درخواست پیشنهاد (RFP) چیست؟

هنگام استفاده از درخواست پیشنهاد، واحد درخواست کننده پیشنهادها مسئول ارزیابی امکان‌سنجی پیشنهادات ارسال شده، سلامت مالی شرکت‌های مناقصه‌گر و توانایی هر مناقصه‌گر برای انجام پروژه خواهد بود.

نکات کلیدی

• درخواست پیشنهاد (RFP) نوعی اعلان پروژه است که سازمانی آن را به صورت عمومی ارسال می‌کند و نشان می‌دهد که این شرکت به دنبال دریافت پیشنهادات پیمانکاران برای تکمیل پروژه است.
• درخواست پیشنهاد جزئیات پروژه را برای شرکتی که آن را صادر کرده است و همچنین شرکت‌هایی که به آن پاسخ می‌دهند، تعریف می‌کند.
• درخواست پیشنهاد پروژه، اهداف آن و سازمانی را که حامی مالی آن است و روند مناقصه و شرایط قرارداد را تشریح می‌کند.
• اکثر سازمان‌های دولتی و بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌های خصوصی از درخواست پیشنهاد استفاده می‌کنند.
• جایگزین آن فرآیند غیررسمی‌تری است که ممکن است در شناسایی بهترین فروشنده و بهترین طرح برای انجام یک پروژه شکست بخورد.

آشنایی با درخواست پیشنهاد (RFP)

درخواست‌های پیشنهاد برای انجام پروژه‌های پیچیده استفاده می‌شوند که اغلب به تعدادی پیمانکار فرعی نیاز دارند. این درخواست‌ها سازمان صادر کننده درخواست پیشنهاد، دامنه پروژه‌ای که بایستی انجام شود و معیارهای ارزیابی پیشنهادات را توصیف می‌کنند. این درخواست‌ها همچنین روند مناقصه و شرایط قرارداد را شرح می‌دهند.

این درخواست‌ها شامل شرح کار پروژه است که وظایفی را که باید برنده مناقصه انجام دهد و جدول زمانی پایان کار را شرح می‌دهد.

درخواست‌های پیشنهاد همچنین با راهنمایی‌های خاص در مورد نحوه قالب‌بندی و ارائه پیشنهادات، توصیه‌هایی در مورد نحوه آماده سازی پیشنهادات به مناقصه‌گران ارائه می‌کنند. این درخواست‌ها به طور کلی شامل دستورالعمل‌هایی در مورد اطلاعاتی که مناقصه‌گران باید ارائه دهند و قالب مورد نظر برای ارائه اطلاعات می‌شود.

مهم

پیشنهاد نباید آنقدر مفصل باشد که مانع خلاقیت پیمانکار شود یا آنقدر مبهم باشد که پیمانکار سرگردان بماند.

اکثر درخواست‌های پیشنهاد از سوی سازمان‌های دولتی و سایر سازمان‌ها در بخش دولتی صادر می‌شوند. این سازمان‌ها عموماً ملزم به ایجاد رقابت در بین شرکت‌های خصوصی و حذف تعصب از این فرآیند هستند. این سازمان‌ها می‌خواهند اطمینان حاصل کنند که کمترین و رقابتی‌ترین پیشنهاد را دریافت می‌کنند.

بااین حال، هر سازمان خصوصی یا دولتی ممکن است برای دریافت پیشنهادات متعدد و دیدگاه‌های مختلف در مورد پروژه درخواست پیشنهادی را ارائه دهد.

برای مثال، کسب‌وکاری که به دنبال تغییر فرآیند گزارش‌دهی خود از نظام مبتنی بر کاغذ به نظامی مبتنی بر رایانه است، ممکن است درخواست پیشنهادی را برای دریافت پیشنهاد در زمینه سخت‌افزار، نرم‌افزار و یک برنامه آموزشی کاربر برای ایجاد و ادغام نظام جدید در کسب‌وکار خود ارائه دهد. یک فرآیند مناقصه رقابتی ممکن است بینش بیشتری در مورد گزینه‌های موجود به آن‌ها ارائه دهد.

