ترفندهای مفید کار با مایکروسافت تیمز برای کسب و کارها

به گزارش اقتصادآنلاین به نقل از باشگاه خبرنگاران، در این گزارش چند نکته و ترفند مفید برای بهبود بهره وری و صرفه جویی در زمان هنگام استفاده از مایکروسافت تیمز آورده شده است:

هشدارهای اعلان را سفارشی کنید

اگر متوجه شدید که در اعلان‌ها غرق شده‌اید یا فقط می‌خواهید به یک چت خاص توجه کنید و می‌خواهید از حواس‌پرتی جلوگیری کنید، ممکن است بخواهید هشدارهای اعلان‌های دسکتاپ و اعلان‌های فعالیت را سفارشی کنید.

برای انجام این کار، کافی است بر روی تصویر نمایه خود در گوشه سمت راست بالای برنامه کلیک کنید، بر روی تب "Notifications" کلیک کنید و در زیر "Teams & Channels" گزینه "Custom" را انتخاب کنید.

پس از انجام این کار، می‌توانید اعلان‌ها را برای چت‌ها، جلسات، افراد و سایر هشدارها مانند راهنمایی‌ها با توجه به اولویت‌های خود سفارشی کنید.

رونوشت جلسات

 مایکروسافت تیمز Microsoft Teams یک ویژگی رونویسی زنده دارد که در صورت از دست دادن یک جلسه می توان از آن استفاده کرد. همچنین، پس از آماده شدن ضبط جلسه، کاربران می توانند بر روی بیضی کلیک کرده و ویدیوی جلسه را در مایکروسافت استریم تماشا کنند.

پس از اتمام، بر روی بیضی که ظاهر می شود کلیک کنید و گزینه Update Video Details را مشاهده خواهید کرد. در اینجا، بر روی "Video Language" کلیک کنید، گزینه "Automatically generate caption file" را انتخاب کنید و روی Update کلیک کنید. در آن زمان، می توانید متن صوتی کل جلسه را دانلود کنند.

حالت مهمان را فعال کنید

اگر برای یک شرکت کار می کنید، مایکروسافت تیمز یک ابزار همکاری عالی است، گاهی اوقات لازم است با افراد خارج از سازمان خود کار کنید. خوشبختانه، این برنامه دارای ویژگی دسترسی مهمان است که به شما امکان می دهد کاربرانی را که عضوی از تیم یا شرکت شما نیستند دعوت کنید.

برای فعال کردن این ویژگی، باید به مرکز مدیریت تیم های مایکروسافت بروید، به «تنظیمات گسترده سازمان» بروید و گزینه «دسترسی مهمان» را انتخاب کنید. در اینجا، کلید «اجازه دسترسی مهمان در تیم‌ها» را روشن کنید.

از نظرسنجی ها استفاده کنید

مشابه واتس آپ و تلگرام، مایکروسافت تیمز نیز به کاربران اجازه می دهد در نظرسنجی شرکت کنند. این ویژگی فقط در یک حساب شخصی در دسترس است و می‌توانید آن را زیر کادری که پیام خود را تایپ می‌کنید پیدا کنید.

کافی است روی نماد نظرسنجی کلیک کرده و در پنلی که باز می شود، سوالات نظرسنجی را تایپ کرده و پاسخ ها را وارد کنید. این نظرسنجی حداکثر شش پاسخ را می دهد و همچنین به کاربران امکان می دهد چندین گزینه را انتخاب کنند.

به سرعت کانال ها و تیم ها را مخفی و آشکار کنید

اگر عضو کانال ها و تیم های مختلف هستید، ممکن است بخواهید کانال ها یا تیم های خاصی را که مهم نیستند پنهان کنید. برای مخفی کردن یک کانال یا تیم، روی منوی سه نقطه در سمت راست نام کانال یا تیم کلیک کنید و از منوی باز شده روی گزینه "Hide" کلیک کنید.

اگر می‌خواهید یک تیم یا کانالی که قبلاً پنهان شده بود را در مایکروسافت تیمز آشکار کنید، کافی است به فهرست کانال‌های زیر نام تیم نگاه کنید. در انتهای لیست، پیوندی خواهید دید که نشان می دهد چند کانال را در حال حاضر پنهان کرده اید. روی آن کلیک کنید تا لیست کانال های مخفی باز شود. اکنون کانالی را که می‌خواهید نمایش داده شود انتخاب کنید و روی گزینه «Unhide» در سمت راست کلیک کنید.