تسهیل ثبت رسمی پیش نیاز ارتقا اسناد رسمی
اعتباربخشی به اسناد رسمی مالکیت یکی از اهدافی است که در صورت محقق شدن نقش مهمی در صیانت از حقوق مالکیت افراد دارد. در همین راستا طرحی با عنوان الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول در کمیسیون قضایی و حقوقی مجلس شورای اسلامی در دست بررسی است که طراحان آن ادعا می‌کنند که طرح مذکور می‌تواند یک بار برای همیشه مشکل ثبت رسمی اسناد در ایران را حل کند.
درحال‌حاضر طرح الزام به ثبت پس از دو بار تصویب در صحن و رد توسط شورای نگهبان جهت رفع ایراد به کمیسیون بازگشته است تا اصلاح شود ولی متن‌های منتشر شده آخرین نسخه‌های طرح نشان می‌دهد که هنوز ایرادات آشکاری در آن وجود دارد.
به عنوان نمونه در ماده ۱ طرح الزام به ثبت، دو طرف معامله مکلف به ثبت اسناد معاملات مربوط به املاک در دفاتر اسناد رسمی شده‌اند و مضاف بر آن اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی به ثبت نرسند نیز فاقد اعتبار دانسته شده است. در این شرایط در ماده ۳ همین طرح، بنگاه‌های معاملات املاک مکلف شده‌اند که صرفا پیش نویس اسناد را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد (سامانه دفاتر اسناد رسمی جهت ثبت اسناد) به ثبت برسانند. موضوعی که با توجه به اعتبار حقوقی نداشتن پیش نویس‌های قراردادهای نوشته شده در املاک، سوالات زیادی را برای مردم ایجاد کرده است.
برای مثال یکی از سوالات به این موضوع بر می‌شود که اساساً تعریف پیش نویس قرارداد چیست و در کدام قانون یا کتاب حقوقی این موضوع تعریف شده است؟ موضوع دیگر این است که با توجه به اعتبار حقوقی نداشتن پیش نویس قرارداد در صورتی که یکی از طرفین قرارداد، از انجام تعهدات سرباز بزند، طرف دیگر برای احقاق حقوق خود باید چه کار کند؟ آیا دادگاه می‌تواند طرف دیگر را ملزم به انجام تعهدات مثلاً انتقال مالکیت نماید؟ با تورم موجود در حوزه مسکن، آیا این موضوع منجر به شکل گیری تنش و پرونده‌های متعدد قضائی نمی‌شود؟ در کدام کشور پیشرفته در زمینه صیانت از حقوق مالکیت از این روش استفاده شده است؟
در تمام کشورها، ملک بخش عمده دارایی خانواده‌ها را تشکیل می‌دهد. به همین دلیل انتقال مالکیت ملک در تمام نقاط جهان موضوعی ترسناک برای افراد است. با این وجود کشورهای مختلف با به کارگیری روش‌هایی خطر این معاملات را کاهش داده‌اند. در کشور ما نیز انتقال مالکیت ملک یکی از پرخطرترین اعمال حقوقی است و مشکلات و هزینه‌های فراوانی را برای اشخاص، جامعه و حاکمیت به همراه می‌آورد. تا جایی که گفته می‌شود بیش از ۵۰ درصد پرونده‌های حقوقی دادگستری‌ها در ایران به معاملات املاک مرتبط است.
در این یادداشت بنا بر آن است تا با بررسی تجربه کشور ایالات متحده امریکا در رابطه با ثبت الکترونیک اسناد، راهکارهایی بدیل از آن چه در طرح الزام به ثبت برای ثبت رسمی اسناد آمده است پیش روی مخاطبان قرار بگیرد. در ابتدا لازم به ذکر است که در سال ۲۰۲۰ ایالات متحده امریکا رتبه ۱۳ دنیا را در شاخص بین‌المللی صیانت از حقوق مالکیت کسب کرده است. ثبت رسمی اسناد در این کشور توسط سردفتران انجام می‌شود. طبق آمار اعلامی مجله The National Notary که در ماه آگوست سال ۲۰۱۷ منتشر شد، تعداد سردفتران در این سال در کل ایالات متحده امریکا ۴،۴۶۲،۵۷۳ بوده است که با توجه به جمعیت حدود ۳۲۵ میلیون نفری، به ازای هر ۷۳ نفر یک سردفتر در این کشور وجود دارد. در این کشور در بیشتر صنایع و خدمات نیازمند تنظیم سند همچون بانک‌ها، بنگاه‌های معاملات املاک و... از سردفتر اختصاصی استفاده می‌کنند. همچنین تعداد زیادی سردفتر در بیرون از دفتر کار در دسترس عموم هستند.
در امریکا چند روش برای ثبت الکترونیک اسناد وجود دارد. در ادامه این روش‌ها توضیح داده می‌شوند.
در روش اول، دو طرف معامله با مراجعه به سردفتر، سند معامله خود را به صورت الکترونیک در سامانه ثبت می‌کنند.