شرایط لازم برای درخواست پیشنهاد

ممکن است سازمان‌های دولتی یا سایر نهادها برای ایجاد امکان رقابت کامل و آزاد و کاهش هزینه راهکارهای انجام پروژه، ملزم به ارائه درخواست‌هایی برای دریافت پیشنهادات مناقصه‌گران شوند. پذیرش پیشنهادی که پاسخگوی بیشتر مشخصات تعیین شده در این درخواست‌ها است ممکن است همواره به معنای پذیرش پایین‌ترین قیمت پیشنهادی نباشد.

طراحی ماهرانه درخواست پیشنهاد ممکن است موفقیت یا شکست راهکار حاصل را تضمین کند. اگر الزامات مشخص شده خیلی مبهم باشند، ممکن است مناقصه‌گر نتواند راهکار مناسبی برای مشکل طراحی و اجرا کند. اگر الزامات بیش از حد دقیق و محدود باشد، نوآوری مناقصه‌گران ممکن است محدود شود.

فرآیند درخواست پیشنهاد با تهیه پیش نویس آن شروع می‌شود. مناقصه‌گران درخواست را بررسی و پیشنهاداتی را برای بهبود آن ارائه می‌کنند. پس از اعمال بازخوردها، درخواست نهایی برای دریافت پیشنهادات صادر می‌شود. سپس مناقصه‌گران پیشنهادات خود را ارائه می‌دهند.

مشتری از میان تمام مناقصه‌گران گروه کوچکی از آن‌ها را انتخاب می‌کند و در مورد قیمت‌گذاری و جزئیات فنی با آن‌ها وارد مذاکره می‌شود. مشتری ممکن است از مناقصه‌گران باقی مانده بخواهد که قبل از اعطای قرارداد، بهترین و نهایی‌ترین پیشنهاد خود را ارائه دهند. سپس، قرارداد به شرکتی ارائه می‌شود که بهترین راهکار را برای این موضوع ارائه می‌دهد.

مزایای درخواست پیشنهاد

درخواست پیشنهاد به نوعی تبلیغ به حساب می‌آید. این درخواست اعلام می‌کند که شرکتی قصد انجام پروژه‌ای را دارد و درب را به روی نامزدهای واجد شرایطی که می‌توانند کار را انجام دهند باز می‌کند.

در دولت، درخواست پیشنهاد به عنوان راهی برای اطمینان از حذف عامل رفیق‌بازی در فرآیند اعطای قراردادها اتخاذ می‌شود. این درخواست همچنین درب فرآیند انجام پروژه را به روی رقابت باز می‌کند که از آن انتظار می‌رود که هزینه‌های پروژه را در سطوح پایین‌تر حفظ کند.

جایگزین درخواست پیشنهاد فرآیندی غیررسمی‌تری است که مدیر پروژه را ملزم به تحقیق و شناسایی فروشندگان بالقوه برای انجام پروژه می‌سازد. بسته به اینکه جستجو چقدر جامع انجام می‌شود، پاسخ‌های بالقوه آن نیز ممکن است به همان اندازه محدود باشند. در این حالت، احتمال آشکار شدن فروشندگان جدید و پاسخ‌های نوآورانه‌تر کمتر خواهد بود.

پیشنهاد درخواست در مقابل درخواست قیمت در مقابل درخواست اطلاعات

درخواست پیشنهاد (RFP)، درخواست قیمت (RFQ) و درخواست اطلاعات (RFI) سه نوع متمایز از اسناد تجاری هستند که کسب‌وکارها و سایر نهادها برای ارتباط با جامعه تجاری تامین‌کنندگان یا پیمانکارانی که ممکن است بتوانند با آن‌ها همکاری کنند، از آن‌ها استفاده می‌کنند.

