۱۰ نکته برای مدیریت بهینه در کسب و کار

به‌عنوان مثال، پس از اینکه بانک ولز فارگو بیش از ۳۰۰ میلیون دلار جریمه برای ایجاد بیش از ۳ میلیون حساب مشتری جعلی پرداخت کرد، قاضی جان تیگار از دادگاه سانفرانسیسکو از عفو دعاوی مطرح شده علیه ۱۵ عضو هیات مدیره ولز فارگو امتناع کرد. الیور اشمیت که بالاترین مقام ارشد فولکس‌واگن در ایالات متحده است به هفت سال زندان محکوم و وادار به پرداخت ۴۰۰ هزار دلار برای نقش او در رسوایی آگاهی از عدم استاندارد بودن آلایندگی خودروهای فولکس واگن شد.

۱۰ گام برای کاهش رفتارهای غیرقانونی در سازمان

هیات مدیره‌‌ها، به‌عنوان نگهبانان نهایی سرمایه مالی، انسانی و اعتباری شرکت‌ها، باید استانداردهای کیفی خود را بالاتر نگه دارند و رویکردهای بیش‌فعالانه یا آینده‌گرا نسبت به سوء‌رفتارها را جایگزین رویکردهای واکنشی یا گذشته‌گرا کنند. به گزارش دنیای اقتصاد، روسای شرکت‌ها به‌جای این طرز فکر که «همه چیز خوب است مگر خلاف آن شنیده شود» باید بیشتر در شرکت تفحص کنند و به دنبال سوء‌رفتارها باشند.ما بر مبنای دهه‌ها تجربه کار با شرکت‌ها در صنایع متعدد و مطالعه صدها شکست، یک برنامه جامع شامل ۱۰ گام تهیه کرده‌ایم تا به هیات مدیره‌ها کمک کنیم که ریسک رفتارهای غیرقانونی را کاهش دهند، رفتار اخلاقی به‌عنوان یک ارزش اصلی را تقویت کنند و اعتبار شرکت (در منظر قانون‌گذاران و ذی‌نفعان) را به‌عنوان یک شهروند خوب شرکت (corporate citizen) بالا ببرند.

۱- یک کمیته بررسی اخلاق سازمانی از اعضای هیات مدیره ایجاد کنید.

تطبیق استراتژیک با قوانین و حقوق از راس سازمان شروع می‌شود. برای اجتناب از رفع مسوولیت، هیات مدیره باید کمیته‌ای از مدیران غیراجرایی۱ تخصیص دهد که مسوول ایجاد فرهنگ اخلاقی درست در شرکت و ایجاد یک برنامه صحیح از کنترل‌ها و فرآیندها برای ارتقای تطبیق اخلاقی در آن باشند. این کمیته می‌تواند یک کمیته بازبینی باشد؛ یک کمیته اخلاق و تطبیق با قوانین یا یک کمیته ویژه برای شناسایی ریسک‌ها و چالش‌های در حال رشد. منشور این کمیته شامل جلساتی می‌شود که در آن از مدیر ناظر بر اجرای قوانین CECO (Chief Ethics and Compliance Officer)در مورد سایر روسا سوال می‌شود؛ این مدیر مسوولیت نظارت بر اجرای قوانین و اخلاقیات در شرکت را برعهده دارد. این کمیته باید «منشور اخلاقی» شرکت را تایید کند و همچنین برای مواجهه با شرایط در حال تغییر در بازار آن را مورد بازبینی قرار دهد.

این کمیته باید متعهد به کار با تیم ارشد مدیریتی (از جمله CECO) و سایر اعضای هیات‌مدیره شود تا این اطمینان را ایجاد کند که رویکرد شرکت به کیفیت محصول، ایمنی کارکنان، نظارت محیطی، پایداری، تطبیق با قوانین و اخلاقیات و مسوولیت اجتماعی شرکتی، بخش جدایی‌ناپذیر از استراتژی کلی کسب‌و‌کار آن است. اعضای کمیته باید به‌طور ویژه برای سنجش فرهنگ اخلاق سازمانی آموزش ببینند و توانایی کافی و شجاعت لازم برای قبول مسوولیت در قبال اشتباهات و اعلام خطر رفتارهای مشکوک را داشته باشند.

