دفتر کل چیست؟

دفتر کل نشان دهنده نظام ثبت سوابق برای داده‌های مالی یک شرکت است که در آن اطلاعات ثبت شده در حساب‌های بدهی و بستانکاری به کمک تراز آزمایشی تأیید می‌شود.

کد خبر: ۸۰۲۴۶۵

۱۲ مهر ۱۴۰۲

این دفتر سوابق مربوط به هر تراکنش مالی انجام شده در طول عمر یک شرکت فعال را ارائه و اطلاعات مربوط به حساب‌هایی را که برای تهیه صورت‌های مالی شرکت لازم هستند در خود نگهداری می‌کند. داده‌های تراکنش‌ها بر اساس نوع آن‌ها به حساب‌های دارایی‌ها، بدهی‌ها، سرمایه سهامداران، درآمدها و هزینه‌ها تفکیک می‌شوند.

نکات کلیدی

دفتر کل پایه و اساس سیستم حسابداری دو طرفه یک شرکت است.

حساب‌های دفتر کل شامل تمام داده‌های تراکنش‌های مورد نیاز برای تهیه صورت سود و زیان، ترازنامه و سایر گزارش‌های مالی شرکت می‌شود.

تراکنش‌های ثبت شده در دفتر کل خلاصه‌ای از تراکنش‌هایی هستند که به‌عنوان اقلام روزانه در حساب‌های معین ثبت می‌شوند.

تراز آزمایشی گزارشی است که فهرستی از هر حساب دفتر کل و موجودی آن را ارائه می‌دهد و بررسی تنظیمات و مکان‌یابی خطاها را آسان‌تر می‌کند.

نحوه عملکرد دفتر کل

دفتر کل پایه و اساس نظامی است که حسابداران برای ذخیره و سازماندهی داده‌های مالی لازم برای ایجاد صورت‌های مالی شرکت استفاده می‌کنند. تراکنش‌ها در هریک از حساب‌های معینی که در فهرست حساب‌های شرکت تعریف شده‌اند ثبت می‌شوند.

تراکنش‌ها سپس در دفتر بسته یا خلاصه می‌شوند و حسابدار یک تراز آزمایشی ایجاد می‌کند که به عنوان گزارشی از مانده هریک از حساب‌های دفتر کل عمل می‌کند. تراز آزمایشی از نظر وجود اشتباهات بررسی و با ثبت اقلام ضروری اضافی تنظیم می‌شود و سپس تراز آزمایشی تعدیل شده برای ایجاد صورت‌های مالی استفاده می‌شود.

نحوه عملکرد دفتر کل در نظام حسابداری دو طرفه

دفتر کل توسط مشاغلی استفاده می‌شود که از روش حسابداری دو طرفه استفاده می‌کنند، به این معنی که هر تراکنش مالی حداقل دو حساب دفتر کل را تحت تأثیر قرار می‌دهد و هر اطلاعات ورودی حداقل یک تراکنش بدهکار و یک تراکنش بستانکار دارد. تراکنش‌های دوطرفه که هم‌چنین «اقلام روزانه» نیز به آن‌ها گفته می‌شود در دو ستون ثبت می‌شوند که در آن حساب‌های بدهکار در سمت چپ و حساب‌های بستانکار در سمت راست قرار دارند و مجموع تمام تراکنش‌های بدهکار و بستانکار باید تراز باشد.

معادله حسابداری که پایه و اساس حسابداری دو طرفه را تشکیل می‌دهد، به شرح زیر است:

دارایی‌ها-بدهی‌ها=سهامداران سرمایه

ترازنامه از این قالب پیروی می‌کند و اطلاعات را به تفکیک هر حساب نشان می‌دهد. به‌عنوان‌مثال، در ترازنامه چندین حساب دارایی از جمله وجوه نقد و حساب‌های دریافتنی در بخش دارایی‌های کوتاه‌مدت نشان داده می‌شوند.

روش حسابداری دو طرفه بر اساس این شرط معادله حسابداری عمل می‌کند که تراکنش‌های ثبت شده در حساب‌های سمت چپ علامت مساوی این معادله باید با کل تراکنش‌های ثبت شده در حساب (یا حساب‌های) سمت راست برابر باشد. حتی اگر معادله به شکل متفاوتی ارائه شود (مانند دارایی‌ها = بدهی‌ها + سرمایه سهامداران)، قانون تعادل همیشه اعمال می‌شود.

دفتر کل چه چیزی را نشان می‌دهد؟

جزئیات معاملات مندرج در دفتر کل در سطوح مختلف جمع‌آوری و خلاصه می‌شوند تا برای ایجاد تراز آزمایشی، صورت سود و زیان، ترازنامه، صورت جریان‌های نقدی و بسیاری از گزارش‌های مالی دیگر استفاده شوند. این فرآیند به حسابداران، مدیران شرکت، تحلیلگران، سرمایه‌گذاران و سایر ذینفعان کمک می‌کند تا عملکرد شرکت را به طور مداوم ارزیابی کنند.

