نقش پروپوزال نویسی در برنده شدن در مناقصات

تعریف پروپوزال با موضوع شرکت در مناقصات

این عبارت، در برگیرنده ی هر پیشنهادی بر اساس یک درخواست مشخص و تعریف شده است و محدود به صنعت و یا حوزه ی خاصی نیست. بعنوان مثال، دانشجویان در سطوح تحصیلات تکمیلی و برای تصویب پایان نامه ی با موضوع انتخابی، موظف به ارائه ی یک پروپوزال هستند. همچنین در برخی مواقع و برای استخدام (معمولاً در سطوح مدیریتی)، از متقاضی شغل درخواست می گردد یک پروپوزال بر اساس یک سری مفروضات ارائه دهد. در واقع، پروپوزال بعنوان مبنای تشخیص سطح توانمندی و امکانات ارائه دهندگان و یا تامین کنندگان یک موضوع مشخص و تعریف شده درنظر گرفته می شود. خریداران کالا و یا خدمات ، بمنظور ایجاد شرایط مناسب جهت بررسی و نهایتاً انتخاب تامین کننده، اقدام به درخواست ارائه ی پروپوزال (RFP = Request For Proposal) می کنند و در مقابل، تامین کنندگان نیز پروپوزال (پیشنهاد) خود را با توجه به درخواست بعمل آمده و اطلاعات مندرج در آن، تهیه و ارسال می نمایند. در مبحث مناقصه ها نیز تهیه ی RFP توسط مناقصه گزار و ارسال پروپوزال توسط مناقصه گر کاملاً مرسوم است و البته می بایست در نظر گرفت ارائه ی یک پروپوزال جامع، علاوه بر تجربه و توانمندی و امکانات تامین کننده، نیازمند دریافت یک RFP جامع از طرف خریدار نیز خواهد بود.

کدام دسته از مناقصات کشور، از طریق درخواست پروپوزال برگزار می شوند؟

خریداران کالا و خدمات عموماً نسبت به تهیه ی RFP اقدام می کنند. در واقع، عموم اسناد مناقصه ها قابلیت شناسایی بعنوان  RFP را دارا هستند. تهیه ی RFP نیازمند تسلط لازم به مباحث فنی و مالی و با توجه به موضوع مورد درخواست خواهد بود. یک RFP می بایست حداقل دارای مشخصات دقیق فنی موردنیاز کالا و یا خدمات موردنظر، بازه های زمانی عملیات، نحوه ی شکست هزینه ها (پرداخت ها)، نحوه و شرایط بسته بندی و حمل و نقل و همچنین شرایط تحویل و احیاناً دوره ی گارانتی و خدمات پس از فروش باشد. در صورتیکه RFP جهت یک فعالیت عمرانی و یا صنعتی تهیه می شود، اطلاعات بیشتری شامل ساختار نیروی انسانی، زمانبندی ها، مصالح، تجهیزات، ماشین آلات و بسیاری موارد دیگر نیز مدنظر قرار می گیرد. همچنین شرایط عمومی و یا خصوصی به عنوان عوامل محدود کننده و شاخص های کیفی به همراه اطلاعات عمومی کارفرما (خریدار) نیز در RFP لحاظ می شود. در حال حاضر، لزوم تهیه ی RFP در سازمان ها و دستگاه های اجرایی کاملاً مدنظر قرار گرفته و تقریباً تمامی مناقصات کشور از طریق ارائه ی RFP به تامین کنندگان آغاز می گردد.

نکات کلیدی برای تهیه ی پروپوزال و شرکت در مناقصه                       

با توجه به اینکه شرح کالا و یا خدمات و همچنین شاخص های کمی و کیفی موردنظر خریدار (یا مناقصه گزار) در قالب درخواست پیشنهاد (RFP) ارائه می شود، تامین کنندگان صرفاً می بایست پروپوزال خود را در قالب ساختار مدنظر ارائه دهند. با اینحال، مواردی در تهیه ی پروپوزال وجود دارد که در صورت عدم رعایت، می توانند منجر به حذف پیشنهاد ارائه شده گردند:

• مشخصات فنی کالاهایی نظیر ماشین آلات و یا مواد مصرفی صنایع، می بایست کاملاً منطبق بر نیاز خریدار باشند. هرگونه تغییر در مشخصات بدون هماهنگی قبلی با خریدار، به احتمال زیاد منجر به شکست پروپوزال خواهد گردید.

• پروپوزال می بایست حتماً توسط فردی که دارای تخصص و تجربه است تهیه و ارائه شود. با اینحال، تشکیل یک تیم تخصصی در حوزه های مرتبط (خرید و تامین، مالی، فنی، حمل و نقل، ...) جهت تهیه ی یک پروپوزال دقیق و جامع بهتر از تکمیل آن توسط یک فرد خواهد بود.

