چطور شغل خود را به خانه ببریم؟

 اگر شما هر روز به یک دفتر کار در حال رفت‏ و‏آمد هستید، اما بخواهید بر یک مبنای هفتگی در جای دیگری کار خود را انجام دهید، چگونه می‏توانید رئیس‏تان را متقاعد به انجام این کار کنید؟ از چه استدلال‏ها و شواهدی باید استفاده کنید؟

کارشناسان چه می‏گویند؟

نیکولاس بلوم، استاد دانشگاه استنفورد می‏گوید: «برنامه زمانی متداول 9 صبح تا 5بعدازظهر ریشه در انقلاب صنعتی دارد. اما زمان در حال تغییر است. ما در عصر متفاوتی زندگی می‏کنیم.» هنوز کار کردن از خانه مورد قضاوت ناعادلانه قرار می‏گیرد. او می‏گوید: «برخی افراد به شدت نسبت به آن مشکوک هستند. تصور آنها از دورکاری «از زیر کار دررفتن و تماشای تلویزیون در خانه است.» به گزارش دنیای اقتصاد، اما در حقیقت تحقیقات عکس این موضوع را نشان می‏دهد: کار کردن از خانه بهره‏وری، کارآیی و تعهد را افزایش می‏دهد.

کارن دیلون نویسنده کتاب پرفروش «چگونه در مورد زندگی خود قضاوت خواهید کرد؟» می‏گوید: «کار کردن از خانه می‏تواند به همان اندازه کار کردن در اداره (و حتی بیشتر) بهره‏ور باشد.» نه تنها کار کردن از خانه رفت‏و آمد شما را به محل کار کم می‏کند که برای اکثر افراد «زمان کاملا تلف‏شده‏ای» است اما این کار به شما اجازه می‏دهد تا متمرکزتر و کارآتر عمل کنید. البته به گفته دیلون شما در صورتی این فرصت را در اختیار خواهید داشت که نیرویی ارزشمند و معتمد باشید. بنابراین اطمینان یابید که پیش از درخواست از رئیس‏تان، جایگاه خوبی در شرکت داشته باشید. در این مقاله چند استراتژی برای متقاعد کردن رئیس‏تان آورده‏ایم؛ استراتژی‏هایی که موجب می‏شوند رئیس‏تان به شما اجازه دهد تا دورکاری کنید.

 

به‌طور جدی در مورد انگیزه‏های خود فکر کنید

قبل از مطرح کردن این موضوع با رئیس‏تان، در مرحله اول در مورد اینکه چرا می‏خواهید از خانه کار کنید واضح و شفاف باشید. شاید انگیزه شما کاملا حرفه‏ای است. جلسات پشت سر هم، تماس‏های کنفرانس مداوم و گفت‌وگوهایی که در اتاق‏های استراحت اتفاق می‏افتند، تکمیل وظایف مهم را غیرممکن می‏سازد.

بلوم می‏گوید «به عبارت دیگر، دورکاری به شما زمان و فضا برای تمرکز بدون اختلال می‏دهد.» شاید دلایل شما شخصی باشد؛ بلوم می‏افزاید «مراقبت از فرزندان، ورزش یا مراقبت از افراد سالخورده، همگی کارهایی هستند که باید جدای از وظیفه شغلی خود انجام دهید. کار کردن از خانه بر یک مبنای منظم می‏تواند پویایی‏های هفتگی شما را افزایش دهد. انگیزه شما هر چه باشد، باید در مورد آنچه می‏خواهید با خودتان صادق باشید و اطمینان دهید که نیات شما خالص است.» قطعا عادلانه نخواهد بود اگر با فریب و ریا از رئیس‏تان بخواهید دورکاری کنید تا بهره‏ورتر باشید، اما در واقع بخواهید با فرزندتان وقت بگذرانید و گهگاه ایمیلتان را چک کنید.

 