زمانی که هزینه‌ها در یک دوره مشخص افزایش می‌یابد، یا یک شرکت معاملات دیگری را ثبت می‌کند که بر درآمد، درآمد خالص یا سایر معیارهای مالی کلیدی تأثیر می‌گذارد، داده‌های صورت‌های مالی اغلب کل ماجرا را بیان نمی‌کنند. در مورد انواع خاصی از اشتباهات حسابداری، بازگشت به دفتر کل و بررسی جزئیات هر معامله ثبت شده برای یافتن موضوع ضروری است. گاهی اوقات این امر می‌تواند شامل بررسی ده‌ها مدخل مجله باشد، اما حفظ صورت‌های مالی معتبر و بدون خطای شرکت ضروری است.

دفتر کل نشان دهنده نظام ثبت سوابق داده‌های مالی یک شرکت است که در آن سوابق حساب بدهی و دارایی با تراز آزمایشی تأیید می‌شود. این دفتر سوابقی را از هر تراکنش مالی که در طول عمر یک شرکت فعال انجام شده است ارائه می‌کند و اطلاعات حساب‌هایی را که برای تهیه صورت‌های مالی شرکت لازم هستند نگهداری می‌کند. داده‌های تراکنش‌ها، بر اساس نوع به حساب‌های دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمدها و هزینه‌ها تفکیک می‌شوند.

نکات کلیدی

دفتر کل پایه و اساس نظام حسابداری دو ستونی یک شرکت است.

حساب‌های دفتر کل شامل تمام داده‌های تراکنش‌های لازم برای تهیه صورت سود و زیان، ترازنامه و سایر گزارش‌های مالی می‌شود.

تراکنش‌های دفتر کل خلاصه‌ای از تراکنش‌هایی است که به‌عنوان تراکنش‌های روزانه در حساب‌های دفتر معین ثبت می‌شوند.

تراز آزمایشی گزارشی است که فهرستی از هر حساب دفتر کل و موجودی آن‌ها را ارائه می‌دهد و بررسی تنظیمات و یافتن خطاها را آسان‌تر می‌سازد.

نحوه عملکرد دفتر کل

دفتر کل پایه و اساس نظامی است که حسابداران برای ذخیره‌سازی و سازماندهی داده‌های مالی لازم برای تهیه صورت‌های مالی شرکت استفاده می‌کنند. اطلاعات تراکنش‌ها مطابق آنچه که در فهرست حساب‌های شرکت تعریف شده است در هریک از حساب‌های دفاتر معین ثبت می‌شوند.

تراکنش‌ها سپس بسته یا در دفتر کل خلاصه می‌شوند و حسابدار یک تراز آزمایشی صادر می‌کند که به عنوان گزارشی از مانده هر حساب دفتر عمل می‌کند. تراز آزمایشی از نظر وجود اشتباهات بررسی و با ثبت اطلاعات اضافی ضروری تنظیم می‌شود و سپس تراز آزمایشی تعدیل شده برای تنظیم صورت‌های مالی استفاده می‌شود.

نحوه عملکرد دفتر کل در نظام حسابداری دو ستونی

دفتر کل در مشاغلی استفاده می‌شود که از روش حسابداری دو ستونی استفاده می‌کنند، این روش به این معنی است که هر تراکنش مالی حداقل در دو حساب دفتر کل ثبت می‌شود و هر اطلاعات ورودی حداقل یک تراکنش بدهکار و یک تراکنش بستانکار دارد. تراکنش‌های دو ستونی «اقلام ثبت شده روزانه» نامیده و در دو ستون ثبت می‌شوند، در حالی که اطلاعات ورودی بدهکار در سمت چپ و اطلاعات ورودی بستانکار در سمت راست، ثبت می‌شوند و مجموع تمام ورودی‌های بدهکار و بستانکار باید تراز باشد.

معادله حسابداری که زیربنای حسابداری دو ستونی را تشکیل می‌دهد به شرح زیر است:

داریی‌ها-بدهی‌ها=سهامداران سرمایه

ترازنامه از این قالب پیروی می‌کند و اطلاعات حساب‌ها را در به تفکیک هر حساب نشان می‌دهد. به عنوان مثال، در ترازنامه چندین حساب دارایی از جمله وجوه نقد و حساب‌های دریافتنی در بخش دارایی‌های کوتاه مدت نشان داده می‌شوند.

روش حسابداری دو طرفه بر این شرط معادله حسابداری استوار است که نتیجه تراکنش‌های ثبت شده در حساب‌های سمت چپ علامت مساوی این معادله باید با کل تراکنش‌های ثبت شده در حساب (یا حساب‌های) سمت راست برابر باشند. حتی اگر معادله به شکل متفاوتی ارائه شود (مانند دارایی‌ها = بدهی‌ها + سرمایه سهامداران)، این قانون تعادل همیشه اعمال می‌شود.

دفتر کل چه چیزی را نشان می‌دهد؟

جزئیات تراکنش‌های مندرج در دفتر کل در سطوح مختلف جمع‌آوری و خلاصه می‌شوند تا از آن‌ها برای تهیه تراز آزمایشی، صورت سود و زیان، ترازنامه، صورت جریان‌های نقدی و بسیاری از گزارش‌های مالی دیگر استفاده شود. این مسئله به حسابداران، مدیران شرکت، تحلیلگران، سرمایه‌گذاران و سایر ذینفعان کمک می‌کند تا عملکرد شرکت را به طور مداوم ارزیابی کنند.

