چگونه قابلیت‌های مدیریتی بهبود می‌یابد؟

عموما نویسندگان این کتاب‌ها توصیه‌هایی با هدف کمک به بهبود رفتار مدیران دارند. با وجود اینکه چنین کتاب‌هایی ارزشمند هستند اما باید اذعان کرد که در آنها توجه کمی به نگرانی‌ها، تردیدها، خواسته‌ها و نیازهای کارمندان شده است. توجه بیشتر مطالب آنها معطوف کسی است که می‌خواهد مدیریت انجام دهد و نه کسانی که قرار است بر آنها مدیریت اعمال شود. در تحقیقات اخیر، ما با محوریت کارمندان به مقوله مدیریت نزدیک شده‌ایم و با این دیدگاه آغاز کرده‌ایم که لازم است تا مسائل مدیریتی از دیدگاه کارمندان بررسی شود. بر اساس این چشم‌انداز، وظیفه‌ یک مدیر اساسا این خواهد بود که کارمندان خود را قادر سازند تا بهترین کاری که می‌توانند را انجام دهند. این رویکرد کارمند‌‌محور بر اساس درک عمیق‌تر جهان کارمندان طرح ریزی شده است. به همین منظور ما به بررسی نظرات کارمندان پرداختیم تا دریابیم چه وجوهی از کارشان آنها را برمی‌انگیزاند و به اشتیاق می‌آورد. ما در مورد آنچه باید به بهترین شکل انجام دهند، ترس‌ها، نگرانی‌ها و سرخوردگی‌هایی که ممکن است داشته باشند،تحقیق کردیم.پس از آن درباره‌ رابطه‌ آنها با مدیرانشان با دقت کنکاش کردیم. همچنین در مورد مواردی که محیط کار آنها را شکل می‌دهد و از آنها تاثیرات مثبت یا منفی دریافت می‌کنند، پرس و جو کردیم. کارمندان چه می‌خواهند؟ به رغم تنوع در پاسخ‌های متعدد کارمندان، ما دریافتیم که پنج عامل عمده در ایجاد انگیزه و انجام بهتر کار از سوی آنها وجود دارد که اولویت بالاتری دارند: • واگذار شدن مسوولیت به آنها برای انجام کارهای ارزشمند • داشتن سطح بالایی از آزادی عمل • داشتن فرصت برای ارتقای توانایی‌ها و بالا بردن میزان تخصص خود • شانس همکاری و معاشرت با همکاران خوب • رسیدن به آگاهی و شناخت برای انجام کاری خوب و متعالی جالب است که پول و میزان پرداخت‌ها در هیچ جای ویژگی‌های ذکر شده دیده نمی‌شود. همچنین هیچ بحثی نیز درباره شرایط فیزیکی محیط کار نشده است. چه چیز کارمندان را ناامید می‌کند؟ راه دیگر برای تشخیص اینکه چه چیز برای کارکنان شما ایجاد انگیزه می‌کند و آنها را مشتاقانه درگیر کار می‌کند این است که از نقاط منفی شروع کنید. به عقیده ما مدیریت موثر، روشی است که به صورت بالقوه به همان میزان که از این نقاط منفی می‌‌کاهد، باعث تقویت پتانسیل‌های مثبت می‌شود. فهرستی که از ترس‌ها، نگرانی‌ها و ناکامی‌های کارکنان مورد مطالعه خود به دست آوردیم، بسیار طولانی بود. به طور کلی این ناخشنودی‌ها در هفت دسته کلی قرار می‌گیرند: • فقدان شانس و فرصت برای توسعه مهارت‌های خود • ترس از شکست و ناتوانی در برآورده کردن توقعات زیاد • مواجه شدن با استرس و اضطراب حین انجام کار • سرخوردگی از فرآیندهای ناکارآمدی که در محیط شغلی اعمال می‌شود • تطابق پیدا نکردن با امور شغلی به رغم درگیر شدن با آنها • روبه‌رو شدن با عدم قطعیت‌ها و تغییرات شغلی • ترس از تعدیل نیروهای ناگهانی شما به عنوان یک مدیر چه کاری می‌توانید انجام دهید تا از شناخت این مراتب نگرانی استفاده‌ مثبت کنید؟ البته اولین قدم مثبت آن است که بدانید چه چیزهایی کارکنان شما را نگران می‌کند. دوم و در عین حال هوشمندانه‌ترین دیدگاه، آن است که بدانید مسائلی که باعث نگرانی کارکنانتان می‌شود چیزهایی است که موقعیت کلی کارمندتان را مشخص می‌کند. برای مثال اگر کارمند شما از این ناراحت است که نمی‌تواند ظرفیت‌های شغلی خود را بسط دهد یا اینکه گمان کند در برآورده کردن انتظارات ناتوان است، به‌ آن معناست که او در مورد امنیت شغلی خود نگران نیست و این مساله برای او در مراتب پایین‌تر اهمیت قرار دارد. باید توجه داشت خیلی باارزش است که بخشی از مهم‌ترین دغدغه‌های کارمندتان متوجه شغلش باشد، چرا که کار کردن، تنها بخشی از زندگی فردی انسان به شمار می‌رود و مشخصا محیط کار نمی‌تواند به طور کامل تمام نیازهای یک فرد را برآورده سازد. اما ما معتقدیم که محیط کار می‌تواند پتانسیل رضایت شخصی را در بسیاری از موارد برای فرد به همراه داشته باشد. رییس خوب و رییس بد کیست؟ ما از پاسخ‌دهندگان درباره مدیر مربوطه آنها هم پرسیده‌ایم و اینکه کدام رفتارهای آنها را موثر و یا بی‌تاثیر می‌دانند. ما همین‌طور در مورد بهترین و بدترین مدیرانی که تا کنون با آنها سر و کار داشته‌اند هم سوال کرده‌ایم. پاسخ‌های آنها بسیار جالب توجه و حتی معتبر بودند. رییس خوب به کارمندش این فرصت را می‌دهد تا با کار خود درگیر شود و فرصت و فضای مناسب برای این امر را به او می‌‌دهد. در مواقع لزوم از او حمایت می‌کند. کار او را درک می‌کند و پیشرفت‌هایش را مورد تقدیر قرار می‌دهد و همچنین از گرفتن تصمیم‌های دشوار نمی‌هراسد. یک رییس بد اهداف غیر واضح و گیج‌کننده پیش روی کارمند خود قرار می‌دهد. در امور جزئی دخالت می‌کند، خودخواه است و فقط بر روی دستورات خود پافشاری می‌کند. پژوهش ما باعث می‌شود تا دو سوال اساسی پیش بیاید: اول اینکه اگر تهیه این فهرست‌ها می‌تواند به نحو موثری باعث بهبود سطح مدیریتی شود، پس چرا اینقدر مدیر ناکارآمد وجود دارد؟ دیگر آنکه برای عمل به این راهکارها چه می‌توان کرد؟ موانع مدیریتی ما از مصاحبه شوندگان خود درباره هوشمندی مدیران پرسیدیم و اینکه چگونه فردی که به صورت بالقوه می‌تواند مدیر خوبی باشد به یک مدیر بد تبدیل می‌شود. پاسخ به این سوال را می‌شود در سه بحث خلاصه کرد. برخی جنبه‌های مدیریتی مانند شمشیری دو دم است. در عین حالی که فضا دادن به یک کارمند، رفتار مدیریتی پسندیده‌ای محسوب می‌شود، این امکان وجود دارد که باعث شود اختیار بیش از حد به او واگذار شود. به وجود آوردن کارهای چالش‌‌برانگیز امر مطلوبی است، اما نه آنقدر که به کاری غیرممکن تبدیل شده باشد. راه حل مساله، تعادل است. اما باز تشخیص نقطه‌‌ی تعادل کار دشواری خواهد بود، چرا که هر کارمندی دارای ویژگی‌های شخصی و مهارت‌ها و انگیزه‌های منحصر به فرد خود است. نقطه‌ای که برای یک فرد تعادل به حساب می‌آید برای فرد دیگر ممکن است