• همانطور که در بالا ذکر شد، درخواست پیشنهاد، وجود پروژه خاصی را که در حال مرحله برنامه‌ریزی قرار دارد اعلام می‌کند و از پیمانکارانی که می‌توانند کار را انجام دهند می‌خواهد که پیشنهادات خود را ارائه کنند.
• درخواست قیمت (RFQ) درخواستی است که برای تعدادی از تامین‌کنندگان ارسال می‌شود و از آن‌ها می‌خواهد که برای یک قرارداد عرضه محصولات یا خدمات خاص قیمت پیشنهادی خود را ارائه کنند. در این درخواست، باید کیفیت و کمیت مورد نیاز و زمان مورد نظر شرکت یا سازمان مشخص شود.
• درخواست اطلاعات (RFI) درخواستی از تامین‌کنندگان برای دریافت اطلاعات مکتوب در مورد محصولات و خدماتی است که می‌توانند ارائه دهند. این درخواست ممکن است برای جمع‌آوری اطلاعات برای ایجاد بانک اطلاعاتی در مورد تامین‌کنندگان برای مراجعات بعدی استفاده شود.

نمونه‌ای از درخواست پیشنهاد

به‌عنوان مثال، اداره راه آهن فدرال درخواستی را برای دریافت پیشنهادات در زمینه امور مالی، طراحی، ساخت، بهره‌برداری و نگهداری از یک سامانه راه‌آهن پرسرعت صادر می‌کند.

نهادهای علاقه‌مند پیشنهاداتی را با شرایط مندرج در سند ارائه می‌کنند. بر اساس پیشنهادات دریافت شده تا مهلت مقرر، وزارت حمل‌ونقل کمیسیون‌هایی را برای بررسی بیشتر و توسعه پیشنهادات ایجاد می‌کند.

وزارت حمل‌ونقل پیشنهادی را انتخاب می‌کند که بیشترین اهداف آن را در بر می‌گیرد و شرکت پیشنهاد دهنده را برای انجام کار استخدام می‌کند.

نگاهی به یک درخواست پیشنهاد تفصیلی

این نمونه از درخواست پیشنهاد شرکت Chesapeake Bay Trust سطح مناسبی از جزئیات لازم برای ارائه یک درخواست موفق را نشان می‌دهد. این درخواست پروژه را توصیف می‌کند، نمایی کلی از سازمان ارائه می‌دهد، اهداف خدماتی را که به دنبال ارائه آن‌ها است تعریف می‌کند و نحوه ارزیابی پیشنهادات را توضیح می‌دهد. این پیشنهاد هم‌چنین قالب مورد انتظار، محدودیت‌های بودجه و الزامات مهلت تکمیل پروژه را بیان می‌کند.

این درخواست پیشنهاد همچنین شامل تعدادی از اسناد و مدارک و تصاویر پشتیبان است تا مشخص شود که این صندوق امانی به دنبال چه چیزی است. این امر نه تنها به تعیین محدوده خدماتی که شرکت به دنبال ارائه آن‌ها است کمک می‌کند، بلکه به شرکت‌های علاقه‌مند کمک می‌کند تا برنامه‌ها، تدارکات و قیمت‌گذاری آن را ارزیابی کنند.

نمونه‌های دیگر را می‌توان در تارنمای TechSoup یافت، تارنمایی که کتابخانه‌ای از اطلاعات مربوط به نحوه ارائه این پیشنهادات و نمونه‌هایی از درخواست‌های پیشنهاد سازمان‌های غیرانتفاعی فراهم می‌کند.

درخواست پیشنهاد به چه معناست؟

درخواست پیشنهاد (RFP) یک درخواست عمومی برای شرکت در مناقصه برای تکمیل پروژه‌ای جدید است که از سوی شرکت یا سازمان دیگری که این درخواست را صادر کرده است، پیشنهاد می‌شود. هدف این درخواست پیشنهاد باز کردن درب رقابت و تشویق مناقصه‌گران به ارائه انواع پیشنهادات جایگزین است که ممکن است برنامه‌ریزان پروژه آن‌ها در نظر بگیرند.

الزامات درخواست پیشنهاد چیستند؟

در درخواست پیشنهاد باید پروژه با جزئیات کافی توصیف و تعریف شود تا بتوان پاسخ‌های قابل قبولی را جذب کرد.

