دستیاران مجازی و کاهش وظایف مدیران

صرف نظر از اینکه شما تجارت خود را تازه آغاز کرده اید یا در حال گسترش آن هستید، اکثر دستیاران مجازی افرادی قراردادی یا دارای شغل آزاد هستند که کار خود را در منزل انجام می‌دهند و روی آن دسته از کارهای اداری تمرکز می‌کنند که شبیه به کار دستیاران اجرایی یا منشی است. وب‌سایت‌هایی از قبیل «odesk.com » یا «elance.com» که در زمینه کارمندان قراردادی تخصص دارند، دارای هزاران لیست از دستیاران مجازی هستند. جاله بیشارت، معاون بازاریابیDesk.com اعتقاد دارد با افزایش تعداد دستیاران مجازی و تخصصی که آنها دارند، مدیران می‌توانند به راحتی از پس کارهای اداری خود بر آیند. در سال 2012، شرکت اودسک بیش از 25 هزار تقاضا برای شغل دستیار مجازی داشت که این عدد در مقایسه با سال 2008 تنها 2500نفر بود. کارآفرینان از دستیار مجازی برای همه نوع کار استفاده می‌کنند، از فروشندگی و خدمات تماس با مشتری گرفته تا ارسال کارت تبریک برای مشتریان احتمالی‌.همان‌طور که شما به یک کارمند دائمی اعتماد می‌کنید، خیلی مهم است که به دستیار مجازی خود نیز اعتمادی کامل داشته باشید. بیشارت معتقد است که دستیاران مجازی عضوی از یک تیم می‌شوند که تنها از راه دور با شما همکاری می‌کنند. اگر نمی‌دانید از کجا شروع کنید، در زیر مواردی ارائه شده است که شما می‌توانید با بررسی آنها برای توسعه تجارت خود از دستیار مجازی استفاده کنید: دفترداری به اعتقاد کتی کوالیاکو، مدیر بازاریابی انجمن بین‌المللی دستیاران مجازی، چک کردن صورت حساب‌ها و دیگر مسائل مربوط به دفترداری از راحت‌ترین کارهایی است که می‌توان به دستیار مجازی سپرد. تعداد زیادی ازافرادی که در کسب و کارهای کوچک تجاری مشغول هستند، ترجیح می‌دهند تا بررسی و اجرای سیستم دفتر داری را با دستیاران مجازی خود به اشتراک بگذارند‌. این دستیاران می‌توانند وظایفی از قبیل رسیدگی به قبوض و فاکتورهای‌ پرداخت نشده را انجام دهند. تحقیقات آنلاین شما می‌توانید به راحتی‌امورمربوط به تحقیقات اینترنتی را به دستیار مجازی خود بسپارید. به گفته سو کرامر‌هاروود، رییس انجمن دستیاران مجازی درخواست‌های عادی در این مورد شامل پیدا کردن اطلاعات در زمینه وب‌سایت شرکت‌ها، کشف محصولات جدید و بررسی صلاحدید کارمندان بالقوه یا تماس‌های تجاری می‌شود. مطمئن شوید که دستورالعمل‌های شفاف را همراه با نام کاربری و رمز به دستیار خود می‌سپارید تا آنها بتوانند به ابزار تخصصی تحقیق یا وب‌سایت‌های پولی دسترسی داشته باشند. ورودی‌های پایگاه داده‌ها توزیع کارت‌های دعوت همایش‌ها و بروشورهای تبلیغاتی کنفرانس‌ها، جست‌وجوی اطلاعات در قراردادهای تجاری، حفظ جریان پایگاه‌های اطلاعاتی از جمله کارهای مناسب برای دستیاران مجازی است. سعی کنید در مورد نیازها و انتظارات رفتاری خاص داشته باشید و مطمئن شوید که دستیار مجازی شما قبلا این کارها را کرده است. در این صورت، ‌امکان اشتباه کمتری وجود خواهد داشت. کرامر‌هاروود معتقد است که پیگیری‌امور برای صاحبان کسب‌وکار بسیار مهم است. ارائه اطلاعات ریچ پیرسن، مدیر ارشد بازاریابی معتقد است تبدیل اطلاعات خام به ارائه شفاف در پاور پوینت یا خلاصه کردن یافته‌های تحقیق به هنگام ارائه برای یک نشست می‌تواند باعث صرفه جویی در وقت مدیران شود. مدیریت ایمیل‌ها کوالیو معتقد است برای جلوگیری از اتلاف وقت در بررسی ایمیل‌ها، بعضی از دستیاران مجازی می‌توانند مهم‌ترین ایمیل‌ها را از جانب شما جدا کنند و به دیگر ایمیل‌ها پاسخ دهند. مدیریت چنین کاری را می‌توان به راحتی از راه دور انجام داد. با این حال،شما باید در مورد چگونگی جدا کردن ایمیل‌های مهم به دستیار مجازی خود نکاتی را متذکر شوید. در ضمن، دستیار شما باید قبل از ارائه پاسخ‌ها آنها را برای شما کپی کند تا احتمال خطا کاهش یابد. کارهای اجتماعی دستیاران مجازی می‌توانند در اجرای کارهایی از قبیل نوشتن کارت‌های تبریک با ارسال کارت‌های تشکر خوب عمل کنند. چنین کارهایی می‌تواند برای مدیران تجاری فراگیر شود. تحقیقات مسافرتی پیرسون می‌گوید: «دستیاران مجازی در پیدا کردن هتل‌ها، رزرو بلیت هواپیما و برنامه‌های سفر، هم برای تجارت و هم برای سرگرمی، منبع خوبی هستند.» دستیار شما می‌تواند از تعداد رو به افزایش ابزارهای تحقیق در سفر نهایت استفاده را ببرد و سایت‌های مربوطه را در اینترنت جست‌وجو کند. دستیاران همچنین می‌توانند هنگام بررسی گزینه‌های مسافرت‌های بین‌المللی، به مشکل محدودیت‌های زمانی نیز رسیدگی کنند. برنامه ریزی کرامر‌هاروود معتقد است از آنجا که بسیاری از ابزار برنامه ریزی به صورت انلاین در دسترس هستند، دستیاران مجازی می‌توانند برنامه‌های تعداد زیادی از مشتریان را مدیریت کنند. چنین وظیفه ای شامل بررسی دعوت‌نامه‌ها از جانب دیگران، زمان‌بندی دیدار ملاقات با مشتریان و کمک به برنامه‌ریزی برنامه‌های آینده می‌شود. پیگیری‌امور تجاری اولویت‌بندی فرصت‌های بالقوه بازرگانی اگرچه می‌تواند چالش برانگیز باشد، ‌اما دستیاران مجازی می‌توانند در این فرآیند موثر باشند. برای مثال، هنگام خرید از ای بی «eBay» می‌توانید از دستیار مجازی خود بخواهید تا به دنبال محصولاتی باشد که برای فروش مجدد سودده هستند. دسترسی به آخرین اخبار از آنجا که زمان برای پیگیری اخبار مربوط به صنعت بسیار محدود است، تعدادی از صاحبان کسب‌وکارهای کوچک برای دریافت آخرین اخبار به دستیاران مجازی روی آورده‌اند. بنابراین، تعدادی ازمدیران اجرایی برای به روز کردن اطلاعات خود یا ارائه پیشرفت‌های جالب در گفت‌وگو با مشتریان خود از دستیاران مجازی استفاده می‌کنند. چنین اقدامی می‌تواند به مدیران اجرایی کمک کند تا از آخرین اخبار با خبر شوند.

نویسنده: الین دیزیک مترجم: مهرداد واشقانی فراهانی