افراط باشد. یک کارمند ممکن است از شما برای واگذار کردن یک کار مهیج و پرمسوولیت به او، قدردانی کند و کارمندی دیگر از دست شما عصبانی شود که چرا او را بدون راهنمایی به حال خودش رها کرده‌اید و به او مسوولیت دشوار سپرده‌اید. مدیران همیشه بین اولویتهای کاری و محدودیت زمانی نیز درگیر هستند. بسیاری از مدیران پنج یا شش منبع ارائه گزارش‌ها در سازمان خود دارند که هرکدام نیازهای متفاوتی را برآورده می‌کنند. سفرهای زیاد کاری برای پاسخگو بودن به کارفرمایان، تماس‌های تلفی از ده‌ها تن در جاهای مختلف و... . این همه مدیران را در معجونی از بازخوردهای متنوع قرار می‌دهد و البته گاه باید بحران‌های اقتصادی و سایر مسائل پیش‌بینی نشده را هم به آن اضافه کرد. این است که انسجام و تنظیم وقت و امور از اولویتهای کاری یک مدیر محسوب می‌شود. وبالاخره اینکه لازمه مدیریت خوب داشتن رفتاری غیرشهودی است. سومین عاملی که می‌شود برای یک مدیریت موفق ذکر کرد این است که بر خلاف اصول طبیعت باشد. پژوهش‌های دانشگاهی زیادی بر روی زمینه‌های طبیعی که هر یک از ما به عنوان انسان از خود نشان می‌دهیم انجام شده است. این آزمایش‌ها نشان می‌دهد که ما به عنوان یک انسان خودخواه هستیم، می‌‌خواهیم بر همه چیز تسلط داشته باشیم و البته در عین حال ترجیح می‌دهیم محافظه‌کار و ریسک گریز باشیم. در این ویژگی‌ها چیز نادرستی وجود ندارد. اینها صفاتی است که از گذشتگان خود به ارث برده‌ایم و بخش بزرگی از ادامه حیات ما بر روی زمین و زنده ماندن نسل انسان در گذشته مدیون همین خصوصیات بوده است. اما مساله اینجاست که یک مدیر خوب نباید بر اساس سرشت طبیعی خود عمل کند. هر چه از آن دورتر بمانید بیشتر به مدیری موفق تبدیل خواهید شد. اینها نتایجی است که از جمع‌بندی نظرات مصاحبه‌شوندگان به‌دست آمد، اما پاسخی که از تجزیه و تحلیل‌های ما خواهید گرفت آنقدرها دلسرد کننده نیست. آیا مدیریت کاری آسان است؟ به هیچ وجه! در عین حال نکاتی هست که هر مدیر لازم است رعایت کند تا قابلیت‌های خود را بهبود ببخشد. این اقدام با سه مرحله کلی آغاز می‌شود. 1‌‌. هدف و عملکرد مسائل را به طور منظم و اساسی از دیدگاه کارمندانتان بررسی کنید. باید سعی کنید تا خود را در جایگاه آنها فرض کنید. اما چطور می‌شود این کار را انجام داد؟ بسیاری از ما داستان‌هایی خوانده‌ایم از پادشاهانی که خود را در لباس مبدل قرار می‌داده‌اند یا سریالهای تلویزیونی که مدیران مانند یک ارباب رجوع و مخفی وارد سیستم کاری خود شده‌اند. اما مساله اینجاست که ما واقعا نمی‌توانیم یک تجربه مخفی داشته باشیم. پس باید برای آن راه‌های جایگزین وجود داشته باشد: قرار گرفتن در جلساتی که صورت رسمی ندارد. مانند اوقات استراحت و ورزش کارمندان یا زمان ناهار که می‌شود با لایه‌های پایین‌تر سیستم در تماس قرار بگیرید. برخی موسسات سیستمهای گفت‌وگوی اینترنتی ترتیب داده‌اند که افراد بودن در نظر داشتن رتبه اداری در آنها به گفت‌وگو می‌پردازند. فضایی که کارمندان برای