افراد پرمشغله و گرفتار سر شلوغی، بخونن
به گزارش اقتصاد آنلاین، به این جمله خوب دقت کنید: "دوست دارم این کار را انجام دهم؛ اما حیف، وقتش را ندارم! "تا به حال چند بار این جمله را گفته‌اید؟ امروزه مدیریت بهینه زمان، برای بسیاری از قشرها، مانند کارفرمایان، کارمندان، دانشجویان و حتی خانه‌داران، دردسری بزرگ محسوب می‌شود و این افراد اغلب از نداشتن وقت کافی برای انجام کارها، شکایت می‌کنند.
اولویت‌بندی در کارها، ماهیت بنیادین مدیریت زمان است؛ به این معنا که بعضی از کارها را باید اول انجام داد و بعد به کارهای دیگر پرداخت. هدف‌های خود را تعیین، سپس آنها را براساس اهمیتشان اولویت‌بندی کنید. حالا نوبت تعیین یک برنامه زمانی، برای اجرای این اهداف است.
بهره‌بری از زمان و آگاهی در این زمینه، در هر یک از ما به طرز چشم‌گیری متفاوت است. کارهایی را که در طول روز انجام می‌دهیم تا حد زیادی بستگی به مقدار انرژی، انگیزه، توانایی‌ها، مهارتها و دیگر منابع در دسترس دارد. بررسی «الگوهای زمانی» که در خلال آنها به انجام کارها می‌پردازیم، در واقع، نخستین گام به منظور بهبود بخشیدن مدیریت زمان است. در زمینۀ کارها و فعالیت های شما، باید میان آن معدود مورد حیاتی و کارهای جزئی تفاوت قایل شوید. با ما همراه باشید .
کنترل وقفه ها
افرادی که در کارها وقفه ایجاد می کنند، حال به چه صورت تلفنی و چه شخصاً، به هر حال وقت شما را تلف می کنند. نه تنها در طول زمانی که با آنها مشغول بحث هستید وقت تان گرفته می شود، بلکه پس از اتمام ارتباط، مجدداً باید زمانی را صرف کنید تا تمرکز از دست رفته تان را مجدداً بدست آورید.
چند تکنیک مدیریتی منحصر بفرد در مورد چگونگی از بین بردن و اداره ی مقتضی وقفه ها به شرح زیر می باشد:
۱- زمانیکه برای قرارهای ملاقات خود برنامه ریزی می کنید (در داخل دفتر) آنها را به صورت گروهی در یک جای برنامه قرار دهید؛ اینطور نباشد که یکی از قرارهای ملاقات تان صبح، یکی ظهر، و دیگری بعد از ظهر باشد. سعی کنید ویزیت ها پشت سر هم قرار بگیرند. این کار هم برنامه ی شما را منسجم تر می کند و هم به شما اجازه می دهد که با هر کسی به اندازه معین و کاملاً منطقی گفتگو نمایید. به منشی و یا مدیر جلسه وقت رسمی اتمام ملاقات را اعلام کنید و بگویید که تمایلی ندارید در حین جلسه کسی برایتان مزاحمت ایجاد نماید.
۲- اگر شما دائماً با تماس های تلفنی گاه و بیگاه و ویزیت های بی موقع بمباران شوید، هر روز زمانی را در نظر بگیرید (زمان سکوت، زمان تمرکز) تا در کمال آرامش بتوانید بر روی پروژه های خاصی که در ذهن دارید کار کنید. کلیه کارکنان را نیز در جریان بگذارید و به آنها بگویید که این زمان برای تان ارزش زیادی دارد و هیچ کس نباید در طول این مدت برای تان مزاحمت ایجاد کند مگر در صورت بروز مسائل اورژانسی.
۳- اگر کسی را استخدام کرده اید که پاسخگوی ویزیتورها و تماس های تلفنی باشد به او بگویید که چه کسانی را باید به داخل اتاق شما هدایت نماید و چه افرادی را به خارج راهنمایی کند. هیچ ضرورتی وجود ندارد که همه ی مراجعین را همان زمانی که آنها می خواهند ملاقات کنید. باید در این مورد اعمال قدرت کرده و قرارهای ملاقات خود را اولویت بندی کنید.
۴- هر روز زمان معینی را به جوابگویی تماس های تلفنی اختصاص دهید. اگر منشی استخدام کرده اید می توانید او را در جریان قرار دهید که چه زمانی به تماس های تلفنی پاسخ می دهید تا او بتواند طرف مقابل را نیز مطلع سازد.