مناقصه‌گر بالقوه باید بتواند ماهیت کسب و کار و اهدافی را که می‌خواهد با انجام پروژه به آن‌ها دست یابد، درک کند. پروژه باید با جزئیات کافی تعریف شود تا مناقصه‌گر بتواند دامنه آن و تمام محصولات و خدماتی را که باید برای اجرای آن ارائه شوند، به وضوح درک کند. قالب پیشنهادات مورد انتظار نیز باید با جزئیات کافی مشخص باشد. برای ایجاد امکان مقایسه و تطبیق پیشنهادات با یکدیگر، به پاسخ‌های یکسانی نیاز است.

درخواست‌های پیشنهاد از یک قالب به نسبت سفت و سخت پیروی می‌کنند، اگرچه این قالب ممکن است در بین سازمان‌ها و شرکت‌هایی که آن‌ها را تهیه می‌کنند متفاوت باشد. این نمونه از درخواست پیشنهاد RTI International در کارولینای شمالی، عناصر یک درخواست پیشنهاد معمولی را نشان می‌دهد که شامل مقدمه و پیشینه، توصیفی از محصولات تحویلی و اطلاعاتی در مورد معیارهای انتخاب است.

تفاوت بین درخواست پیشنهاد و درخواست قیمت در چیست؟

فرض کنید که یک فروشگاه ابزارآلات در حال گسترش بخش لوازم باغبانی خود است و باید تامین‌کنندگان لازم برای پر کردن قفسه‌های خود را پیدا کند. این فروشگاه، ممکن است درخواستی برای ارائه قیمت (RFQ) به تعدادی از تامین‌کنندگان بالقوه محصولات باغبانی ارسال کند. پاسخ‌ها به این فروشگاه اجازه می‌دهند تا با یک یا چند تامین‌کننده در مورد تامین کمیت و کیفیت کالاهای مورد نیاز خود، در قیمتی که تعیین شده است، رابطه برقرار کند.

هنگامی که شرکت یا سازمان دیگری درخواست قیمت ارسال می‌کند، دقیقاً می‌داند به چه چیزی نیاز دارد و به دنبال بهترین تامین‌کننده یا تامین‌کنندگان است.

درخواست پیشنهاد فرآیند انعطاف‌پذیرتری است. در این درخواست‌ها، کسب‌وکار یا سازمان مربوطه به دنبال پیمانکاران واجد شرایط برای انجام یک پروژه جدید است. در این درخواست‌ها، پروژه و اهداف آن با جزئیات تعریف می‌شود، اما فضایی برای خلاقیت در پاسخ‌ها وجود دارد. به‌عنوان مثال، در یک درخواست پیشنهاد برای یک پارک کودکان ممکن است به پیمانکار اجازه داده شود که چیدمان، تجهیزات و امکانات دقیق پارک را مطابق دلخواه خود تعیین کند.

چه زمانی از درخواست پیشنهاد استفاده می‌شود؟

کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک معمولاً تنها منابع کافی را برای حفظ عملیات فعلی خود در اختیار دارند. اگر آن‌ها به دنبال اجرای پروژه جدیدی باشند، نه منابع و نه تخصص لازم را برای اضافه کردن آن به حجم کار خود خواهند داشت.

در چنین مواردی، ارائه درخواست پیشنهاد راه کارآمدی را در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد تا تخصص مورد نیاز برای انجام پروژه را جذب کند.

بعد از ارسال درخواست پیشنهاد چه اتفاقی می‌افتد؟

درخواست پیشنهاد با دریافت پیشنهادات دنبال می‌شود. پیشنهادات برای بررسی ارائه می‌شوند و این بررسی بسته به اندازه و دامنه پروژه، ممکن است یک فرآیند چند سطحی باشد که شامل مشارکت کمیته‌های مختلف می‌شود. سازمان‌های دولتی، به ویژه، شهرت خوبی برای عملکرد چابک در این زمینه ندارند.

فرآیند بررسی هر چقدر هم که طولانی باشد، برای محدود کردن پیشنهادها به چند کاندیدای نهایی که ممکن است از آن‌ها خواسته شود تا اطلاعات بیشتری را برای انتخاب کاندیدای نهایی و تاریخ شروع پروژه ارسال کنند، انجام می‌شود.