استراحت دور هم جمع می‌شوند نیز یکی از این مکانهای مناسب است. در همین فضاهای نزدیک که افراد به طور موقت و در زمان کوتاه در کنار هم قرار می‌گیرند و به گفت‌وگو می‌پردازند، فضایی کمتر سلسله مراتبی را به وجود می‌آورد که می‌توانید از آنها در بررسی اوضاع کار استفاده کنید. 2‌‌. جمع‌بندی کارها لزوم تدوین امور به صورت پروژه‌های تعریف شده را باید در نظر داشت در سمینارهایی که برای امور اجرایی برگزار می‌شود اغلب این سوال را می‌پرسیم: فکر کنید و ببینید آخرین باری که با انگیزه و به طور کامل با کاری درگیر شده‌اید کی بوده است. ویژگی‌هایی که این کار داشته چه چیزهایی بوده؟ آنها معمولا به ترتیب مدونی که پیش‌تر گفته شد، اشاره می‌کنند. از قبیل درگیر شدن با کار، واگذار شدن استقلال اجرایی به افراد، شانس همکاری با افراد قابل اعتماد و... اما مهم‌ترین مساله این است که آن کار به صورت پروژه‌ای مدون تعریف شده بوده است. جای تعجب ندارد، اما قابل توجه است که یکی از راه‌های ایجاد انگیزه در کارکنان این است که ساختار کار خود را به صورت یک پروژه مشخص ارائه کنید. این از ماهیت‌های یک پروژه است که اولا به سادگی یک هدف واضح را بیان می‌کند. ثانیا زمان رسیدن به آن هدف را مشخص می‌کند و نهایتا درک روشنی از اینکه چه کسی مسوول انجام چه کاری خواهد بود را به افراد می‌‌بخشد. 3‌‌. جلوگیری از تداخل امور در خارج از محدوده شغلی به کار نگاه کنید. وجود سلسله مراتب در هر سازمانی یک پیش‌فرض و امر بدیهی است. اما گاه تداخل کارها و مسوولیت‌ها باعث می‌شود تا ناسازگاری و سرخوردگی در سیستم به وجود بیاید. یکی از راهکارهای مدیریتی این است که کارمندان خود را توجیه کنید که وقتی قرار است پروژه‌ای را انجام دهند فرض کنند که نقش متداخل یا مزاحم وجود ندارد و با این فرض کار خود را پیش ببرند. مساله اینجاست که زمان شما به عنوان مثال دو سال است و باید این کار را در انتهای آن به انجام رسانده باشید. این باعث می‌شود تا نیروهای کاری شما تشویق شوند و توانایی‌های آنها ارتقا پیدا کند و حجم زیادی از کارهایی را که به آنها می‌پردازید، به کارمندان خود واگذار کنید. در عین حال که وظیفه سازماندهی آنها را انجام می‌دهید. هیچ راه میانبری برای تبدیل شدن به یک مدیر خوب وجود ندارد. همه ما ذاتا می‌دانیم که یک مدیریت خوب چطور جلوه می‌‌کند. اما بسیاری از ما برایمان دشوار است که این راهکارها را به صورت سیستماتیک و روزانه دنبال کنیم. آنچه باید انجام دهیم، بیشتر از اینها نیست اما باید به این بینش برسیم که چگونه می‌شود به این پیشنهادهاعمل کرد. تجربه ما نشان داده است که بهترین مدیران کسانی هستند که اتخاذ انضباط و سبک و سیاق کاری را با توجه به منظر کارمندان خود مورد توجه قرار می‌دهند. این طرز فکر کمک می‌کند تا ساختار دقیق‌تری را برای ایجاد یک تشکل موثر بنا کنید و تصمیم‌گیری‌هایتان را در سطحی موثر قرار می‌دهد تا اهداف مقتضی سازمانتان برآورده شود.

مترجم:علی موقر منبع: London business school