۲- یک مدیر عالی‌رتبه ناظر بر اجرای قوانین (CECO) منصوب کنید.

یک CECO منصوب کنید تا مسوولیت عملکرد روزانه تطبیق شرکت با ارزش‌ها و قوانین را به عهده بگیرند. CECO باید بر قانون حاکم، تئوری اخلاقی و علم رفتار غیراخلاقی واقف باشد و باید مهارت‌های شنیداری و قضاوت درست را دارا باشد.این فرد باید به کمیته اخلاق و ناظر بر قوانین هیات‌مدیره گزارش دهد و باید برای گزارش دادن در مورد سوء‌رفتارها هیچ ترس و واهمه‌ای نداشته باشد.کمیته هیات‌مدیره که مسوولیت رعایت اخلاق سازمانی و تطبیق با قوانین را دارند باید حداقل هر سه ماه یک بار با CECO ملاقات داشته باشد. CECO نیز باید حداقل یک بار در سال با کل هیات مدیره ملاقات کند.CECO‌ها باید بر همه ماموران محلی ناظر بر اجرای قوانین نظارت داشته باشند؛ درست مانند همه وکلای درون‌سازمانی که باید به مشاور کل گزارش بدهند. همچنین CECO باید دسترسی مستقیمی به اطلاعات کل شرکت در مورد اقدامات انضباطی داشته باشند؛ بنابراین آنها می‌توانند ببینند که رفتارهای نامناسب در کدام قسمت روی می‌دهند.

۳- استانداردهای اخلاق سازمانی و تطبیق با قوانین آنلاین ایجاد کنید.

این کار برای پیشگیری، تشخیص و اصلاح رفتار غیرقانونی یا غیراخلاقی است. بیانیه‌های ماموریتی که ماهرانه تنظیم شده و مخصوص شرکت باشند و آیین‌نامه رفتار حرفه‌ای برای آموزش روسا، مدیران ارشد و کارمندان در مورد ارزش‌ها، استانداردها و رویه‌های اصلی شرکت بسیار مهم و ضروری هستند. آیین‌نامه رفتار حرفه‌ای باید ساده باشد، درک آن برای کارمندان آسان باشد و مثال‌های بی‌پرده، بازگوپذیر و معتبر را دربرگیرد. این آیین‌نامه باید به‌طور مداوم و خلاقانه تکرار شده و تنها در این صورت است که بخشی از تاروپود شرکت می‌شود. بدتر از نداشتن آیین‌نامه، داشتن آیین‌نامه‌ای است که رهبری سازمان به آن بی‌اعتنایی کند.

۴- کیفیت و امنیت را با سیاست‌های ارجاعی توسعه دهید.

تضمین کیفیت محصول و امنیت محیط کار در مرحله تولید آغاز می‌شود و با واکنش رهبری سازمان به مشکلات پیش رویش تعریف می‌شود. هیات مدیره باید اطمینان یابد که شرکت یک سیاست ارجاعی با راهنمای واضح دارد؛ راهنمایی که نشان می‌دهد چه نوع مسائلی می‌تواند در سطح پایین سازمان حل شود و چه مسائلی باید فورا به سطوح بالاتر آن ارجاع داده شود.

به‌عنوان مثال، آرلین آشیجان، مدیر سابق کیفی و مدیر پورتفولیو در شرکت ژیلت، به ما گفت که بخش آرایشی شرکت ژیلت (تولیدکننده پیشرو تیغ‌های اصلاح ) لازم است که هر گونه مشکل تولیدی را که ممکن است منجر به صدمه فیزیکی شود به مدیر ارشد اجرایی به‌سرعت ارجاع دهد.

۵- شاخص‌های عملکرد صحیح قابل اندازه‌گیری ایجاد کنید، به رفتارهای درست پاداش دهید و انگیزه‌های ناهمسو ایجاد نکنید.

