این اصطلاح معمولاً در حسابداری شرکت ها نیز استفاده می شود. بااین‌حال، این تعریف ساده در حسابداری تجاری ممکن است مشکل ساز شود زیرا شرکت‌ها ممکن است تراکنش‌ها را بسته به اینکه از حسابداری تعهدی یا حسابداری نقدی استفاده می کنند، زودتر یا دیرتر ثبت کنند.
نکات کلیدی
تراکنش ها در زمینه حسابداری شرکتی ممکن است اندکی پیچیده تر باشند.
در روش حسابداری تعهدی تراکنش‌ها بلافاصله پس از نهایی شدن و بدون توجه به زمان دریافت یا پرداخت وجه نقد، شناخته می‌شوند.
حسابداری نقدی بیشتر در مشاغل کوچکتر استفاده می‌شود و در آن تراکنش‌ها تنها در زمان دریافت یا پرداخت وجه نقد ثبت می‌شوند.
تراکنش های شخص ثالث اغلب ممکن است این فرآیند را پیچیده‌تر سازند.
آشنایی با تراکنش‌ها
تراکنش فروش بین خریدار و فروشنده نسبتاً ساده است. شخص A در ازای یک محصول یا خدمات به شخص B پولی پرداخت می‌کند. پس از توافق آنها در مورد شرایط تراکنش، پولی در ازای کالا یا خدمات بین آنها مبادله و معامله تکمیل می شود.
تراکنش‌ها در دنیای حسابداری می تواند پیچیده تر باشند زیرا ممکن است کسب و کارها امروز معامله ای را انجام دهند که تا تاریخ دیگری در آینده تسویه نمی شود. هم‌چنین، ممکن است درآمدها یا هزینه هایی وجود داشته باشند که شناخته شده باشند اما هنوز سررسید آنها فرا نرسیده باشد. تراکنش های شخص ثالث نیز ممکن است این روند را پیچیده‌تر سازند.
اینکه کسب و کاری تراکنش‌های درآمد و هزینه را با استفاده از روش حسابداری تعهدی یا روش نقدی ثبت می‌کند، بر گزارش مالی و مالیاتی شرکت تأثیر می گذارد.
روش حسابداری تعهدی مستلزم آن است که تراکنش‌ها در زمان وقوع و بدون توجه به زمان دریافت پول یا پرداخت هزینه ها، ثبت شوند.
در روش حسابداری نقدی تنها زمانی تراکنش‌ها ثبت می‌شوند که پول دریافت شود یا هزینه ها پرداخت شوند. این فرآیند ممکن است نیاز به قصدنامه یا یادداشت تفاهم داشته باشد.
نکته
در حالی که حسابداری تعهدی اغلب توسط مشاغلی استفاده می‌شود که میانگین درآمدهای ناخالص آنها در سه سال گذشته به بیش از 25 میلیون دلار می‌رسد، حسابداری نقدی عمدتاً توسط مشاغل کوچک استفاده می شود.
ثبت تراکنش‌ها با استفاده از حسابداری تعهدی
هنگامی که از حسابداری تعهدی استفاده می شود، شرکت درآمد خود را هنگام تکمیل خدمات یا تحویل کالا ثبت می کند. اگر هنگام لحاظ کردن درآمد یک شرکت به موجودی کالا نیاز باشد و میانگین درآمدهای ناخالص شرکت در سه سال گذشته بیش از 25 میلیون دلار باشد، شرکت مربوطه معمولاً از روش تعهدی حسابداری برای ثبت خرید و فروش استفاده می کند.
نمونه هایی از حسابداری تعهدی
شرکتی که در ماه اکتبر کالایی را با اعتبار فروشگاه به مشتری می فروشد، این تراکنش را بلافاصله در حساب های دریافتنی (AR) ثبت می کند. حتی اگر مشتری تا دسامبر مبلغ آن را به صورت نقدی پرداخت نکند یا هزینه آن را به صورت اقساط پرداخت کند، معامله به عنوان درآمد اکتبر ثبت می شود.
همین امر در مورد کالاها یا خدماتی که شرکت خریداری می کند نیز صدق می کند. هزینه های کسب و کار هنگام دریافت محصولات یا خدمات ثبت می شود. لوازم خریداری شده به صورت اعتباری در ماه آوریل به عنوان هزینه های ماه آوریل ثبت می شوند، حتی اگر کسب‌وکار مربوطه تا ماه مه پرداخت نقدی آن را انجام ندهد.
مهم
اگر شرکت فروشنده کالا از روش حسابداری تعهدی استفاده کند زمانی که مشتری چیزی را به صورت اعتباری خریداری می‌کند، این خرید بلافاصله به عنوان تراکنش ثبت می شود.
معاملات با استفاده از حسابداری نقدی
اکثر مشاغل کوچک به ویژه شرکت های انفرادی و مشارکت‌های تضامنی، از روش حسابداری نقدی استفاده می کنند. در این روش درآمد زمانی ثبت می شود که پول نقد، چک یا پرداخت های کارت اعتباری از مشتریان دریافت می شود.
نمونه هایی از حسابداری نقدی
فرض کنید کسب و کاری در ماه مارس 10000 دلار ویجت به مشتری می فروشد. مشتری در ماه آوریل فاکتور را پرداخت می کند. شرکت تنها پس از دریافت وجه نقد در ماه آوریل، فروش را به رسمیت می‌شناسد و در دفاتر خود ثبت می‌کند.
در ضمن، هزینه ها نیز فقط در زمان پرداخت ثبت می شوند. برای مثال، کسب و کاری ممکن است ۵۰۰ دلار از لوازم اداری را در ماه مه خریداری کند و هزینه آن را در ماه ژوئن بپردازد. این کسب‌وکار هنگام پرداخت صورت‌حساب در ماه ژوئن، هزینه خرید را ثبت می‌کند.
به دلایل مالیاتی، روش حسابداری نقدی تنها در صورتی در دسترس است که میزان فروش سالانه شرکت در سه سال قبل به طور متوسط کمتر از 25 میلیون دلار باشد. ثبت تراکنش‌ها بر مبنای نقدی آسان‌تر از مبنای تعهدی است زیرا به هیچ تراکنش حسابداری پیچیده‌ای مانند اقلام تعهدی و انتقالی به دوره‌های بعد نیاز ندارد. اشکال این روش در این است که سود کسب و کار ممکن است حداقل بر روی کاغذ از ماهی به ماه، بسیار متفاوت به نظر برسد.