زمانی که هزینه‌ها در یک دوره مشخص افزایش یابد یا شرکت معاملات دیگری را ثبت کند که بر درآمد، درآمد خالص یا سایر معیارهای مالی کلیدی آن تأثیر می‌گذارند، اغلب ممکن است داده‌های صورت‌های مالی کل ماجرا را نشان ندهند. در مورد انواع خاصی از اشتباهات حسابداری، مراجعه به دفتر کل و بررسی جزئیات هر معامله ثبت شده برای یافتن مسکل ضروری خواهد بود. گاهی اوقات این امر ممکن است شامل بررسی ده‌ها اقلام ثبت شده در دفتر کل باشد، اما حفظ صورت‌های مالی شرکت به شکل معتبر و بدون خطا امری ضروری است.

مثالی از ثبت تراکنش در ترازنامه

برای مثال، اگر شرکتی مبلغ یک صورتحساب 200 دلاری از مشتری دریافت کند، حسابدار شرکت حساب نقدی را به میزان 200 دلار بدهکار می‌کند و موجودی آن را افزایش می‌دهد و با بستانکار کردن یا کاهش مانده حساب‌های دریافتنی به میزان 200 دلاری ثبت این معامله را تکمیل می‌کند. مبلغ بدهی و بستانکاری ثبت شده برابر هستند.

در این مثال، مانده یک حساب دارایی (وجه نقد) 200 دلار افزایش می‌یابد، در حالی که مانده یک حساب دارایی دیگر (حساب‌های دریافتنی) 200 دلار کاهش می‌یابد. نتیجه خالص این است که هر دوی این افزایش و کاهش فقط یک طرف معادله حسابداری را تحت تأثیر قرار می‌دهند. بنابراین، معادله در تعادل باقی می‌ماند.

مثالی از ثبت تراکنش‌ها در صورت سود و زیان

صورت سود و زیان از معادله خاص خود پیروی می‌کند که به شرح زیر عمل می‌کند. هنگامی که شرکت مبلغی را در ازای فروش یک محصول از مشتری دریافت می‌کند، وجه نقد دریافتی در جدول فروش خالص همراه با مبالغ دریافتی از سایر فروش‌ها و کالاهای مرجوع شده ثبت می‌شود. بهای تمام شده فروش محصول نیز از این مبلغ کم می‌شود تا سود ناخالص آن برای دوره گزارش‌دهی مالی به دست آید.

صورت سود و زیان همچنین شامل سایر هزینه‌ها مانند فروش، هزینه‌های عمومی و اداری، استهلاک، بهره و مالیات بر درآمد می‌شود. تفاوت بین این جریان‌های نقدی ورودی و خروجی، سود خالص شرکت برای دوره گزارش است.

هدف از استفاده از دفتر کل چیست؟

در حسابداری از دفتر کل برای ثبت تمامی معاملات یک شرکت استفاده می‌شود. در دفتر کل، داده‌های مربوط به تراکنش‌ها به گروه‌های دارایی‌ها، بدهی‌ها، درآمدها، هزینه‌ها و سرمایه سهامداران سازماندهی می‌شوند. پس از بسته شدن هر دفتر معین، حسابدار تراز آزمایشی را آماده می‌کند. داده‌های حاصل از تراز آزمایشی سپس برای تهیه صورت‌های مالی شرکت مانند ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت جریان‌های نقدی و سایر گزارش‌های مالی استفاده می‌شوند.

آیا دفتر کل جزئی از روش حسابداری دو طرفه است؟

بله، شرکتی که از روش حسابداری دو طرفه استفاده می‌کند، از روش دفتر کل برای ذخیره داده‌های مالی شرکت استفاده خواهد کرد. به‌بیان دقیق‌تر، حسابداری دو طرفه زمانی است که هر تراکنش حداقل یک تراکنش بدهی و یک تراکنش بستانکاری را تحت تأثیر قرار می‌دهد. به‌عبارت دیگر، هر تراکنش در دو ستون ظاهر می‌شود، یک ستون بدهکار و یک ستون بستانکار که مجموع آنها باید تراز باشد. تحت این قانون تراز بودن حساب‌ها، معادله زیر اعمال می‌شود:

دارایی‌ها – بدهی‌ها = سرمایه سهامداران

نمونه‌ای از اقلام ثبت شده در دفتر کل چیست؟

مثال زیر را در نظر بگیرید که در آن یک شرکت مبلغ 1000 دلار را از مشتری در ازای ارائه خدمات خود دریافت می‌کند. سپس حسابدار مانده ستون دارایی را 1000 دلار افزایش می‌دهد و 1000 دلار از حساب‌های دریافتنی کم می‌کند. در نتیجه، معادله در تعادل باقی می‌ماند، زیرا افزایش و کاهش برابر در یک طرف معادله - طرف دارایی‌ها - معادله حسابداری را تحت تأثیر قرار داده است.