کنند، اما ‌بیشتر برنامه های مخصوص ایمیل، دارای مکانیزم داخلی مانند فیلترها و قواعدی برای قانونمند کردن و سامان دادن جریان دریافت اطلاعات هستند. پیام‌های نشان دهنده وضعیت (Status messages) مثل پیام «out of office» می‌توانند انتظارات و درخواست‌های دیگران را مدیریت کنند. همان‌طور که دستیاران الکترونیکی مانند «Apple`s Siri» پیشرفته‌تر می‌شوند، برنامه‌هایی در حال اضافه شدن به آنها است که به انجام کارهای اصلی از طریق ایمیل و جمع‌آوری اطلاعات برای تکمیل آنها کمک می‌کنند. • زمانی را برای استراحت شخصی در نظر بگیرید. مدیریت ایمیل‌هایتان مهم است، اما گاهی اوقات احتیاج به فرار از آن دارید. می‌توانید از استراتژی دانا بوید، کارمند مایکروسافت، استفاده کنید. وی در فواصل معین کلیه ارتباطات الکترونیکی خود را قطع می‌کند (وی پیشنهاد می‌دهد که این توقف را به مدت دو هفته ادامه دهید). اگر این کار خیلی سخت به نظر می‌رسد، می‌توانید در نظر بگیرید که در زمان‌های معینی در روز به ایمیلتان سر بزنید و ساعتی را برای آفلاین بودن در نظر بگیرید. در طی این ساعات می‌توانید عبارت «out of office» را فعال کنید تا افراد بدانند که جواب شما ممکن است تاخیر داشته باشد. • زمانی را برای استراحت سازمانی در نظر بگیرید. ناتان زلدز، که سابقا در اینتل کار می‌کرد، مدیر صاحب سبکی در این زمینه است. او ‌ایده‌هایی مثل زمان آرامش سازمانی، سهمیه ایمیل، سیستم حسابرسی به ایمیل و سرورهایی با دسترسی محدود به ایمیل را ایجاد کرده و گسترش داد. برخی شرکت‌ها در زمان تعطیلات مهم دوره‌هایی بدون استفاده از ایمیل را در نظر می‌گیرند و برخی دیگر مانند Atos SA، شرکت خدماتی آی تی واقع در پاریس، به کلی استفاده داخلی از ایمیل را منع می‌کنند. • شروعی تازه داشته باشید. افرادی مانند لورنس لسینگ، استاد حقوق دانشگاه هاروارد، که احساس می‌کنند زیادی درگیر این ایمیل‌ها شده‌اند و راه گریزی ندارند،‌ گاهی اوقات اعلام ورشکستگی ایمیل می‌کنند. آدرس ایمیل قدیمی را کنار گذاشته و یک ایمیل جدید ایجاد می‌کنند. می‌توانید این بار در ارسال، دریافت و جواب دادن به پیام‌ها از روش‌ها و عادات بهتری استفاده کنید، در حالی که ارتباط با افرادی را که تمایل به ادامه دادنش نداشتید فراموش می‌کنید. • خاموش کردن. اگر تمام این اقدامات نتیجه نداد، به خاطر داشته باشید که می‌توانید تمام این ابزارها را خاموش کنید. در دانشگاه McGill مرتبا به مدیران اجرایی که در برنامه مدیریت شرکت کرده‌اند خاطر نشان می‌کنیم که از سرعت خود بکاهند، ‌قدمی به عقب بردارند و تجربیات خود را مورد استفاده قرار دهند. اما این کار به راحتی اتفاق نمی‌افتد؛ شما باید آن را قسمتی از کار روزانه مدیریت خود به حساب آورید. اینها همه قدم‌های مهمی هستند ‌و انجام هیچ کدامشان آسان نیستند. این تصمیم‌گیری‌ها مستلزم گفتن کلمه نه به نیروهایی هستند که به صورت آگاهانه یا ناخودآگاه به شما الهام می‌کنند که باید همیشه در دسترس باشید. کارمند ارشد اجرایی یک شرکت تکنولوژی کانادایی در مورد ایمیل‌ها می‌گوید: «شما هیچ راه فراری ندارید. نمی توانید برای فکر کردن و خلوت کردن با خود جایی بروید.» اما این گفته نمی تواند درست باشد. شما یک انتخاب دارید: یا تکنولوژی را تحت کنترل خود در خواهید آورد و در نتیجه برای شما کاربرد خواهد داشت، یا اجازه می‌دهید که این تکنولوژی مدیریت شما را تخریب کند؟ تمام اینها به این بستگی دارد که چقدر به عادات خود توجه دارید: همانطوری که هستند یا همانطوری که باید باشند. به خاطر بسپارید که همیشه دکمه «خاموش» وجود دارد.

مترجم: ملالی حبیبی منبع: strategy + business