چند ترفند جالب برای مدیریت بحران در سازمان ها

اقتصاد آنلاین – مهسا نجاتی؛ به عنوان رهبر، مدیریت بحران با قلمرو همراه است. بسیاری از ما از طریق تجربه تلخ آموخته‌ایم که بحران هرگز چیزی بیش از یک تماس تلفنی، یک ایمیل یا حتی یک توییت نیست. ممکن است شما با آرامش بخوابید و در هرج و مرج بیدار شوید.

در فضاهای بی‌نظم و گاهی بی‌پروای فناوری و کریپتو، یک طرح بحران برای بقا کاملاً ضروری است. ما در طول چند هفته گذشته، شاهد تغییرات بزرگ مرتبط در این زمینه از جمله اخراج ناگهانی کارکنان متا و توییتر بوده‌ایم. دو کسب و کار، از نظر هدف قابل مقایسه، اخبار بد را به طور بسیار متفاوتی مدیریت کردند.

در حالی‌که پیش‌بینی زمان وقوع رویدادهای بد تقریباً غیرممکن است، اقداماتی وجود دارد که شرکت‌ها می‌توانند برای آماده شدن برای ارتباطات بحران انجام دهند.

یک پرسش و پاسخ ایجاد کنید تا برای سؤالات مطبوعات آماده باشید

شما می‌خواهید برای هر سوالی آماده باشید تا غافلگیر نشوید و بتوانید کنترل روایت را در دست داشته باشید. بدانید که چه چیزی می‌خواید بگویید و چه چیزی را نمی‌خواهید. با متخصصان روابط عمومی خود صحبت کنید و از آنها بخواهید سؤالات دشواری بپرسند تا اگر این سؤالات در نهایت از طرف یک روزنامه‌نگار باشد، آمادگی داشته باشید. برای داشتن کنترل روی روایت، باید از قبل تعیین کنید که در نهایت چه چیزی باید باشد و باید تمرین کنید.

یک پست وبلاگی قوی بنویسید تا داستان خود را بگویید

یک پست وبلاگی کامل و جامع تهیه کنید و در آن جزئیات تصمیمات خود را با توضیحات لازم بنویسید. این در مورد کنترل مکالمه و گفتن حقیقت است.

از موقعیت خود دفاع کنید، اما این کار را با فروتنی انجام دهید. پس داستان خود را بگویید، اما این کار را به گونه‌ای انجام دهید که نشان دهد انسان هستید و حتی اگر مجبور به گرفتن تصمیمات دشواری بودید، این کار را با همدلی انجام دادید.

مراقب هزینه های انسانی باشید

بحران هرچه که باشد (اخراج، مطبوعات منفی، ورشکستگی، هر چیز دیگری)، مطمئن شوید که با هر کسی که تحت تأثیر آن قرار گرفته است ابراز همدردی می‌کنید.

کارکنان و مشتریان انسان‌هایی با زندگی پیچیده و فردی هستند. مطمئن شوید که آن را به طور واضح متوجه شده‌اید. کمی انسانیت در این فضای پر سر و صدا راه زیادی را طی می‌کند، پس خود را به عنوان قربانی نشان ندهید.

یک بیانیه مطبوعاتی تهیه کنید

اگر مطبوعات در صدد ارتباط با شما برآمد، امتناع از اظهارنظر یک اختیار نیست. شما نیاز به یک بیانیه واضح و مورد توافق جمعی دارید و همه باید در مورد آن ثابت قدم باشند. به این ترتیب شما مکالمه را هدایت می‌کنید و نحوه ارائه داستان را کنترل می‌کنید.   

یک مسئول تماس برای اطلاعات داشته باشید

به هرکسی که از قبل می‌داند مانند مدیریت، سرمایه‌گذاران ریسک‌پذیر و غیره بگویید که با مطبوعات صحبت نکنند، در شبکه‌های اجتماعی پست نگذارند و رسانه‌ها را به روابط عمومی یا تیم روابط عمومی داخلی خود هدایت کنند. چندبار شنیده‌ایم که یک داستان به دلیل توییت کردن یک کارمند فاش شده است؟ تمام سوالات رسانه‌ها را به متخصصان، به ویژه کسانی‌که می‌دانند چگونه با رسانه‌ها ارتباط برقرار کنند، هدایت کنید. آنها می‌دانند که چگونه به بهترین شکل به درخواست‌های دریافتی رسیدگی کنند و این به شما اجازه می‌دهد تا در مورد چگونگی پاسخگویی به سوالات خاص فکر کنید.

تمام شبکه‌های اجتماعی مشهور خود را متوقف کنید

اگر کارکنان خود را اخراج می‌کنید، هیچ‌کس نمی‌خواهد ببیند که شما هزار دلار بیت‌کوین را به ۱۰ نفر اولی که شما را ری‌توییت می‌کنند اهدا می‌کنید. هیچ‌کس در فیسبوک از اینکه شما به تازگی یک دفتر جدید در آمریکای شمالی باز کرده‌اید، در حالی‌که دیگران در حال بستن مغازه‌هایشان هستند، تحت تأثیر قرار نمی‌گیرد و همه وقتی می‌بینند که لیست های شغلی جدید در لینکدین به نمایش گذاشته می‌شود، زمانی‌که شما تعدادی از افراد خود را اخراج کرده‌اید، عصبانی می‌شوند. نکته این است که در روز بحران، و شاید تا زمانی که اخبار سرد نشود، نباید به نظر برسد که "کسب‌و‌کار روند عادی خود را طی می‌کند".

شفافیت پیام

شما همیشه نمی‌توانید کنترل کنید که آیا مطبوعات بحران شرکت را پوشش می‌دهند یا شما را در آرامش رها می‌کنند. اما آیا واقعاً می‌خواهید روی آن قمار کنید؟

آماده شدن پیش از موعد، داشتن یک تیم روابط عمومی قوی، داشتن صدایی شفاف و یکپارچه و ظاهری انسانی در حین بیان جنبه‌‎های جدی داستان، راه‌هایی هستند که از طریق آنها داستان را کنترل می‌کنید و هر آسیبی را که ممکن است به آن وارد شود به حداقل می‌رسانید – و حتی شاید هرچیزی که می‌تواند باعث  آسیب شود را ریشه‌کن کنید.