نحوه انتخاب بهترین نرم افزار واسط سامانه مودیان؛ چه معیارهایی را قبل از خرید بررسی کنیم؟

تقریباً همه نرم‌افزارهای این حوزه از عباراتی مانند «ارسال سریع»، «پشتیبانی از صورتحساب الکترونیکی» و «اتصال به سامانه مودیان» استفاده می‌کنند. بنابراین اگر تنها بر اساس همین ویژگی‌ها تصمیم بگیریم، احتمالاً نمی‌توانیم تفاوت واقعی محصولات را تشخیص دهیم.

برای انتخاب بهترین نرم افزار واسط سامانه مودیان باید ابتدا نیاز کسب‌وکار خود را مشخص کنیم و سپس نرم‌افزارها را بر اساس چند معیار کاربردی بررسی کنیم.

در این مطلب علاوه بر توضیح این معیارها، چهار گزینه شناخته‌شده یعنی یاس فاکتور، درسان، هوفر و حسابدار اپ را نیز با یکدیگر مقایسه می‌کنیم.

ابتدا مشخص کنید ماهانه چند صورتحساب دارید

اولین سؤال قبل از خرید نرم‌افزار این است:

تعداد صورتحساب‌های مجموعه ما چقدر است؟

نیاز شرکتی که در ماه ۳۰ فاکتور صادر می‌کند با یک کسب‌وکار دارای چند هزار صورتحساب کاملاً متفاوت است.

برای حجم پایین، ثبت دستی صورتحساب شاید مشکلی ایجاد نکند؛ اما با افزایش تعداد فاکتورها، امکاناتی مانند بارگذاری گروهی Excel، ذخیره قالب‌های ورود اطلاعات، فیلتر صورتحساب‌ها و ارسال گروهی اهمیت زیادی پیدا می‌کند.

یاس فاکتور در صفحه رسمی خود اعلام کرده امکان ارسال روزانه ده‌ها هزار فاکتور، ورود گروهی اطلاعات از Excel و نگاشت ستون‌های Excel با فیلدهای موردنیاز سامانه مودیان را فراهم کرده است. این نگاشت قابل ذخیره است تا در دفعات بعدی نیازی به اصلاح مجدد فایل نباشد.

هوفر نیز ایمپورت پیشرفته Excel و تعریف قالب اختصاصی برای ورود اطلاعات را در امکانات رسمی خود معرفی کرده است.

حسابدار اپ نیز علاوه بر ثبت تک‌به‌تک، امکان ورود گروهی اطلاعات از فایل Excel را ارائه می‌کند.

بنابراین اگر تعداد صورتحساب‌های شما بالاست، قابلیت Excel نباید یک امکان جانبی تلقی شود؛ بلکه باید یکی از معیارهای اصلی انتخاب باشد.

فقط داشتن Excel کافی نیست

نکته مهم‌تر این است که همه قابلیت‌های Excel یکسان نیستند.

فرض کنید نرم‌افزار حسابداری فعلی شما یک خروجی Excel با ۲۰ ستون تولید می‌کند. اگر نرم‌افزار واسط فقط یک قالب ثابت بپذیرد، احتمالاً مجبور می‌شوید فایل را هر بار به شکل دستی اصلاح کنید.

در مقابل، امکان نگاشت ستون‌ها می‌تواند این فرآیند را ساده‌تر کند.

در یاس فاکتور، کاربر می‌تواند فایل موجود خود را با فیلدهای الزامی سامانه تطبیق داده و ساختار را برای استفاده‌های بعدی ذخیره کند. همچنین برای الگوهای مختلف صورتحساب فایل Excel متناسب در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.

این موضوع برای شرکت‌هایی که نمی‌خواهند نرم‌افزار حسابداری فعلی خود را تغییر دهند اهمیت بیشتری دارد.

جدول مقایسه یاس فاکتور، درسان، هوفر و حسابدار اپ

جدول زیر با تمرکز بر معیارهای مهم هنگام انتخاب نرم افزار واسط سامانه مودیان تهیه شده است. عبارت «اعلام نشده» به این معناست که در صفحه رسمی بررسی‌شده، آن قابلیت به‌طور صریح ذکر نشده است؛ نه اینکه الزاماً در محصول وجود نداشته باشد.

اطلاعات این جدول بر مبنای صفحات رسمی یاس سیستم، تجارت هوشمند درسان، هوفر و حسابدار اپ تنظیم شده است.

داشبورد و پیگیری بعد از ارسال، به اندازه خود ارسال مهم است

فرض کنید ۵۰۰ فاکتور ارسال کرده‌اید.