یک برنامه مطرح کنید

دیلون می‏گوید باید در نظر بگیرید که یک دورکاری واقع‏گرایانه شبیه چه خواهد بود. چه می‏خواهید؟ آیا منظور شما از کار کردن از خانه روزهای سه‏شنبه‏ و پنج‌شنبه‏ است؟ یا منظور شما هر جمعه است؟ یا ساعات انعطاف‏پذیر کفایت می‏کند؟ و تصور کنید که رئیس‏تان چگونه به پیشنهاد شما گوش فراخواهد داد؟ در نظر بگیرید چه چیزی مدیر شما را نگران خواهد کرد و سپس به روش‏های رفع این نگرانی‏ها فکر کنید. به‌عنوان مثال، ممکن است نیاز به یک برنامه پشتیبانی برای انعطاف‏پذیری داشته باشید. دیلون می‏گوید:« نباید هیچ مطلقی وجود داشته باشد. رئیس‏تان باید بداند حتی اگر جمعه روز دورکاری شما باشد، می‏توانید خودتان را به یک جلسه مهم کاری در آن روز برسانید. همچنین باید در مورد اینکه چگونه کار کردن از خانه را مدیریت می‏کنید تدبیری بیندیشید؛ چرا که باید برای پاسخگویی به ایمیل‏ها و تلفن‏ها در دسترس باشید.» یک ترفند این است: اگر کار کردن از خانه تنها برای یک روز در هفته را پیشنهاد می‏دهید، سه‏شنبه را امتحان کنید. به این ترتیب، رئیس‏ شما درخواست‏تان را به‌عنوان ابزاری برای طولانی‏تر کردن تعطیلات آخر هفته ارزیابی نخواهد کرد.

 

با رئیس‏تان صحبت کنید

دیلون می‏گوید: «پیشنهاد شما باید ساده و سرراست باشد.» به رئیس‏تان توضیح دهید که «این چیزی است که من فکر می‏کنم، دلیل آن این است و این چیزی است که سازمان به‌دست خواهد آورد.» نکته آخر بسیار مهم است. «استفاده از شواهد تجربی در قانع کردن رئیس‏تان هیچ ضرری ندارد؛ به این وسیله می‏توانید مورد خودتان را قانع‏کننده‏تر نشان دهید.» به‌عنوان مثال ممکن است بگویید «من مقاله جذابی در مجله HBR خوانده‏ام که نشان می‏دهد چگونه اجازه دورکاری به کارمندان نتایج آنها را بهبود می‏بخشد.»

به گفته بلوم بحث‏تان را‏ بر مبنای منافع شرکت‏تان شکل دهید، دستاوردهای شخصی نیز از کار کردن از خانه ناشی می‏شوند. ضمنا این حقیقت که در خانه استرس کمتری خواهید داشت و بنابراین از شغل‏تان راضی‏تر خواهید بود، نیز بسیار ارزشمند هستند. او می‏گوید «بسیاری از مدیران درک می‏کنند که مردم کار کردن از خانه را ارزشمند می‏دانند. این یک راه بهینه برای حفظ بهترین کارمندان شماست.»

 

به رئیس‏تان زمان بدهید

دیلون می‏گوید «هر اندازه که بخواهید دفتر کار مدیرتان را ترک کنید، مهم است که برای گرفتن جواب بله یا خیر فوری به او فشار نیاورید. اگر صحبت‏های اولیه شما خوب پیش رفت یک پیشنهاد یک صفحه‏ای به او ارائه دهید که جزئیات طرح شما را بیان می‏کند.» بعد از این کار مدیر شما به زمان برای فکر کردن در مورد دلالت‏های شما نیاز دارد یا شاید باید از منابع انسانی تاییدیه بگیرد. «به آنها زمان و فضا برای انجام این کار بدهید.» این نکته را در نظر بگیرید اگر یک استدلال متقاعدکننده بیاورید، رئیس شما نخواهد خواست که یک کارمند خوب را از دست بدهد.

 

از تجربه و آزمون استقبال کنید

به گفته بلوم یک راه برای اینکه رئیس‏تان یک برنامه زمانی کار از خانه را بپذیرد این است که یک دوره امتحانی 3 یا 6 ماهه را پیشنهاد دهید. او می‏گوید «یک آزمایش، یک روش با ریسک پایین برای بررسی میزان کارکرد طرح شماست. از رئیس‏تان بپرسید آیا می‏توانید برای چند ماه آن را اجرایی کنید.» پیشنهاد دیلون این است که اگر مدیر شما با این برنامه موافق است، به او لیستی از فعالیت‏های هفته گذشته و لیست «بایدها» برای هفته آینده ارائه دهید. پس از اینکه این آزمون به پایان رسید، پیشنهاد او این است که یک گفت‌وگو پیرامون اینکه آیا انتظارات دوجانبه شما برآورده می‏شود یا خیر، ترتیب دهید.

 

برای تغییر سازمانی فشار بیاورید

بلوم می‏گوید «اجازه دادن به کارمندان برای کار از خانه در بسیاری از سازمان‏های سراسر جهان، یک عمل استاندارد است؛ اما همه شرکت‌ها در این زمینه آگاهی کامل ندارند.» اگر درخواست شما با پاسخ منفی مواجه شود، به خودتان نگیرید. احتمالا «مشکلات فرهنگی بزرگ‌تری» وجود دارد؛ شاید رئیس شما فکر می‏کند «اگر من این کار را برای شما انجام دهم، باید برای همه نیز این کار را بکنم.» بنابراین به روش‏های سازنده برای پذیرش پاسخ «نه» فکر کنید. ممکن است با منابع انسانی در مورد اجرای یک سیاست محیط کاری جدید صحبت کنید یا گروه کوچکی از همکاران برای بررسی این موضوع که «سایر سازمان‏ها چگونه این مساله را کنترل می‏کنند» را شکل دهید. هدف این موضوع «رفع بار تصمیم‏گیری» از یک مدیر به‌طور مجزا است.

