جلسات روزانه با تیمتان را فراموش نکنید

 به گزارش اقتصادآنلاین به نقل از دنیای اقتصاد، به مدت ۵ دقیقه در مورد فینال مسابقات جام‌جهانی و موج گرمایی که شمال اروپا را فرا گرفته بود، صحبت کردیم. سپس وقت آن رسید که هر کدام به‌صورت روتین دستورالعمل جلسه را بیان کنیم. سه موضوع روی پنجره چت نوشته شد: آخرین دیدگاه‌ها درمورد گردونه ارزش پیشنهادی، روند جمع‌سپاری سهام که درحال انجام بود و ایده‌ای برای شروع بازنگری در مورد «کد فکری» سازمان.

این بار پرداختن به این موضوعات حدود ٢۵ دقیقه طول کشید که بالاتر از حد میانگین برای ما بود. تیم به زمان بیشتری نیاز داشت تا نگرانی‌های خود را در مورد جمع‌سپاری به بحث و گفت‌وگو بگذارد. من درک می‌کردم. به هرحال معلوم نبود این کار به موفقیت می‌رسد و این افراد اصلا دو ماه دیگر شغلی دارند یا نه. در پایان جلسه، مطابق معمول به میزان ارزشمند بودن آن امتیاز دادیم که البته به‌صورت بی‌نام بود.

صبح روز بعد در برنامه «اسلک» پیامی برای اعضای تیم نوشتم و برنامه آن روزم را به آنها توضیح دادم: امروز قبض‌های ماهانه باید پرداخت شوند، پیش‌بینی جمع‌سپاری به‌روزرسانی شود و برای شرکت در یک رویداد استارت‌آپی باید به برلین بروم.

همچنین به اعضای تیم توضیح دادم که رفتن به این سفر یعنی نمی‌توانم در قرار روزانه کافه‌مان شرکت کنم.

به‌عنوان یک بنیان‌گذار، کارآفرین و رهبر کسب‌وکار، بخش مهمی از کار شما این است که محیطی ایجاد کنید که در آن افراد بتوانند به راحتی با هم مشارکت و همکاری داشته باشند. بدون چنین چیزی تیم شما دستاورد زیادی نخواهد داشت. خوشبختانه معرفی و حفظ برخی فعالیت‌های سالم تیمی کاملا ساده است.

برای بسیاری از تیم‌های نرم‌افزاری حرفه‌ای، یک فعالیت موفق برای همکاری و مشارکت، انجام «استندآپ» روزانه است. استندآپ یک جلسه کوتاه معمولا ۱۵ دقیقه‌ای است که هدف آن این است که کل تیم نسبت به پیشرفت‌های یکدیگر به‌روز باشند، اهداف مهم را به هم یادآوری کنند، کارها را به شکل غیررسمی هماهنگ کنند، مشکلات و تنگناها را به سرعت شناسایی کنند و در مورد موضوعاتی صحبت کنند که پرداختن به آنها به‌صورت رودررو بهتر است. فرمت استاندارد برای چنین جلساتی از سه سوال تشکیل شده است که توسط هر یک از اعضای تیم به‌صورت جداگانه پاسخ داده می‌شود:

