نقش دفاتر قانونی و گزارشات مالی در کاهش مالیات اصناف

مسعود عرفی، وکیل پایه یک دادگستری در یادداشتی برای اقتصاد آنلاین نوشت:

اصناف در ساختار اقتصادی ایران سهمی گسترده و موثر دارند و تعداد قابل توجهی از فعالان اقتصادی کشور را تشکیل می‌دهند. نظام مالیاتی کشور نیز به‌عنوان یکی از ابزار‌های اصلی تأمین درآمد دولت، ارتباطی مشخص و جدایی‌ناپذیر با عملکرد مالی اصناف دارد.

در این میان، دفاتر قانونی و گزارشات مالی که مطابق قانون تجارت و قانون مالیات‌های مستقیم تنظیم می‌شوند، وسیله‌ای بنیادین برای تنظیم رابطه مالیاتی میان اصناف و سازمان امور مالیاتی کشور به شمار می‌آیند. اهمیت این اسناد زمانی دوچندان می‌شود که بدانیم، در نظام مالیاتی مبتنی بر خوداظهاری، آنچه به سازمان امور مالیاتی اجازه می‌دهد به اظهارنامه مالیاتی مودی اعتماد کند یا آن را رد نماید، کیفیت و اعتبار دفاتر و اسناد مالی ارائه شده است.

دفاتر قانونی نه‌تنها ابزار ثبت عملیات مالی هستند، بلکه کارکرد حقوقی مهمی در اثبات درآمد، هزینه‌ها، میزان فعالیت، سود واقعی و گردش مالی اصناف دارند. هرگونه بی‌دقتی، خلأ، عدم انطباق یا تخلف از شرایط قانونی تنظیم دفاتر می‌تواند موجب بی‌اعتباری آنها و در نتیجه تشخیص مالیات به روش علی‌الرأس یا تعیین مالیات بر مبنای قرائن گردد. این حالت، عملاً موجب افزایش مالیات، افزایش جرایم، افزایش اختلافات مالیاتی و کاهش امنیت اقتصادی اصناف خواهد شد.

از آنجا که بسیاری از اصناف، به دلیل مشغله کاری و ناآشنایی با قوانین مالیاتی، کمتر به تنظیم دقیق دفاتر قانونی توجه می‌کنند، بخش قابل توجهی از مشکلات مالیاتی آنان ریشه در عدم اداره صحیح این اسناد دارد.

مفهوم و ماهیت حقوقی دفاتر قانونی

دفاتر قانونی در نظام حقوقی ایران جایگاهی چندگانه دارند و ماهیت آنها را باید در تعامل میان قانون تجارت، قانون مالیات‌های مستقیم و آیین‌نامه‌های اجرایی بررسی کرد. مطابق قانون تجارت، این دفاتر، شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه، ابزار‌های رسمی ثبت عملیات مالی، خرید و فروش، هزینه‌ها، بدهی‌ها و مطالبات هستند.

قانون‌گذار با فرض اصالت و صحت مندرجات دفاتر قانونی، آنها را دارای ارزش اثباتی دانسته و اجازه داده است که این اسناد علیه صاحب دفاتر مورد استناد قرار گیرند.

این ارزش اثباتی سبب شده است که دفاتر قانونی نه‌تنها سند مالی، بلکه سند حقوقی نیز باشند. برای سازمان امور مالیاتی، این دفاتر ملاک تشخیص واقعیت اقتصادی واحد صنفی است.

ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، صاحبان مشاغل را به سه گروه تقسیم کرده و گروه‌های یک و دو را مکلف به نگهداری دفاتر قانونی کرده است. این الزام قانونی بیانگر آن است که قانون‌گذار دفاتر را ابزار رسمی شفاف‌سازی و مستندسازی فعالیت اقتصادی دانسته و فقدان دفاتر یا بی‌اعتباری آنها را معادل انکار واقعیت مالی تلقی کرده است.

در حقیقت، دفاتر قانونی ابزاری هستند که زمینه تحقق اصل عدالت مالیاتی را فراهم می‌کنند. مودی که دفاتر صحیح دارد، می‌تواند مالیاتی مطابق درآمد واقعی پرداخت کند و سازمان مالیاتی نیز قادر است بر مبنای اسناد معتبر، بدون نیاز به اعمال روش‌های تخمینی، به درآمد مشمول مالیات دست یابد. از این منظر، نقش دفاتر در کاهش مالیات منطقی، قانونی و کاملاً قابل دفاع است؛ چرا که مالیات واقعی معمولاً کمتر از مالیات برآوردی است.

