چرا پروژه‌های فناوری شکست می‌خورد؟

مطالعات انجام‌شده ثابت می‌کند بین ۶۵ تا ۸۰ درصد از پروژه‌های فناوری اطلاعات یا با شکست مواجه می‌شوند و پس از پیاده‌سازی به اهداف از پیش تعیین‌شده دست نمی‌یابند یا بسیار دیرتر از زمانبندی پیش‌بینی‌شده پیاده‌سازی می‌شوند و پیاده‌سازی آنها هزینه‌ای بیشتر از مقدار پیش‌بینی‌شده دربر دارد. گاهی اوقات هم به نسبت برنامه‌ها بسیار بهتر عمل می‌کنند. نخستین دلیل چنین مسائلی افراد هستند. افراد سازمان دلیل اصلی شکست پروژه‌های فناوری هستند. افراد به طرق مختلف می‌توانند منجر به شکست پروژه‌ها شوند، ازجمله این موارد می‌توان به حمایت‌نکردن اجرائی مدیران از پروژه، فقدان مدیریت پروژه، مهارت‌نداشتن نیروهای انسانی، محدودیت منابع و مقاومت افراد در برابر تغییرات، اشاره کرد. هنوز هم در بسیاری از پروژه‌ها، بین افراد کسب‌وکار و تیم فناوری اطلاعات فاصله‌های کاری بسیاری وجود دارد. این ناتوانایی در همکاری، افراد را در هر دو گروه بی‌انگیزه می‌کند. درباره سازمان‌های دولتی موارد خاص دیگری نیز در حوزه افراد وجود دارد؛ برای مثال، یک نمونه پروژه دولتی، چرخه‌های متعدد انتخاب را طی می‌کند. به علاوه ذی‌نفعان و تصمیم‌گیران پروژه ممکن است به دلایل پیش‌بینی‌نشده، وضع قوانین جدید، مسائل سیاسی و... مرتبا تغییر کنند. دومین دلیل، شناخت غلط در تشخیص نیازمندی‌هاست. روش‌های سنتی توسعه نرم‌افزار موجب اشتباه در تشخیص نیازمندی‌ها می‌شد.

این روش‌ها با رویکرد تغییر رادیکالی وارد سازمان می‌شدند، بیشتر روی داده‌ها متمرکز بودند تا چگونگی استفاده از آنها. همچنین انعطاف‌پذیری در اعمال تغییرات را پشتیبانی نمی‌کردند. متخصصان امور دولتی برای جمع‌آوری نیازمندی‌ها و ثبت آنها به بیش از شش ماه زمان نیاز دارند، سپس واحد فناوری اطلاعات نیز باید مستندات تهیه‌شده را به یک سیستم اطلاعاتی به‌منظور پوشش نیازمندی‌ها تبدیل ‌کند که پس از آن شما با معضلات زیادی مواجه خواهید شد؛ ازجمله اینکه، برخی نیازمندی‌ها پوشش داده نمی‌شود، نیازمندی‌های موجود، به علت نبود دانش کافی واحد فناوری اطلاعات نسبت به کسب و کار به صورت نادرست تفسیر شده‌اند و راهکارهای ارائه‌شده نمی‌توانند در گذر زمان منعکس‌کننده تغییرات مهم - نیازمندی‌های جدید، تغییر اولویت‌ها و توسعه فناوری- باشند، سوم آنکه مسئله فناوری نیست. فناوری به خودی‌خود، دلیل اصلی شکست پروژه‌ها نیست، بلکه نحوه پیاده‌سازی فناوری، نبود انعطاف‌پذیری آن برای پشتیبانی از تغییرات و ناتوانایی در یکپارچه‌کردن سیستم‌های عملیاتی، دلایل شکست هستند.