 

دست به‌کار شوید

بلوم می‏گوید: «شانس از آن افراد شجاع است.» دفعه بعد که فرصت دست داد (برف و بوران شدیدی شد یا رخداد محلی مانند میزبانی شهر شما برای یک رخداد ورزشی اتفاق افتاد) فرصت را غنیمت بشمارید و در دورکاری خود تا جای ممکن موثر عمل کنید. نشان دادن اینکه شما می‏توانید بهره‏ور باشید، یک «استراتژی پنهان موفق» برای وادار کردن مدیر شما برای پایان دادن یک طرح دائمی کار از دفتر کار است. این کار ثابت می‏کند که می‏توانید آن را مدیریت کنید. اما آب زیرکاه نباشید. «قطعا نمی‏خواهید رئیس‏تان فکر کند که شما از نیت خوب او سوء‏استفاده می‏کنید.»

 

اصولی که باید به یاد داشته باشید

بایدها:

• در مورد انگیزه‏هایتان برای دورکاری با خودتان صادق باشید.

• مورد خودتان را با شواهد تجربی ارائه دهید. بحث با فرد منطقی و آماده دشوار است.

• با یک دوره آزمایشی 3 یا 6 ماهه شروع کنید؛ به این ترتیب شما و رئیس‏تان می‏توانید بحث کنید که چه چیزی خوب پیش می‏رود و چه چیزی نیاز به تنظیم و تعدیل دقیق دارد.

نبایدها:

• وقت‏تان را صرف یک ارائه مبسوط و مفصل از استدلال‏های خود کنید؛ یک مکالمه با یک ارائه یک صفحه‏ای کافی و مناسب خواهد بود.

• اگر با درخواست شما موافقت نشد، دلسرد نشوید. گروهی از همکاران برای تفحص در مورد اینکه چگونه سازمان‏های دیگر کارمندانی را که از خانه کار می‏کنند مدیریت می‏کند شکل دهید و یافته‏های خود را به منابع انسانی ارائه دهید.

• از فرصت‏ها برای نشان دادن اینکه شما می‏توانید به‌طور موثر و بهره‏ور از خانه کار کنید استفاده کنید.

 

یک دوره آزمایشی پیشنهاد دهید

دو سال پیش، زمانی که مارک اسکات شغلی را به‌عنوان مدیر ارشد بازاریابی در اپیکسیو پذیرفت (Apixio شرکتی با ماموریت ارائه دسترسی سریع به اطلاعات کلینیکی است) می‏دانست که رفت‏و‏آمد او به شرکت می‏تواند بد باشد. او می‏گوید «اما من به‌طور کامل درک نمی‏کردم این رفت‏و‏آمد می‏تواند تا چه حد ظالمانه نیز باشد.» مسیر چند کیلومتری خانه او به دفتر کارش حدود یک ساعت و نیم زمان می‏برد. پس از حدود 6 ماه ماندن در شرکت، این «بهره‏وری تلف‏شده» تاثیر معکوس بر عملکرد او گذاشت. او در شغل قبلی‏اش چهار روز در هفته از خانه کار می‏کرد و می‏دانست که اگر بتواند کاری مشابه در نقش جدید خود انجام دهد، باید از رئیس فعلی‏اش سوال کند.