جایگاه دفاتر قانونی در قانون تجارت و تأثیر آن بر مالیات

قانون تجارت ایران، دارنده دفتر را مکلف به ثبت روزانه عملیات مالی در دفتر روزنامه و انتقال آن به دفتر کل کرده است و مقرر داشته است که این دفاتر باید بدون قلم‌خوردگی، تراشیدگی، اعداد پاک‌شده یا صفحات الحاقی باشند. دلیل این سختگیری، نقش حساس دفاتر در اثبات دعاوی تجاری و مالی است. زمانی که دفاتر قانونی با رعایت مقررات قانون تجارت تنظیم شده باشد، ارزش اثباتی آن در برابر مودی و در برابر ادعای سازمان امور مالیاتی بی‌تردید است.

اثرات حقوقی این امر زمانی آشکار می‌شود که سازمان مالیاتی با دفاتر منظم مواجه گردد. در این حالت، مأمور مالیاتی مکلف است بر مبنای دفاتر رسیدگی کند و حق ندارد بر اساس حدس و گمان یا بررسی‌های مبتنی بر قرائن، مالیات را تعیین نماید. این نکته که در مواد گوناگون قوانین مالیاتی تکرار شده است، نشان‌دهنده ارتباط وثیق میان قانون تجارت و قانون مالیات‌های مستقیم در موضوع دفاتر قانونی است.

آثار حقوقی نظم و انضباط در تنظیم دفاتر

نظم در تنظیم دفاتر قانونی، تنها ویژگی شکلی نیست، بلکه از منظر حقوقی اهمیت جوهری دارد. دفاتر باید روزانه یا طی فاصله زمانی متعارف ثبت شوند، تمامی عملیات مالی در آن درج گردد، اسناد پیوست آنها نگهداری شود و دفاتر بدون فضای خالی، خط‌خوردگی و اضافه‌نویسی باشند. عدم رعایت هر یک از این شرایط می‌تواند موجب بی‌اعتباری دفاتر گردد.

بی‌اعتباری دفاتر برابر است با محرومیت مودی از مهم‌ترین ابزار دفاع مالیاتی. در صورت عدم پذیرش دفاتر، مأمور مالیاتی اختیار خواهد داشت که بر اساس قرائن، برآورد و تحقیقات میدانی، رقم مالیات را تعیین کند. این امر معمولاً منجر به تعیین مالیاتی بسیار بیشتر از آنچه مودی واقعاً باید بپردازد می‌شود؛ بنابراین رعایت دقت در تنظیم دفاتر، ابزار اصلی کاهش مالیات اصناف است.

نظم در ثبت اطلاعات مالی موجب می‌شود که درآمد واقعی ثبت گردد، هزینه‌های واقعی مستند شود، بهای تمام شده قابل محاسبه گردد و گردش مالی واحد صنفی به‌درستی نشان داده شود. هر قدر این اسناد دقیق‌تر باشد، مأمور مالیاتی امکان کمتری برای رد دفاتر خواهد داشت.

نقش گزارشات مالی در اثبات درآمد مشمول مالیات

گزارشات مالی از جمله ترازنامه، صورت سود و زیان، گزارش گردش نقدی، گزارش بهای تمام شده و گزارشات تحلیلی فروش، نقش مکمل دفاتر قانونی را ایفا می‌کنند. این گزارش‌ها چنانچه مطابق استاندارد‌های حسابداری تنظیم شده باشند، به‌عنوان سند اثباتی قابل استناد در مراجع مالیاتی محسوب می‌شوند. بسیاری از اصناف تصور می‌کنند که صرف داشتن دفاتر کافی است، درحالی‌که دفاتر اگر فاقد گزارشات تحلیلی باشند، ارزش تحلیلی خود را از دست می‌دهند.

