مهمترین اصول حسابداری فروشگاهی
امروزه افراد به همراه تمام بسته‌های خرید خود فاکتور آن را دریافت می‌کنند. فروشگاه‌ها از لحاظ قانونی موظف‌اند که هنگام فروش محصولات فاکتور آن‌ها را به مشتری ارائه دهند. پیشرفت تکنولوژی در سال‌های اخیر سبب شده که فاکتورهای دستی که فروشنده آن‌ها را مهر می‌کرد، جای خود را به پرینترهای مخصوص فاکتور داده‌اند که با دستگاه‌های بارکدخوان هماهنگ می‌باشند. بنابراین می‌توان گفت تحول بزرگی در رسیدگی امور مالی فروشگاه‌ها رخ داده است.
این تغییرات اساسی با استفاده از نرم افزار فروشگاهی امکان‌پذیر است. از آن‌جا که کیفیت دقیق ارزش برای هر فروشگاهی ضروری است، نرم افزار فروشگاهی مدیریت این امر را به عهده دارد و کلیه امور حسابداری و مالی را به طور دقیق پردازش می‌کند. در ادامه بیشتر راجع به این نرم افزار صحبت خواهیم کرد.
فروشگاه‌های بزرگ برای این که بتوانند امور مالی خود را سامان دهند به برنامه‌های سخت افزاری و نرم افزاری متناسب با نوع فروشگاه احتیاج دارند. از سخت افزارهای حسابداری می‌توان صندوق حسابداری را نام برد که امور مالی در آن در گردش است. بسیاری از فروشگاه‌ها یک یا چند حسابدار را به صورت پاره وقت یا تمام وقت استخدام می‌کنند تا به امور مالی رسیدگی کنند. حتی اگر یک فروشگاه از چند حسابدار نیز بهره‌مند باشد، بازهم حسابداری با استفاده از ماشین حساب و ابزارهای ساده کاری سخت و دشوار است و امکان خطا در آن بالا است. در واقع می‌توان گفت فروشگاه‌های بزرگ برای موفقیت و سوددهی به فرآیندی بیشتر از یک حسابداری ساده نیازمندند. صاحبان چنین فروشگاه‌هایی باید متناسب با فعالیت و شرایط خود از نرم افزار فروشگاهی مناسبی استفاده کنند. برای درک موضوع ابتدا باید با حسابداری فروشگاه آشنا شوید.
حسابداری فروشگاه چیست؟
در هر فروشگاهی که محصولاتی در آن به فروش می‌رسد ، برای اداره بهتر فروشگاه باید تمام خریدها، فروش‌ها، زمان پرداخت و یا گرفتن چک‌ها، حساب‌های امانی و نسیه، مقدار سود و زیان، موجودی کالا در انبار و تمام جزئیات یادداشت شود. به عملیات یادداشت کردن این موارد حسابداری فروشگاه گفته می‌شود که امری بسیار ضروری و حیاتی است. امروزه این عملیات با استفاده از روش‌های نوینی انجام می‌شود و نرم‌افزارهای حسابداری خاصی برای آن تعریف شده است. نرم افزار فروشگاهی در واقع ابزاری برای مدیریت مالی فعالیت‌های کسب و کارهای فروشگاهی است. صاحبان چنین کسب و کارهایی وظیفه دارند که گزارشات مالی خود را به اداره دارایی ارائه دهند. بنابراین بهترین راه برای تهیه گزارشات دقیق استفاده از این نرم‌افزارهای حسابداری است که پاسخگوی کسب و کارهای مختلف می‌باشد.
فروشگاه‌های بزرگ امور مالی گسترده‌ای دارند که بدون استفاده از این نرم افزارها و بهره‌مندی از حسابدار متخصص، مدیریت مالی و حسابداری آن‌ها کار مشکلی خواهد بود. این نرم افزارها برای صاحبان فروشگاه‌ها طراحی شده‌اند و اطلاعات گسترده و جامعی در اختیار آن‌ها می‌گذارند. حال که اهمیت استفاده از نرم افزار فروشگاهی برایتان روشن شد باید با اصول اولیه حسابداری فروشگاهی آشنا شوید. اصل اساسی و مهم حسابداری فروشگاهی پیگیری موجودی است که باید شامل محاسبه هزینه‌ها و نظارت دقیق بر موجودی کالا باشد. این نرم افزارها در ساده‌ترین حالت می‌توانند هزینه موجودی کالا را نسبت به قیمت فروش آن محاسبه کنند. حال آن که محاسبات بسیار پیچیده‌تری توسط این ابزارها انجام می‌شود. در ادامه اصول مهم حسابداری فروشگاه را بیان می‌کنیم.
