با به‌کارگیری راهبردهای جمع‌آوری حساب و انتخاب بهترین شیوه‌ها برای کسب‌وکارتان، از این پس می‌توانید مطالبات خود را به‌موقع و یا حتی پیش از موعد سررسید دریافت کنید.
شما می‌توانید جریان نقدی خود را با پیاده سازی ۵ راهبرد زیر (جمع‌آوری حق‌الزحمه) بهبود بخشید:
۱. مطالبات را پیش از موعد دریافت کنید
هنگامی‌که شما یک پروژه یا کار جدید را شروع می‌کنید و از مقدار کافیِ نقدینگی اطمینان دارید، مسیر درستی را پیش گرفته‌اید. باید همواره این موضوع را به خود یادآوری کنید که تراز نقدینگی مثبت یعنی آینده در حال پیشرفت.
دریافت پیش از موعد روشی است برای اجتناب از شرایطی که ممکن است باعث ایجاد کدورت بین شما و مشتریان گردد. شما باید بتوانید با ایجاد ارتباطات صحیح با مشتریان و ترغیب آن‌ها به پرداخت به موقع، معضل پرداخت دیرهنگام را برای کسب‌وکارتان برطرف سازید.
یک سوال از خودتان بپرسید. در چه شرایطی ممکن است مشتریان پیش از موعد پرداخت‌های خود را انجام دهند؟
این بستگی به میزان اعتماد شکل گرفته بین شما و آن‌ها دارد. در برخی موارد ارائه تخفیف کوچک برای پرداخت پیش از موعد می‌تواند به مشتریان انگیزه بدهد. پیش‌پرداخت‌ها با کاهش خطر عدم پرداخت، به شما آرامش خاطر می‌دهند.
پرداخت پیش از موعد موجب می‌شود که پول خود را دوباره وارد چرخه سرمایه‌گذاری کنید و بودجه‌بندی بهتری برای انجام کارهای مختلف همچون انبارداری داشته باشید. مبلغی که می‌توانید پیش از شروع کار از مشتریان به عنوان پیش پرداخت، درخواست کنید، در بسیاری از صنایع استاندارد ۵۰٪ است.
پیش پرداختی که هزینه‌های جاری شما را پوشش دهد (هزینه‌هایی که نیازمند پرداخت نقدی باشند)، نقدینگی شرکت را کاملاً تغییر خواهد داد.
2. برای اطمینان، نزد خود وثیقه‌ای نگه دارید
این کار راحت‌تر از آن است که فکرش را می‌کنید!
صدور صورتحساب به پایبندی شما و مشتریان کمک می‌کند. صورت حساب، بودجه‌بندی و صرفه‌جویی در جریان نقد را برای هر دو طرف میسر می‌کند. از همان ابتدا بررسی کنید که بزرگ‌ترین مشتریان چقدر در سال برای محصولات و خدمات شما پرداخت می‌کنند. آن را بر ۱۲ تقسیم کنید تا مبلغ ماهیانه را نیز به دست آورید.
به مشتریان فهرستی متشکل از محصولات و خدماتی را که معمولاً در طول یک سال استفاده می‌کنند، ارائه دهید. مانند سند محدوده که مشخص می‌کند آن‌ها برای هرماه به ازای هزینه‌ای که می‌پردازند، چه خدماتی را دریافت می‌کنند.
همچنین در این بخش به موارد زیر توجه نمایید:
فاکتورها را پنج تا ده روز قبل از پایان هر ماه برای مشتریان ارسال کنید.
در توافقنامه خود این شرط را بنویسید که صورتحسابها بهتر است از چه طریقی پرداخت شود.
موارد فوق به هر دو طرف معامله کمک می‌کند تا علاوه بر مدیریت جریان‌های نقدی ورودی و خروجی بتوانند ریسک زمانبندی پرداخت‌ها و دریافت‌ها را کاهش دهند. در حقیقت شما می‌توانید هزینه‌های صورتحساب و جمع‌آوری حساب‌ها را با این کار کاهش دهید و همچنین مشتریان می‌توانند هزینه‌های حسابداری خود را مدیریت کنند.
۳. مسئول جمع‌آوری حساب‌ها را در شرکت مشخص کنید
جمع‌آوری حساب‌ها اگر با یک شیوه نادرست انجام گیرد منجر به بروز مشکلاتی در جریان نقدینگی خواهد شد. بهتر است جمع‌آوری حساب‌ها را به مسئول پذیرش و یا مدیر دفتر واگذار نکنید؛ برای افرادی مانند مسئول پذیرش که باید پاسخگوی تعداد بسیاری تماس‌های ورودی و خروجی باشد، دشوار است که تماس تلفنی بستن حساب‌ها را در برنامه روزانه خود قرار دهد. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم که یک فرد مستقل را برای این کار استخدام کنید. زیرا شخص تماس گیرنده باید زمان کافی برای انجام همه تماس‌ها داشته باشد، تماسهایی ممکن است که وقت‌گیر و استرس‌زا باشد.