گزارشات مالی دقیق موجب شفافیت در تعیین درآمد مشمول مالیات می‌شود. برای مثال، صورت سود و زیان می‌تواند نشان دهد که واحد صنفی در دوره مالی زیان‌ده بوده است یا حاشیه سود واقعی کمتری نسبت به برآورد سازمان مالیاتی داشته است. مأموران مالیاتی در رسیدگی‌های خود به دنبال وجود چنین مستنداتی هستند تا صحت دفاتر را تأیید یا رد کنند. گزارشات مالی در واقع سندی بر صحت عملکرد دفاتر است.

دفاتر قانونی و نقش آنها در پذیرش هزینه‌های قابل قبول

یکی از مهم‌ترین نقش‌های دفاتر قانونی، امکان اثبات هزینه‌های قابل قبول مالیاتی است. ماده ۱۴۷ و ۱۴۸ قانون مالیات‌های مستقیم الزاماتی را برای پذیرش هزینه‌ها مشخص کرده‌اند. هزینه‌ها هنگامی قابل قبول‌اند که واقعی، مربوط به فعالیت، مستند و قابل تطبیق با اسناد و مدارک باشند.

دفاتر قانونی بستر اصلی ثبت و اثبات این هزینه‌هاست. اگر هزینه‌ای در دفاتر ثبت نشده باشد، حتی با وجود اسناد قابل ارائه، ممکن است در رسیدگی مالیاتی به‌عنوان هزینه قابل قبول شناخته نشود؛ بنابراین اصناف باید کلیه هزینه‌های جاری، خرید، تعمیرات، حقوق و مزایا، حمل‌ونقل، اجاره، استهلاک و سایر مخارج را به‌صورت منظم در دفاتر ثبت کنند. هزینه‌هایی که در دفاتر ثبت نشده باشد، در معرض رد قرار دارد و رد هزینه‌ها باعث افزایش درآمد مشمول مالیات خواهد شد.

دفاتر قانونی و جلوگیری از تشخیص علی‌الرأس

تشخیص علی‌الرأس یکی از شیوه‌های قدیمی و پرچالش در نظام مالیاتی بود که اکنون در نظام جدید کمتر به‌کار می‌رود، اما همچنان در موارد فقدان دفاتر، ارائه دفاتر بی‌اعتبار یا عدم ارائه دفاتر به‌موقع ممکن است مورد استناد مأموران مالیاتی قرار گیرد. دفاتر قانونی معتبر به‌طور کامل مانع اعمال تشخیص علی‌الرأس می‌شود.

در تشخیص علی‌الرأس، مأمور مالیاتی اختیار دارد مالیات را بر اساس قرائن، بررسی‌های میدانی، استعلامات بانکی و برآورد حاشیه سود تعیین کند؛ در چنین مواردی، معمولاً مبلغ مالیات بسیار بیشتر از زمانی است که دفاتر صحیح ارائه شده باشد. اصناف می‌توانند با ارائه دفاتر قانونی معتبر، دفاتر پلمب شده و گزارشات مالی استاندارد، از ورود به چنین چرخه‌ای جلوگیری کنند.

نقش دفاتر قانونی در کاهش اختلافات مالیاتی اصناف

بخش قابل توجهی از اختلافات مالیاتی ناشی از اختلاف نظر میان مودی و سازمان مالیاتی درباره درآمد مشمول مالیات است. این اختلافات زمانی تشدید می‌شود که دفاتر ناقص، نامنظم یا غیرقابل پذیرش باشند. دفاتر درست و دقیق نه‌تنها اختلافات را کاهش می‌دهد، بلکه موجب می‌شود مراجع مالیاتی نیز اعتماد بیشتری به صحت عملکرد واحد صنفی پیدا کنند.

در بسیاری از پرونده‌های هیأت‌های حل اختلاف مالیاتی، رأی به نفع مودی زمانی صادر شده است که دفاتر قانونی و گزارشات مالی مستند و دقیق ارائه شده‌اند؛ بنابراین دفاتر نقش ابزاری مؤثر در دفاع حقوقی دارند و ارائه دفاتر قانونی منظم می‌تواند اختلافات را در همان مرحله رسیدگی اولیه پایان دهد.