گرچه اپیکسیو یک سیاست رسمی برای کار کردن از خانه نداشته است، اما مارک مطمئن بود که فرهنگ این شرکت «آزاد، حمایتی و انطباق‏پذیر» است و رئیس او با او هم‏فکری خواهد کرد. اما او همچنین می‏دانست که باید هر گونه نگرانی درباره عدم حضور فیزیکی خود را کاهش دهد. او می‏گوید «من تیم بازاریابی را هدایت می‏کنم و در تیم اجرایی حضور دارم. زمان حضور رودررو در محیط کار بسیار مهم است.» مارک یک دوره آزمایشی را پیشنهاد داد که در آن هر سه‏شنبه او از خانه کارها را انجام می‏داد. او می‏گوید « جلسات پرسنل ما روزهای دوشنبه بود؛ بنابراین سه‏شنبه‏ها بسیار منطقی به نظر می‏آمد. من به رئیسم گفتم تمایل دارم برای چند ماه این کار را امتحان کنم و ببینم چه خواهد شد.» او همچنین این موضوع را اضافه کرد که هر زمان که در روزهای سه‏شنبه به او نیاز باشد در محل کارش حاضر خواهد شد. «می‏خواستم او بداند که من به تیمم متعهد هستم و نسبت به کارم انعطاف نشان می‏دهم.» رئیس او با این روند آزمایشی موافقت کرد. همه آنچه مارک باید انجام می‏داد این بود که نشان دهد به‌عنوان کارمندی که از راه دور کار خود را انجام می‏دهد در این کار موفق عمل می‏کند. «بهترین روش برای ایجاد کشش این است که نشان دهید شما در دسترس، بهره‏ور و پاسخگو هستید.» طرح جدید موفقیت‏آمیز بود و مارک با حمایت رئیسش به‌کار کردن از خانه به‌طور منظم ادامه می‏دهد. او می‏گوید «ما هرگز گفت‌وگویی رسمی درباره این موضوع نداشتیم؛ چرا که این مساله به خوبی پیش‏می‏رود.» «او به من گفته است که تنها زمانی در خانه کار کن که به آن نیاز داری.» مارک افراد تیمش را به دورکاری روی پروژه‏هایی تشویق می‏کند که نیاز به تمرکز شدید دارند. او می‏گوید «اکنون حتی بعضی اوقات مدیر ارشد اجرایی و مدیر ارشد مالی ما نیز از خانه کارهای خود را انجام می‏دهند.»

 

نسبت به شغل‏تان منعطف و متعهد باشید

وید وایلاک یک‌سال پیش از اینکه به سان‏آنتونیو منتقل شود، به‌عنوان یک مدیر در Employer Flexible (یک شرکت استخدام و منابع انسانی واقع در هوستون) کار کرده بود. کار وید شامل استخدام کردن و ایجاد تیم‏های فروش و خدمات می‏شد. دو سال بعد وید ترفیع گرفت و رئیس‌اش از او خواست تا به شعب اصلی شرکت بازگردد، اما بازگشت به هوستون چیزی نبود که وید برای آن آمادگی داشته باشد. بنابراین او یک برنامه تعیین کرد. وید به زندگی و کار در سان‏آنتونیو، هم در دفتر کار شرکت و هم در خانه، ادامه می‏دهد، اما سه روز در هفته را در هوستون می‏گذراند. او همچنین برای جلسات خاص در شعب اصلی شرکت حتی برای زمان کوتاه، آماده و در دسترس است. او می‏گوید: «من دریافتم که این کار یک فداکاری برای شرکت است، بنابراین باید انعطاف‏پذیر باشم.» وید برای ارائه این مورد به رئیس‌اش، از مثال‏های داخلی در مورد کارمندانی که دورکاری می‏کنند و موفق هستند استفاده کرد. به‌عنوان مثال، او به زیردستانش اشاره کرد؛ کسانی که وقتی نیاز به زمان برای نوشتن پژوهش‏ها یا کتاب‏های راهنما دارند، روزها را در خانه می‏گذرانند و در نتیجه امتیاز بالایی از مشتریان دریافت می‌کنند. رئیس وید با یک دوره آزمایشی یکساله موافقت کرد. او به من گفت «بیایید ببینیم چگونه این نقش توسعه می‏یابد و دوباره ارزیابی می‏شود.» وید به برنامه زمانی وفادار ماند. زمانی که او در شعب اصلی شرکت بود، اغلب 12 ساعت در روز کار می‏کرد و اطمینان می‏یافت که تعداد بسیار زیادی از جلسات رودررو مستقیم دو نفر را با تیمش داشته باشد. زمانی که دورکاری می‏کرد اطمینان می‏داد که در صورت نیاز دردسترس خواهد بود. او می‏گوید «می‏خواستم اطمینان دهم که چه من پشت میزم در هوستون نشسته باشم چه در سان‏آنتونیو، همکارانم هیچ تفاوتی در عملکرد من نخواهند دید.» «زمانی که شما دورکاری می‏کنید، باید 110 درصد بازدهی داشته باشید.» پس از اینکه این یک‌سال به پایان رسید، وید بازبینی مثبتی در عملکردش دریافت کرد. رئیسم به من گفت «عملکرد شما بسیار خوب بود و دورکاری شما موضوع کم‏اهمیتی است.» همچنین به وید گفته شد که ممکن است هر هفته به رفت‏وآمد او به شرکت نیاز نباشد و در عوض می‏تواند آن را به هر سه هفته تقلیل دهد، اما او هنوز این جایگزینی را انجام نداده است. او می‏گوید «من ارتباط رودرو با تیمم را دوست دارم.»