شاخص‌های عملکرد صحیح شامل شکایات مشتریان و کارمندان، نظرات بیان‌شده پشت خطوط تلفن و طی مصاحبه‌های خروجی۲، روزهای بدون حادثه در محیط کار یا آسیب‌های محیط‌ زیستی، غیبت از کار (absenteeism)، از جمله روزهای بیماری؛ دقت در گزارش‌های هزینه؛ دارایی‌های به سرقت‌رفته شرکت یا سوء‌استفاده از دارایی‌های شرکت و دروغگویی، حتی در مورد موضوعات به ظاهر بی‌اهمیت می‌شود.

هر توصیف شغلی باید شامل انتظارات واضح از اخلاق سازمانی شود (از جمله تعهد برای گزارش سوء‌رفتارها و منع مقابله به مثل). سرپرستان باید هنگام ایجاد پاداش برای کارمندان و اخذ تصمیمات ترفیعی، میزان رضایت از این انتظارات را در نظر بگیرند. این موضوع نشان می‌دهد چگونگی انجام کار درست به اندازه خود کار مهم است.

در مقابل، تهدید به اخراج کارمندانی که به اهداف غیرواقعی فروش که برای آنها تعیین شده است دست نمی‌یابند یا تقدیر از مدیران برای فریب مشتریان جهت خرید محصولات نامطمئن یا نامناسب، این نکته را روشن می‌سازد که این آیین‌نامه‌ها و ارزش‌های همراه آن تنها کلماتی بی‌معنی هستند.

۶- در استخدام مدیران ارشد دقت لازم را مبذول دارید.

روسا باید این اطمینان را ایجاد کنند مدیران و متصدیانی که برای راه‌اندازی کسب‌و‌کار منصوب می‌کنند افرادی شریف و با شخصیت اخلاقی بالایی هستند. چهار ویژگی کلیدی مرتبط با رهبران موفق کسب‌و‌کار صداقت، مسوولیت، بخشش و دلسوزی است. چون بهترین پیشگو برای رفتار آینده، رفتار گذشته است؛ صحبت با افرادی که با کاندیدای موردنظر کار کرده‌اند و بررسی پیش‌زمینه، آنها شرکت‌های تحقیقاتی اغلب می‌توانند ارزیابی‌های منصفانه از اعضای شبکه‌های خود به‌دست آورند.

۷- آموزش تعاملی برای بیان استانداردهای اخلاق سازمانی و تطبیق با قوانین انجام دهید.

این کار را برای همه کارمندان و اعضای هیات مدیره انجام دهید. موضوعات باید شامل ارزش‌های شرکت، نحوه درآمدسازی آن، بحث پیرامون قوانین قابل‌اجرا برای کسب‌و‌کار و دلایل پشت رفتارهای غیراخلاقی شود.بحث پیرامون موارد واقعی و بیان داستان‌ها، می‌تواند به کارمندان و روسا در درونی‌سازی پیام‌شان و شناسایی بهتر نقاط ریسک کمک کنند.آموزش همچنین می‌تواند به شرکت‌کنندگان فرصت تمرین قضاوت درست از جمله شناخت زمانی که باید قدرت را محول کنند یا یک تصمیم را واگذار کنند بدهد.یک برنامه آموزشی با طراحی خوب می‌تواند به شکل‌های مختلفی باشد؛ مانند ویدئو، بازی و ارتباطات سنتی چهره به چهره به علاوه ابزارهای آنلاین. گاهی جلسات متعدد در یک هفته مجزا در زمان‌های سه دقیقه‌ای می‌تواند از برنامه‌های طولانی‌تر و با تکرار کمتر موثرتر باشد.

۸- اطمینان حاصل کنید که کارمندان تاوان بیان آزادانه عقاید خود را نمی‌دهند.