نقش دفاتر قانونی در جلوگیری از جرایم مالیاتی

قانون مالیات‌ها برای عدم ارائه دفاتر، ارائه دفاتر ناقص، ارائه دفاتر غیرقابل استناد یا عدم نگهداری اسناد جرایمی مشخص کرده است. این جرایم شامل جریمه عدم ارائه دفاتر، جریمه کتمان درآمد و جریمه عدم ثبت هزینه‌ها است. این جرایم اغلب سنگین هستند و می‌توانند تأثیر قابل توجهی بر وضعیت اقتصادی اصناف بگذارند. دفاتر قانونی منظم و گزارشات مالی دقیق راهکار اصلی برای جلوگیری از این جرایم است.

دفاتر قانونی، سامانه مودیان و تکالیف جدید اصناف

با اجرای سامانه مودیان و قانون پایانه‌های فروشگاهی، دفاتر قانونی وارد مرحله جدیدی شده‌اند. در نظام جدید، بخشی از اطلاعات مالی به‌صورت الکترونیکی در سامانه ثبت می‌شود و سازمان مالیاتی به‌صورت برخط اطلاعات خرید و فروش را دریافت می‌کند. با وجود این، دفاتر قانونی همچنان مرجع اصلی برای رسیدگی مالیاتی هستند. اصناف باید دفاتر خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنند که با اطلاعات سامانه مودیان تطبیق داشته باشد. این تطبیق از بروز اختلافات فاحش جلوگیری کرده و باعث پذیرش دفاتر توسط سازمان مالیاتی خواهد شد.

اهمیت ردیابی اسناد مالی و پیوست دفاتر در کاهش مالیات

اسناد مالی پیوست دفاتر شامل فاکتورها، رسیدها، قراردادها، گزارشات موجودی، اسناد حمل‌ونقل و سایر مدارک هستند. نگهداری صحیح و منظم این اسناد موجب افزایش اعتبار دفاتر می‌شود و اثبات هزینه‌ها و درآمد‌ها را آسان می‌کند. اسناد مالی در بسیاری از موارد پایه اصلی رسیدگی مالیاتی هستند و نبود یا نقص اسناد می‌تواند باعث رد دفاتر و افزایش مالیات شود.

کلام آخر

دفاتر قانونی و گزارشات مالی به‌عنوان مهم‌ترین ابزار اثبات فعالیت اقتصادی اصناف، نقش محوری و تعیین‌کننده‌ای در تعیین درآمد مشمول مالیات دارند. اصناف می‌توانند با تنظیم دقیق دفاتر، رعایت مقررات قانونی، ارائه گزارشات مالی استاندارد و انطباق اطلاعات با سامانه مودیان، مالیات خود را کاهش دهند و از جرایم، اختلافات و تشخیص‌های برآوردی جلوگیری کنند. اهمیت این دفاتر زمانی آشکارتر می‌شود که بدانیم بسیاری از مشکلات مالیاتی اصناف نه به‌دلیل فعالیت اقتصادی واقعی، بلکه به دلیل نقص در دفاتر و اسناد مالی ایجاد می‌شود. بنابراین، دفاتر قانونی نه فقط تکلیف قانونی، بلکه ابزار دفاع حقوقی و عاملی مؤثر در مدیریت مالیاتی اصناف هستند.

پیشنهادات و راهکار‌های حقوقی:

۱. اصناف باید دفاتر قانونی را به‌صورت روزانه و دقیق تکمیل کرده و از ایجاد فاصله زمانی زیاد میان تراکنش و ثبت آن خودداری کنند.

۲. گزارشات مالی مرتبط با دفاتر باید مطابق استاندارد‌های حسابداری و به‌صورت دوره‌ای تهیه شود تا از رد دفاتر جلوگیری شود.

۳. اصناف باید تمامی فاکتورها، اسناد خرید، قراردادها، رسید‌ها و مدارک هزینه را نگهداری کرده و به دفاتر پیوست کنند.

۴. برای کاهش اختلافات مالیاتی، اصناف باید اطلاعات ثبت‌شده در دفاتر را با اطلاعات سامانه مودیان تطبیق دهند.

۵. استفاده از مشاوران مالیاتی و حسابداران رسمی می‌تواند نقش تعیین‌کننده‌ای در تنظیم صحیح دفاتر داشته باشد.

۶. در صورت بروز اختلاف، دفاتر قانونی منظم می‌تواند مهم‌ترین ابزار دفاع در هیأت‌های حل اختلاف مالیاتی باشد.