آیا باید یکی‌یکی وارد کارپوشه شوید تا بفهمید کدام فاکتور تأیید شده و کدام خطا دارد؟

نرم‌افزار مناسب باید بعد از ارسال نیز وضعیت صورتحساب‌ها را مدیریت کند.

یاس فاکتور در داشبورد خود تعداد کل صورتحساب‌ها، ارسال‌های موفق، در انتظار ارسال، در انتظار پیگیری و دارای خطا را نمایش می‌دهد. همچنین وضعیت‌ها با رنگ‌های متفاوت قابل مشاهده هستند.

هوفر نیز امکان مشاهده لحظه‌ای وضعیت تأیید یا رد صورتحساب‌ها را ارائه می‌کند.

حسابدار اپ نیز وضعیت صورتحساب را بدون مراجعه به کارپوشه نمایش می‌دهد.

این قابلیت در شرکت‌هایی که تعداد فاکتور بالایی دارند بسیار مهم است؛ زیرا مشکل اصلی اغلب «ارسال» نیست، بلکه شناسایی فاکتورهای دارای خطا است.

یک قابلیت ساده که می‌تواند جلوی دردسر را بگیرد

برخی تفاوت‌های نرم‌افزارها در امکاناتی ظاهر می‌شوند که شاید در ابتدا مهم به نظر نرسند.

برای مثال یاس فاکتور صورتحساب‌هایی را که کمتر از سه روز تا پایان مهلت ارسال آن‌ها باقی مانده به‌صورت هوشمند مشخص می‌کند.

برای کسب‌وکاری که روزانه تعداد زیادی فاکتور دارد، چنین هشداری می‌تواند بسیار کاربردی باشد.

در واقع هنگام انتخاب نرم‌افزار بهتر است فقط به امکانات اصلی نگاه نکنیم؛ قابلیت‌هایی که احتمال فراموشی یا خطای انسانی را کاهش می‌دهند در استفاده روزانه ارزش زیادی پیدا می‌کنند.

تحت وب یا نصبی؟ کدام بهتر است؟

پاسخ این سؤال به شرایط کسب‌وکار بستگی دارد.

اگر حسابدار فقط از یک سیستم مشخص در شرکت استفاده می‌کند، نسخه نصبی می‌تواند پاسخگوی نیاز او باشد.

اما اگر مدیر مالی، حسابدار یا مشاور از چند محل مختلف به اطلاعات نیاز دارد، نرم‌افزار ابری انعطاف بیشتری ایجاد می‌کند.

یاس فاکتور کاملاً ابری است و طبق اطلاعات رسمی، از هر مکان، زمان و وسیله قابل دسترسی است.

هوفر نسخه ابری و نسخه نصبی دائمی ارائه می‌کند.

حسابدار اپ نیز پنل واکنش‌گرا دارد و استفاده از آن روی موبایل را پشتیبانی می‌کند.

بنابراین اگر دورکاری یا دسترسی خارج از شرکت برایتان مهم است، این معیار را قبل از خرید بررسی کنید.

یاس فاکتور، درسان، هوفر یا حسابدار اپ؟

هر چهار نرم‌افزار می‌توانند برای گروهی از کاربران انتخاب مناسبی باشند.

یاس فاکتور علاوه بر امکانات اصلی ارسال صورتحساب، مجموعه‌ای از قابلیت‌های جانبی را در محیط خود جمع کرده است: نگاشت Excel، هفت الگوی صورتحساب، داشبورد وضعیت، هشدار پایان مهلت، استعلام شماره اقتصادی، دسترسی به شناسه کالا، درخواست گواهی و کلید، دسترسی به بخشنامه‌ها و ورود مستقیم به کارپوشه مالیاتی.

وبسایت:
yassystem.com

تلفن:

02125924

درسان بیشتر برای کاربرانی قابل بررسی است که مجموعه‌ای تخصصی با سابقه فعالیت مالیاتی را ترجیح می‌دهند و به ابزارهای حرفه‌ای مرتبط با امور مالیاتی توجه دارند.

وبسایت:
thdorsan.com

هوفر برای کاربرانی جذاب است که نسخه ابری و نصبی، داشبورد هوش تجاری، Excel پیشرفته و حتی ارتباط با سیستم حسابداری را در یک مجموعه می‌خواهند.

وبسایت:
hoofer.cloud

حسابدار اپ برای افرادی که ارسال مستقیم، Excel، پکیج‌های چندشرکته و امکان کار از موبایل برایشان اهمیت دارد، گزینه قابل بررسی است.

وبسایت:
hesabdar.app

همین تمرکز روی فرآیند قبل و بعد از ارسال باعث می‌شود یاس فاکتور صرفاً یک ابزار ارسال فایل نباشد و بتواند بخش بیشتری از کار روزمره حسابدار را پوشش دهد.