روش‌های توسعه و پیاده‌سازی موجود در سازمان‌های دولتی، روش‌هایی قدیمی، دستی و زمان‌بر هستند. چندین کپی از یک نرم‌افزار استفاده می‌شود تا رضایت واحد‌های پایین‌تر جلب شود، درحالی که ممکن است آنها نیازمندی‌های متفاوتی داشته باشند. براین‌اساس پروژه‌ها هرگز نباید تمرکز خود را فقط معطوف به فناوری کنند، بلکه باید به موفقیت در دستیابی به نتایج پایدار از طریق فناوری توجه کنند. به منظور حصول اطمینان از نتایج موفقیت‌آمیز هم‌زمان با پشتیبانی از تغییرات پیوسته، لازم است فناوری به عنوان پلی برای تحقق مواردی، ازجمله برقراری ارتباط میان افراد و فرایندها با استفاده از داده‌های ساخت‌یافته و غیرساخت‌یافته، افزایش و ارتقای همکاری مابین حوزه کسب‌وکار و فناوری اطلاعات، امکان ایجاد پردازش‌های تخصصی و قواعد کسب و کار متفاوت و همچنین ارائه دید مناسبی از داده‌ها و تبدیل آنها به اطلاعات مفید و فعال، عمل کند. درعین‌حال باید با هر چیز به صورت یک فرایند تغییرپذیر رفتار کرد. فعالیت‌های دولتی متمرکز بر مردم است، اغلب تغییر می‌کند و به طور معمول به بیش از یک نقطه تماس نیاز دارد. این ارتباط متقابل تنها منحصر به یک زمان نمی‌شود، بلکه فعالیتی مداوم در طول زمان بوده و دربردارنده اطلاعات مرتبط در هر شکل و هر مکان ممکن است. از طرفی تمایز قائل‌شدن صرفا از طریق تشخیص تفاوت‌ها صورت می‌گیرد.

سازمان‌ها هنگام ایجاد تغییرات پیوسته، نیازمند تعریف و اصلاح سریع فرایندهای کسب‌وکار هستند. این امر نیازمند آن دسته از قوانین کسب‌وکار است که بازتاب سیاست‌ها و روال‌های سازمان باشند. قوانین باید در یک مخزن داده مرکزی نگهداری شوند تا اینکه بتوان از آنها مجددا استفاده کرد. این امر، موجب هرچه ساده‌ترشدن مدیریت تغییرات می‌شود؛ چراکه هر تغییر در قوانین به صورت خودکار تمامی لایه‌های تحت‌تأثیر را اصلاح می‌کند و به‌این‌ترتیب تغییرات فقط یک‌بار اعمال می‌شوند. هسته جریان‌های کاری و روال‌های یک سازمان شامل دریافت، مسیریابی و گزارش‌دهی برای موارد مختلف است، اما این گام‌ها تنها نیمی از مجموع کل فرایندها هستند. سازمان‌ها فقط بر مبنای روال‌هایشان عمل نمی‌کنند، بلکه سیاست‌هایی را پیش می‌گیرند که چگونگی پاسخ‌دهی به هر مورد خاص را مشخص می‌کند. امروزه سازمان‌ها به دلیل مواجهه با محدودیت‌های بودجه‌ای، باید راه‌های مؤثرتری برای برگشت سرمایه‌گذاری خود در حوزه فناوری اطلاعات بیابند.

راه‌حل، ایجاد یک محیط یکپارچه است که نه‌تنها توسعه برنامه‌های کاربردی را تسهیل می‌کند، بلکه جزیره‌های اطلاعاتی را نیز از بین می‌برد. یک محیط یکپارچه تعاملات بین سیستم‌های موجود را هماهنگ و موزون می‌کند و داده‌های موردنیاز برای انجام فرایند را فارغ از محل ذخیره این داده‌ها فراهم آورده و نیز تصویر کامل و جامعی از اطلاعات ارائه می‌دهد. چنین محیط یکپارچه‌ای، شفافیت را در سطح سازمان افزایش می‌دهد؛ چراکه، از استانداردهای اتصال و یکپارچگی پشتیبانی می‌کند. این امر منجر به استفاده بهینه از سیستم‌های موجود در فرایندهای کارآمد می‌شود. در نهایت آنکه زمان نباید دشمن شما باشد