هیات مدیره باید اطمینان یابد که شرکت یک سیستم گزارش‌دهی آشنا برای همه دارد بنابراین کارمندان می‌توانند (با نام مستعار یا محرمانه) نگرانی‌های خود در مورد اخلاق سازمانی و تطبیق با قوانین را گزارش دهند.استفاده از سوالات پیرامون اخلاق سازمانی در بررسی‌های نظرات کارمندان و پرسش‌نامه‌های خروج می‌تواند به CECO و هیات مدیره کمک کند تا محیط کار را بازبینی کنند.  چون ترس از انتقام‌جویی اغلب دلیل اصلی برای گزارش ندادن نگرانی‌هاست، یک سیاست قوی غیرانتقام‌جویانه می‌تواند کارمندان را به بیان آزادانه حرف‌های خود تشویق کند. شرکت‌ها باید کارمندانی که مشکلات را گزارش می‌دهند محترم بشمارند.

شرکت‌های جهانی باید مکانیزم‌های گزارش‌دهی برای کارمندانی داشته باشند که نگرانی‌های خود را به زبان محلی‌شان گزارش می‌دهند و باید فرهنگ را در محاسبات‌شان وارد کنند.در فرهنگ‌های سلسله‌مراتبی، قدرت دادن به کارمندان در همه سطوح برای بیان آزادانه حرف‌ها و اقدام کردن بسیار مهم و ضروری است. یک مورد مشهور و تراژیک شرکت هواپیمایی کره (Korean Airlines) است؛ که خلبان ارشد آن موجب شد تا هواپیما به یک کوه برخورد کند در حالی که کمک خلبان کم‌سابقه‌تر می‌دانست که ارتفاع خلبان بسیار پایین است.(و به همین دلیل است که اکنون بهترین کار برای جراحان این است که پیش از هر جراحی یک وقفه کوتاه داشته باشند و طی این زمان همه افراد در اتاق عمل از جراح ارشد تا پایین‌ترین سطح تایید کنند که همه چیز طبق برنامه است.)

۹- قوانین را به‌طور عادلانه در کل سازمان به‌کار ببرید.

زمانی که سوء‌رفتار شناخته شد، هیات مدیره باید اطمینان یابد که شرکت- به‌‌رغم رتبه متخلفان در سازمان، سابقه فروش یا عملکرد اقتصادی- گام‌های مناسبی در جهت واکنش برمی‌دارد.

برخورد عادلانه با متخلفان، عدالت سازمانی، به معنای درک کارمندان از بی‌طرفی در سازمان، را افزایش می‌دهد. طبق مطالعات، از همه شاخص‌های یک فرهنگ اخلاق سازمانی، عدالت سازمانی قابل‌توجه‌ترین اثر بر دستیابی به رفتار اخلاقی را دارد. CECO و مشاور کل باید مسوولیت اولیه برای اطمینان دادن از این موضوع که قوانین به‌طور برابر اجرا می‌شود را داشته باشند.

۱۰- برای عدم تطبیق قوانین آماده باشید.

شکست‌های عدم تطبیق قوانین و خطاهای اخلاقی همان چیزی هستند که مکس بازرمن نویسنده و استاد دانشگاه هاروارد آنها را «غافلگیری‌های قابل‌پیش‌بینی» می‌نامد. هیات مدیره باید اطمینان یابد که شرکت برنامه‌های احتیاطی را به موقع اجرا می‌کند؛ برنامه‌هایی از جمله زمان تماس با عوامل داخلی و خارجی مانند روابط عمومی و کارشناسان رسانه‌های اجتماعی و پرسنل روابط دولتی.

پس از اینکه یک مورد تخلف تشخیص داده شد، هیات مدیره باید همه گام‌های معقول برای توقف سوء‌‌رفتار و جلوگیری از تخلف‌های بیشتر را بردارد؛ گام‌هایی مانند هرگونه اصلاحات ضروری در برنامه تطبیق قوانین و اخلاق.

همان‌طور که ماری بارا، مدیر ارشد اجرایی جنرال موتورز، پس از اینکه جنرال موتورز برای جبران خسارات قربانیان سوئیچ احتراق معیوب، موافقت با پرداخت ۹۰۰ میلیون دلار کرد، می‌گوید: اگر رفتار شما تغییری نکند، عذرخواهی‌ فایده‌ای نخواهد داشت.