همچنین یکی دیگر از راهکارهای بستن فاکتورهای فروش، نماینده فروش است. اگر حق‌الزحمه نماینده فروش را در زمان مناسب پرداخت کنید، به فروشندگان انگیزه کافی می‌دهید که پیگیری جمع‌آوری وجه فروش شرکتتان باشند و به این ترتیب از دریافت پول خود اطمینان خواهید یافت.
4. حساب‌هایتان را به صورت خودکار جمع‌آوری کنید
آیا می‌خواهید مشتریان به‌موقع پرداختشان را انجام دهند؟ پس به نکات زیر توجه کنید:
ایمیل یادآوری را از ۵ روز قبل ارسال کنید
یک روز قبل از موعد پرداخت تماس تلفنی برقرار کنید
با استفاده از نرم افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم می‌توانید برنامه مدیریت مالی را طوری تنظیم کنید که سیستم دریافتنی‌ها به‌طور خودکار فعال باشد. هنگام استفاده از نرم افزار حسابداری سپیدار ، می‌توانید دریافتی و پرداختی‌ها را مدیریت کرده و ترازهایی که بیشترین میزان تاثیر را در نقدینگی دارند، کنترل و هدایت کنید.
سرانجام، پس از ساماندهی حساب‌ها، خواهید دانست که هر یک از حساب‌های مربوط به کدامیک از بخش‌های پرداختی و دریافتی مربوط است؛ به همین ترتیب می‌توانید یک مدیریت بهینه را برای جریان نقدینگی شرکتتان در نظر گرفته و روند جمع‌آوری حساب‌ها را به حالت پویا درآورید.
همچنین با استفاده از نرم افزار فروشگاهی دشت همکاران سیستم می‌توانید فهرستی از تمام فاکتورهای باز را بازبینی کرده و با تمام مشتریانی که پرداخت کامل نداشته‌اند، تماس تلفنی برقرار کنید.
۵. پنج روز قبل از موعد صورتحسابها با مشتریان تماس بگیرید
اکثر مردم ۳۰ روز پس از موعد پرداخت فاکتور، اولین تماس تلفنی را می‌گیرند. این یک اشتباه بزرگ است!
برای تماس‌های جمع‌آوری حساب‌ها، اولین تماس با مشتری باید بین سه تا پنج روز قبل از موعد پرداخت فاکتور، باشد. کافی است برای بررسی سطح رضایتمندی مشتریان با آن‌ها ارتباط برقرار کرده و به‌صورت ضمنی اطمینان حاصل کنید که فاکتور به دست مشتری رسیده و مبلغ آن مورد تأیید است. همچنین نوعی تعهد زمانی برای پرداخت داشته باشید تا متوجه شوید چه موقع می‌توانید منتظر دریافت پولتان باشید.
افراد به ازای پولی که پرداخت می‌کنند تمایل دارند از بهترین کیفیت خدمات برخوردار باشند. اگر به مشتریان این اطمینان را بدهید که برای حل مسائل موردنظرشان جدی هستید، در واقع نشان خواهید داد که در زمان توافقی در انتظار دریافت مطالباتتان هستید.
کلام آخر:
یک برنامه زمانبندی برای خدماتتان داشته باشید، با یادآوری موعد انقضا خدمات در حقیقت به مشتری می‌گویید که باید در زمان مشخص برای دریافت خدمات مورد نظر، صورتحساب را پرداخت کند تا بتواند بدون هیچ وقفه‌ای از خدمات بهره‌مند گردد. اینکار به هر دو طرف برای جلوگیری از هر نوع سوتفاهمی کمک می‌کند.
اگر شما همیشه پاسخگوی مشتری باشید و هرگونه اعتراضی که ممکن است مشتریان داشته باشند را پیش‌بینی کرده و پاسخگو باشید، جریان نقدی خود را در بلند مدت بهبود بخشیده‌اید. از طریق به‌کارگیری بهترین نرم‌افزارهای حسابداری و اتخاذ راهبردهای مناسب، خواهید توانست بدون هیچ استرسی حساب‌ها را جمع‌آوری و برای بهبود جریان نقدینگی برنامه‌ریزی داشته باشید.