١- دیروز/  امروز چه کاری انجام دادم (که به پیش رفتن ما کمک می‌کند)؟

٢- امروز/  فردا چه کاری انجام خواهم داد (که به پیش رفتن ما کمک خواهد کرد)؟

٣- چه موانعی جلوی پیشرفت من را می‌گیرند (یا پیشرفت تیم)؟

جلسات استندآپ روزانه در سراسر جهان با موفقیت انجام می‌شوند؛ اما معرفی این روش برای تیم‌های استارت‌آپی یا دورکار می‌تواند یک چالش باشد. تجربه نشان می‌دهد این جلسات در مورد چنین تیم‌هایی کارآیی ندارد. تیم‌های استارت‌آپی و دورکار به روش‌های متفاوت برای اطلاع‌رسانی به هم، روش های متفاوت برای تصمیم‌گیری و روش‌های متفاوت برای در ارتباط بودن نیاز دارند. ماهیت کار آنها متنوع‌تر و انسجام تیم‌ها نسبت به تیم‌های نرم‌افزاری کمتر است. این موضوع باعث می‌شود برای پاسخ دادن به سه سوال استاندارد بالا، بی‌طاقتی و آزردگی پیش‌ آید. چرا بازاریاب رسانه‌های اجتماعی باید به توسعه‌دهنده پشتیبانی در مورد کمپین ایمیلی که خودش دیروز روی آن کار کرده، حساب پس دهد؟ چرا باید فرض کنیم که طراح تجربه مشتری می‌تواند به حل مشکلات فنی که توسعه‌دهنده اپلیکیشن آنها را مطرح کرده، کمک کند؟

مشکل دیگری که استند‌آپ‌های روزانه دارند، همزمان‌سازی به‌روزرسانی‌های موقعیتی است. بیشتر تیم‌های دورکار، در مناطق زمانی مختلفی پخش هستند. شاید منطقی باشد که یک نفر در نیویورک، وضعیت خود را به اعضای تیم در ساعت ۹ صبح گزارش دهد. اما برای کسی که در هند مستقر است، این سوال که «امروز چه کار خواهی کرد؟» زمانی به دستش می‌رسد که بی‌فایده است. تیم‌های دورکار اغلب استندآپ‌های روزانه را هدررفت زمان می‌دانند. به‌روزرسانی‌های فرد به فرد، کار جالبی است؛ اما کارکنان تیم‌های پراکنده، به این نتیجه رسیده‌اند که به‌روزرسانی‌ها به‌صورت غیرهمزمان، بهتر جواب می‌دهد. «بات اسلک» و دیگر ابزارهای تخصصی، از اعضای تیم‌ها می‌خواهند به همکاران خود در مورد روند کارشان توضیح دهند و این کار در زمانی انجام می‌شود که با توجه به منطقه زمانی آنها مناسب و منطقی باشد. به نظر می‌رسد کارآیی این روش بهتر باشد و زمان کمتری از افراد بگیرد.

متاسفانه این تغییر به سوی به‌روزرسانی‌های غیرهمزمان، باعث می‌شود خیلی از تیم‌های دورکار جلسات روزانه را به هفتگی تبدیل کنند. اما این کار مثل این است که کودکی را در حمام تنهایی رها کنیم.  اعضای تیم، به راحتی فراموش می‌کنند که جمع شدن‌های اعضا فقط برای ارتباط برقرار کردن نیست. جلسات منظم، باعث می‌شوند به جنبه‌های پیچیده و اجتماعی عملکرد تیم پرداخته شود. وقتی یک تیم دورکار است، تمرکز اصلی جلسات روزانه باید بر ایجاد روابط، درست کردن مسائل سخت، و ترویج یک فرهنگ تیمی عالی باشد. به عبارت دیگر، همه اینها باید به همکاری بهتر منجر شوند. یک گفت‌وگوی رودرروی روزانه، در مورد دو یا سه مساله پچیده، روشی فوق‌العاده است تا اعضای تیم در کنار هم جمع شوند.

برخی افراد می‌گویند موضوعات پیچیده را می‌توان خود به خود و در جلسات دیگری که برای برگزاری آنها درخواست داده می‌شود، مطرح کرد. آنها معتقدند که معمولا نیازی نیست که جلسات روزانه و روتین با همکاران طراحی شوند. این حرف زمانی درست است که جلسه فقط قرار است دو یا سه نفر را پوشش دهد و این افراد می‌توانند از طریق پیامک با هم در ارتباط باشند. پس باید سعی کنید جلسات روتین را با گروهی چهار نفره یا بیشتر برگزار کنید.