سایر نکات مهم در زمینه ی مدیریت زمان
در زمینۀ کارها و فعالیت های شما، باید میان آن معدود مورد حیاتی و کارهای جزئی تفاوت قایل شوید. شما همه روزه با چهار نوع کار و وظیفۀ مختلف روبه‌رو می‌شوید. توانایی شما در تفکیک کردن این کارها و طبقه‌بندی درست آنها می‌تواند بهره‌وری شما را به مقدار زیاد افزایش دهد.
1: ضروری و مهم
کار مهم آن کاری است که برای کار و حرفه‌تان پیامدهای بلندمدت دارد. یک کار اضطراری کاری است که نمی‌توانید انجام دادن آن را به تعویق بیندازید. کاری که هم‌زمان مهم و اضطراری است کاری است که بلافاصله باید انجام شود. مهمترین کار شما، کاری که بیشترین اولویت را دارد، هم مهم و هم اضطراری است.
2: مهم اما غیر اضطراری
نوع دوم کار به کارهایی اطلاق می‌شود که مهم هستند اما اضطراری نیستند. انجام دادن این کارها را می‌توان به موقعی دیگر موکول کرد. و یا دست کم انجام دادن آنها را برای مدتی کوتاه به بعد موکول نمود. نمونه کار مهم اما غیر اضطراری تهیه گزارشی برای پایان ماه است. نوع دیگر آن گزارش درسی ترم دانشگاه است. شما در زندگی خود با کارهای مختلفی روبه‌رو می‌شوید که مهم هستند اما اضطراری نیستند. خواندن کتاب های مهم در زمینۀ شغلی، گرفتن واحدهای درسی بیشتر، بهتر کردن مهارت ها و توانمندی ها، جملگی برای پیشرفت های آتی شما حیاتی هستند، اما اضطراری نیستند.
از این‌رو در انجام دادن آنها مسامحه می‌کنید. متأسفانه بسیاری از کسانی که در کارشان موفق نمی‌شوند کسانی هستند که در بهتر کردن مهارتها و قابلیت هایشان به قدری تعلل کرده‌اند که دیگران از آنها جلو زده‌اند. حتی فعالیتی مانند ورزش کردن برای سلامتی شما حیاتی است اما اضطراری نیست. می‌توانید آن را برای مدتی به تعویق بیندازید. و اغلب مردم همین کار را می‌کنند. پزشکان می‌گویند 85 درصد مشکلات سلامتی که در سال های بعدی زندگی برای اشخاص به وجود می‌آید، اگر قبلاً به آنها رسیدگی می‌شد وجود خارجی پیدا نمی‌کردند که به عنوان مثال می‌توان به ورزش کردن و رعایت رژیم غذایی اشاره کرد.
3: اضطراری اما نه مهم
بعضی ها به دفتر شما مراجعه می‌کنند و حرفی می‌زنند که جواب می‌خواهند و یا برای تان ایمیل می‌فرستند که باید به آن جواب بدهید. اما هیچکدام برای شما مهم نیستند. اشخاص گمان می‌کنند از آن جهت که طی روز با این مسایل روبه‌رو هستند باید جوابی برای آنها پیدا کنند و حال آنکه اینها آن اهمیت لازم را ندارند. بسیاری از اشخاص حدود نیمی از فرصت های خود را صرف کارهایی می‌کنند که اضطراری هستند اما مهم نیستند. این عده در عمل هیچ کمکی به روند کار نمی‌کنند. صحبت با همکاران از جمله مواردی است که می‌توان به آن اشاره کرد.
4: نه اضطراری و نه مهم
چهارمین نوع فعالیت در محیط کار آنهایی هستند که نه مهم‌اند و نه اضطراری. انجام دادن این قبیل کارها تلف کردن وقت است. این کارها برای شخص و برای سازمانی که آنها در آن کار می‌کنند ارزشی برابر صفر دارند. خواندن صفحات ورزشی روزنامه‌ها، خرید کردن در ساعات اداری و یا اتومبیلرانی در خیابان ها و گوش دادن به نوارهای موسیقی از جمله مواردی است که می‌توان به آن اشاره کرد. این کارها تلف کردن کامل وقت است. اینها کمکی به زندگی شما نمی‌کنند.