در روش دوم، دو طرف معامله با ثبت نام در برخی سایت‌های واسط و احراز هویت، پرداخت پیش پرداخت در حساب امانی و تنظیم و توافق اولیه بر روی سند، تقاضای مراجعه سردفتر به محل حضور خودشان را می‌کنند. سر دفتر پس از توافق روی هزینه ثبت، نزد دو طرف معامله مراجعه کرده و سند معامله، هویت و قصد دو طرف را بررسی و سند را ثبت می‌کند. این روش استفاده از سردفتر همراه (mobile notary) نام دارد.
روش سوم، که Remote Inked-signature Notary نام دارد، عبارت است از تنظیم و امضای سند به صورت کاغذی، ارسال سند با استفاده از پست برای سردفتر و برگزاری تشریفات ثبت رسمی به صورت ویدئو کنفرانس. این روش با توجه به فراگیری بیماری کرونا به صورت اضطراری در سراسر آمریکا پذیرفته شده است. برای استفاده از این روش، انجمن ملی وام مسکن فدرال آمریکا استفاده از روش‌هایی جهت احراز هویت و افزایش امنیت معامله را الزامی می‌داند. این روش‌ها شامل احراز هویت با استفاده از فناوری تشخیص چهره دو طرف معامله، برگزاری تشریفات امضای قرارداد به صورت ویدئو کنفرانس، ضبط و نگهداری صدا، تصویر و نگهداری نسخه الکترونیک سند توسط سردفتر و وام دهنده می‌شود.
در این میان روش دیگری هم وجود دارد که در آن ابتدا شخص متقاضی ثبت به یکی از سردفتران یا سایت‌های واسط متصل می‌شود. سپس سند مورد درخواست خود را به صورت الکترونیک در فرمت‌هایی مانند pdf در سایت بارگذاری می‌کند. با توجه به قانون مربوط به ایالت مورد نظر، با استفاده از روش‌هایی همچون استفاده از کد دومرحله‌ای، احراز هویت مبتنی بر دانش، بارگذاری تصویر اسناد هویتی و بررسی اصالت آن‌ها، هویت دو طرف معامله توسط سامانه بررسی می‌شود. برای استفاده از این روش ثبت سند، قواعد مبارزه با پول شویی جهت جلوگیری از کلاه برداری و کمک به احراز هویت اشخاص استفاده می‌شود.
علاوه بر این، استفاده از حساب امانی در این کشور امری رایج است. با توجه به فرآیند فوق، دقت احراز هویت با استفاده از این فرآیند حتی از دقت احراز هویت سنتی با استفاده از تشخیص چهره به وسیله سردفتر نیز بالاتر است. ضمن آنکه این سیستم امکان بسیاری از کلاهبرداری‌های مرسوم همچون اعمال تغییر در سند پس از تنظیم آن، دریافت سند سفید امضا، جعل و ادعای کذب جعل سند را از میان می‌برد.
تشریفات ثبت سند مانند تفهیم موضوع معامله توسط سردفتر و با استفاده از ویدئو کنفرانس انجام می‌شود. پس از تایید، سند توسط دو طرف خریدار و فروشنده به صورت الکترونیک امضا و توسط سردفتر به صورت الکترونیک مهر می‌شود. سند تایید شده به صورت الکترونیک نگهداری شده و در سایت برای دو طرف معامله و سردفتر همواره قابل دسترسی است. این روش به صورت کاملاً غیر حضوری انجام شده و فرآیند کاملاً غیر کاغذی دارد. این روش از ثبت الکترونیک Remote Online Notary نام دارد.
با توجه به آمار شرکت Qualia، ۸۶ درصد آژانس‌های املاک آمریکا ترجیح می‌دهند از روش چهارم برای ثبت و انجام معاملات استفاده کنند. این موضوع به دلیل مزایایی همچون امنیت بالا، کاهش هزینه و زمان تنظیم اسناد و ایجاد امکان دسترسی برای تمام نقاط و در هر زمان اتفاق افتاده است.
برای استفاده از ثبت الکترونیک اسناد به روش‌های دو تا چهار، شرکت‌هایی به صورت برخط خدمات احراز هویت و اعتبار سنجی اشخاص و حتی تهیه و تنظیم اسناد را به خریدار، فروشنده و سردفتران ارائه می‌کنند. همچنین شرکت‌هایی، خدمات بیمه دو طرف معامله و سردفتران را در مقابل کلاه‌برداری و فیشینگ ارائه می‌کنند. در این زمینه یادآوری این نکته ضروری است تا زمانی که از روش‌ها و فناوری‌های روزآمد و تجربه شده برای تسهیل امور ثبتی کشور استفاده نشود، امکان همراهی مردم و ارتقای اعتبار اسناد رسمی در کشور وجود نخواهد داشت.
در این میان سوال این جاست که با توجه به تجربه‌های موفق جهانی در به کارگیری فناوری‌های روزآمد جهت ثبت رسمی اسناد و آثار آن بر بهبود صیانت از حقوق مالکیت اشخاص و همچنین همراهی مردم، چرا در طرح الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول به این تجارب توجهی نشده است؟ موضوعی که اگر غفلت از آن ادامه داشته باشد می‌تواند مشکلات جدی برای طرح مذکور ایجاد کند.
* پژوهشگر اقتصادی