اصول اولیه و مهم حسابداری فروشگاهی
- گردش مالی یکی از مهمترین فاکتورهایی است که باید در حسابداری فروشگاهی به آن توجه کرد. شما به عنوان صاحب یا مدیر فروشگاه باید حسابی جداگانه برای این مرکز ایجاد کنید تا از درآمد آن، زمان و میزان واریز و برداشت پول مطلع باشید و از طریق آن بتوانید امور مالی را بررسی کنید.
- باید روشی برای شمارش کالای موجود انتخاب کنید. موجودی فروشگاه شما کالایی است که می‌فروشید و یا مواد اولیه‌ای است که برای ساخت کالاهای مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند. حال اگر از موجودی انبار خود اطلاع دقیق داشته باشید، قبل از این انبار خالی شود جایگزینی برای موجودی قرار می‌دهید. توجه کنید موجودی فروشگاه شما مساوی با پول است و میزان پولی که با ماندن کالا در انبار به دست می‌آورید، ثابت نیست. یعنی هر روزی که ارزش کالا افزایش یابد، پول شما نیز بیشتر خواهد شد. هرچه موجودی شما کمتر باشد، ارزش پولی کمتری خواهید داشت. در نتیجه هیچگاه نباید موجودی انبار فروشگاه به صفر برسد. از طرفی وقتی کالاها را شمارش کنید، کسری موجودی مشخص می‌شود.
- باید بهای تمام شده کالاهایی که به فروش می‌رسانید را محاسبه کنید. محصولاتی که به فروش می‌رسند مخارجی دارند. این مخارج شامل هزینه‌ای است که صرف ساخت کالا کردید و هزینه کالایی است که فروخته‌اید. این هزینه در خرده فروشی به شکل دیگری محاسبه می‌شود. اگر قیمت خرده فروشی یک کالا را از هزینه ای که صرف تولید آن کرده‌اید، کسر کنید، درآمد ناخالص شما تشکیل می‌شود. درآمد ناخالص، سود شما نیست؛ بلکه نشان می‌دهد به ازای هر محصول چقدر سود داشته اید. نرم‌افزار فروشگاهی با دقت بالا این هزینه‌ها را محاسبه می‌کند. در حقیقت این ابزار ارزش واقعی کالای فروش رفته را به صورت خودکار محاسبه می‌کند. بهای تمام شده یا کل هزینه شامل هزینه بسته‌بندی، حمل و نقل، حقوق کارکنان و مخارج دیگر فروشگاه می‌شود.
- هزینه کلی هر فروشگاه به میزان فروش آن بستگی دارد. صاحبان فروشگاه باید تمام هزینه‌های جاری را محاسبه کنند. هزینه‌هایی که با فروش بیشتر افزایش و با فروش کمتر کاهش پیدا نمی‌کند، هزینه ثابت را تشکیل می‌دهند. هزینه ثابت شامل اجازه بها، خدمات آب و برق، مالیات ملک فروشگاه، بهره وام، بیمه، حقوق کارمندان و غیره می‌شود. جالب اینجا است حتی هزینه‌های ثابت نیز همیشه ثابت نیستند. به عنوان مثال هزینه آب و برق در هر ماه متغیر است. در این صورت باید میانگین را در نظر گرفت. صاحبان فروشگاه باید حتی در صورت عدم فروش محصولات نیز هزینه‌های ثابت را پرداخت کنند. از این رو یک نرم افزار فروشگاهی حسابداری کمک می‌کند که با محاسبه دقیق کارفرما متحمل ضرر نشود.
- برای رسیدن به نقطه تعادل تلاش کنید و فعالیت‌های لازم را پیاده سازی کنید. برنامه ریزی و بودجه بندی از فاکتورهای مهم در حسابداری فروشگاه است. برای این که قیمت فروش را بررسی کنید باید بدانید که آیا در ماه‌های آینده نیز سود یکسانی خواهید داشت یا خیر. نقطه تعادل یا سر به سر در واقع مبلغی است که از فروش محصول به دست می‌آید و کارفرما با استفاده از آن هزینه‌های خود را پرداخت می‌کند. اگر نقطه سر به سر شما بالا است، باید قیمت کالاهای فروشی را افزایش دهید. این افزایش قیمت می‌تواند در افزایش هزینه ارسال اعمال شود. همچنین می‌توانید نیروی کار ارزان‌تر استخدام کنید.