• در محاسبات مالی و ارائه ی قیمت، لازم است ضمن اطمینان از درنظر گرفتن کلیه ی هزینه ها، به شاخص های تورم نیز دقت شود. ضمن اینکه شرایط پرداخت خریدار نیز می بایست حتی الامکان منطبق با عرف بازار و ترجیحاً با حداکثر انعطاف از سمت تامین کننده لحاظ گردد.

• در صورتی که خریدار درخواست ارائه ی جزئیاتی نظیر شکست هزینه ها و یا ساختار منابع انسانی را نیز مطرح کرده است، می بایست ارقام و مبالغ و اطلاعات بر حسب واقعیات لحاظ گردند. طبیعتاً خریدار شاخص هایی را برای ارزیابی این موارد در اختیار دارد.

• بازه های زمانی و مقاطع تحویل و تحول می بایست با درنظر گرفتن تلورانس های منطقی و حوادث پیش بینی نشده تعریف شوند.

• مقوله ی گارانتی و یا دوره ی تضمین از دید خریدار بسیار حائز اهمیت است. لذا لازم خواهد بود اطلاعات شفافی جهت این مقوله ارائه گردد.

دریافت اسناد مناقصه و RFP از پایگاه مناقصات

پایگاه های مناقصات دولتی جهت بخشی از مناقصه ها، RFP را نیز ارائه می دهند. ولی اسناد عموم مناقصات و بخصوص مناقصاتی با ارزش ریالی بالا معمولاً از طریق پایگاه مناقصات قابل دریافت نیستند. در واقع، می بایست یک RFP حرفه ای و تخصصی را به عنوان یک سند طبقه بندی شده درنظر گرفت زیرا اطلاعاتی در RFP وجود دارد که ممکن است به نوعی از دید مناقصه گزار حساس و یا حتی محرمانه تلقی شود. در این حالت، دستگاه مناقصه گزار ابتدا اقدام به شناسایی شرکت های منتخب و بر اساس اطلاعات اولیه، می نماید و در مرحله ی بعد RFP را صرفاً جهت این گروه ارسال می نماید. از سویی دیگر، اسناد مناقصه در صورتی که دارای حجم زیادی باشند بهتر است بصورت فیزیکی تحویل گردند. همچنین در برخی مناقصات حساسیت هایی جهت اطمینان از حضور شرکت های توانمند و مشخص در مناقصه وجود دارد که اصالت اسناد در این زمینه، بعنوان یک عامل کنترل کننده محسوب می شود. لذا مناقصه گزار اسناد اصل را (مثلاً مهر شده و یا دارای هولوگرام)، صرفاً به شرکت های منتخب تحویل می دهد و از قبول فرم ها و اسناد کپی شده از سایرین خودداری می نماید. معمولاً دریافت اسناد مناقصات به صورت فیزیکی، نیازمند پرداخت هزینه هایی نیز خواهد بود.

تسهیلاتی که توسط یک وب سایت مناقصات ارائه می گردد

یکی از مزیت های رقابتی برخی از وب سایت های مناقصات به نسبت پایگاه ها، تحویل اسناد مناقصه و RFP به مشترکین خود است. این اقدام حسب نیاز از طریق دریافت معرفی نامه و یا وکالت از متقاضی به طرفیت نماینده ی عملیاتی شرکت مذکور (وب سایت مناقصات) انجام می شود. در این حالت، مشترکین سرویس های وب سایت های مناقصات در صورت تمایل، می توانند درخواست دریافت اسناد یک مناقصه ی خاص را به بخش مربوطه ارائه دهند. اسناد توسط شبکه ی نمایندگی تهیه و در اسرع وقت تحویل متقاضی خواهد شد. تجربه های بعمل آمده با مرکز اطلاع رسانی مناقصات شرکت ارتباط گستران هزاره، عملاً ضمن کاهش هزینه ها جهت ایاب و ذهاب (بخصوص جهت مراجعه به دفاتر مناقصه گزاران خارج از شهر سکونت) سرعت و دقت لازم را نیز داراست ضمن اینکه همین سرویس، اسناد مناقصات را پس از تکمیل نیز از مناقصه گر دریافت و در زمان مقرر به مناقصه گزار تحویل می نماید.

آیا پروپوزال جهت شرکت در مزایده ها نیز تعریف می شود؟

مزایدات، یکی از پنج روش مرسوم معاملات رسمی است که برگزاری و انجام آن در برخی از رُکن ها و مشخصات، دارای شباهت هایی با فرآیند مناقصه هاست. ولی جهت شرکت در مزایدات نیازی به تهیه و ارائه ی پیشنهاد فنی و تخصصی نیست و عموماً اعلام قیمت پیشنهادی (به همراه اسنادی که قبلاً توسط برگزار کننده ی مزایده درخواست شده است)، کفایت می نماید. در واقع، چون شرایط فنی و نحوه ی تحویل و تحول توسط برگزار کننده اعلام شده است، متقاضیان صرفاً شرایط را در قیمت اعلام شده لحاظ می کنند و امکان ارائه ی پیشنهادی جهت روال و یا اقدامات دیگر (بغیر از آنچه برگزار کننده اعلام نموده است) معمولاً وجود ندارد.