- نرخ مالیات بر ارزش افزوده را برای مشتریان خود تعیین کنید. محاسبه مالیات کار ساده‌ای نیست امروزه نرخ مالیات به صورت خودکار در قیمت کالا لحاظ می‌شود. شما می‌توانید مقدار دلخواهی مالیات برای هر فاکتور فروش در نظر بگیرید. البته این هزینه باید با درصد اداره مالیات همخوانی داشته باشد.
- باید برای پرداخت‌های مالیاتی خود یک برنامه ریزی درست داشته باشید. قوانین مالیاتی بر اساس محله‌ای که در آن قرار دارید متغیر است. مسئله اینجا است که به همان اندازه‌ای که به کالای شما مالیات تعلق می‌گیرد، به همان نسبت باید مالیات پرداخت کنید. نرم‌افزار فروشگاهی با محاسبات دقیق به شما کمک می‌کند که پس انداز مناسبی برای پرداخت مالیات داشته باشید تا به مشکل برنخورید.
- در نهایت باید یک ترازنامه برای خود تهیه کنید. ترازنامه به شما کمک می‌کند تا از پیشرفت فروشگاه اینترنتی خود در مدت زمان طولانی آگاه و مطمئن باشید و نرم افزار آن نحوه عملکرد فروش و اطلاعاتی از قبیل دارایی، بدهی و دارایی خالص ارائه می‌دهد.
حسابداری مغازه چیست؟
پیش‌تر راجع به حسابداری فروشگاه و اصول اولیه آن صحبت کردیم و ضرورت استفاده از نرم افزار فروشگاهی را نیز بیان کردیم. حال می‌خواهیم بدانیم حسابداری مغازه چگونه است. در مغازه‌های کوچک که فروش به صورت خرده انجام می‌شود، اداره و گردش مغازه و پاسخگویی به نیاز مشتریان توسط صاحب آن یا یک فرد مسئول انجام می‌شود اما برای این که سود و درآمد حاصل از این مغازه‌ها نیز بیشتر است باید از نرم‌افزارهای مناسب با کسب و کار خود استفاده کنند. به این صورت که این افراد می‌توانند با بهینه سازی شیوه کاری خود، استفاده از نرم‌افزارهایی که به دستگاه بارکدخوان و پرینتر متصل‌اند، صورت حساب و گردش مالی خود را به طور دقیق محاسبه و پیگیری کنند.
بنابراین اگر حسابداری فروشگاه‌های خرده فروشی و مغازه‌ها مانند مدیریت فروش، هزینه‌ها ، بدهی‌ها و غیره داخل یک سیستم مخصوص انجام شود، این کسب و کارها نیز رونق بهتری پیدا می‌کنند.
هدف از حسابداری فروشگاهی چیست؟
افراد با حسابداری فروشگاه اهداف بسیاری را دنبال می‌کنند، به عنوان مثال می‌توان موارد مختلف موجود در فروشگاه را ثبت کرد تا بتوان به ذخیره سازی کافی کالا برای پاسخگویی مناسب به نیاز مشتری کمک کرد. از طرفی می‌توان از مواد و کالا به خوبی نگهداری کرد تا از کهنگی و منقضی شدن آن جلوگیری شود. این کار از طریق کدگذاری امکان‌پذیر است. این کار حتی به خانه داری خوب نیز کمک می‌کند چون نگهداری و ذخیره سازی به شکل مؤثری انجام می‌شود. (نمونه نرم‌افزارهای فروشگاهی خارجی)
بهترین نرم افزار فروشگاهی را از کدام سایت تهیه کنیم؟
شناخت نرم افزار مناسب با نوع و حجم فروشگاه از اهمیت بالایی برخوردار است چون برای هر فروشگاه نرم افزار خاصی طراحی می‌شود. اگر در این زمینه تخصص ندارید می‌توانید از شرکت باران مشاوره دریافت کنید. سایت رسمی گروه باران انواع نرم افزارهای فروشگاهی را برای مدیریت بهتر و یکپارچه فروشگاه‌های مختلف و مراکز خدماتی مانند رستوران‌ها ارائه می‌دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر بر روی لینک زیر کلیک کرده و وارد سایت شرکت باران شوید.
