رموز مدیریت موفق در پروژه

بین مدیران پروژه موفق ویژگی‌های مشترکی وجود دارند که موفقیت کلی آن‌ها را در هدایت و مدیریت پروژه و تیم‌ها افزایش می‌دهند.

کد خبر: ۶۷۲۱۹۰

۱۳ مهر ۱۴۰۱

برای مدیریت یک پروژه موفق چه کارهایی باید انجام دهیم؟

به گزارش اقتصاد آنلاین، مهارت های مدیر پروژه موفق شامل مهارت‌های ارتباطی و رهبری قوی و هم‌چنین مهارت‌های حل مسئله می‌شوند. در این مطلب ویژگی های مدیر پروژه موفق را بررسی خواهیم کرد و خواهیم گفت ‌که چگونه می‌توانید برای تقویت این ویژگی‌ها  روی خودتان کار کنید تا اثر‌بخشی خود را به عنوان مدیر پروژه بهبود ببخشید.

مدیریت پروژه حرفه‌ای است که در آن فرد مسئولیت کلیه‌ی جوانب یک پروژه را از ابتدا تا انتها بر عهده دارد. مدیران پروژه پروژه‌ها را برنامه ریزی و اجرا می‌کنند و بر آن‌ها نظارت دارند و اغلب اولین نقطه‌ی تماس برای هر مسئله‌ای هستند که ممکن است در طول این روند به وجود آید. شما به عنوان مدیر پروژه احتمالا مسئولیت تیمی را عهده‌دار خواهید شد و برای تکمیل پروژه وظایفی را تعیین خواهید کرد.

مسئولیت‌های مشترک مدیر پروژه شامل موارد زیر هستند:

ایجاد و ابلاغ اهداف پروژه؛

رفع هرگونه‌ نیازمندی‌ پروژه (مواد، تیم‌ها و فناوری)؛

تهیه‌ی جدول زمانی و برنامه‌هایی برای اتمام پروژه؛

مدیریت کیفیت، زمان و هزینه‌ی پروژه؛

نظارت بر تمام کارهای انجام‌شده به عنوان بخشی از پروژه؛

شناسایی و مدیریت ذی‌نفعان پروژه؛

اتمام پروژه و اطمینان از تحقق همه‌ی اهداف.

در ادامه مطلب به ویژگی‌ها و مهارت های مدیر پروژه موفق خواهیم پرداخت.

ویژگی های مدیر پروژه موفق

صرف‌نظر از صنعتی که در آن کار می‌کنید، اگر می‌خواهید مدیر پروژه‌ی موفقی باشید، باید ویژگی‌هایی را داشته‌باشید. در حالی که مدیریت پروژه به مهارت‌های فنی خاصی نیاز دارد، داشتن این مهارت های نرم می‌تواند شما را به فردی موفق‌تر تبدیل کند و از سایرین در محل کار متمایز کند. این مهارت‌ها عبارت‌اند از:

۱. مهارت‌های رهبری از ویژگی های مدیر پروژه موفق

مدیریت موفق پروژه مستلزم داشتن مهارت های رهبری قوی روی پروژه است. شما به عنوان مدیر پروژه باید بتوانید تیمتان را از ابتدا تا انتها به طور مؤثر هدایت کنید تا از کارآمدی پروژه مطمئن شوید.

رهبر خوب بودن به این معناست که شما می‌توانید به تیمتان انگیزه دهید تا در طول پروژه بهترین عملکرد را داشته‌باشد و مطمئن شوید که همه‌ی اعضا از آن‌چه از آن‌ها انتظار می‌رود، درک روشنی دارند؛ هم‌چنین، باید بتوانید نقاط قوت و ضعف تیم خود را ارزیابی کنید و در‌مورد چگونگی استفاده‌ی بهینه از آن‌ها در تمام مراحل تکمیل پروژه تصمیم بگیرید.

۲. مهارت‌های ارتباطی

مدیریت مؤثر پروژه مستلزم برقراری ارتباط روشن و واضح در‌مورد انتظارات، اهداف و مسئولیت‌های تیمی است که پروژه را تکمیل می‌کنند. توانایی برقراری ارتباط موثر با تیم، مشتریان و مدیریت می‌تواند به اطمینان منتج شود که همه در‌مورد انتظارات پروژه نظر مشترکی دارند.

مهارت های ارتباطی خوب به شما امکان می‌دهند که بازخورد سازنده‌ای را برای هدایت بهتر آن‌ها به تیمتان ارائه دهید. مهارت‌های ارتباطی کتبی و شفاهی هر دو برای مدیران پروژه مهم هستند.

۳. مهارت حل مسئله

مدیران موفق پروژه باید به مهارت حل مسئله مجهز باشند تا بتوانند مشکلات مختلفی را در تمام مراحل پروژه حل کنند. مسائلی که ممکن است لازم باشد حل شوند، می‌توانند اعضای تیم، مشتریان یا ذی‌نفعان مرتبط با پروژه را درگیر کنند. این‌که بتوانید مستقل فکر کنید و به اختلافات و مشکلات بپردازید، کلیدی برای اطمینان از تکمیل کارآمد و به‌موقع پروژه است.

۴. مهارت‌های تفویض از ویژگی های مدیر پروژه موفق

توانایی تعیین و نظارت بر وظایف از مؤلفه‌های اساسی مدیریت موفق پروژه هستند. شما به عنوان مدیر پروژه باید توانایی استفاده از مهارت‌های تیمتان را داشته‌باشید و وظایف را بر اساس این مهارت‌ها تفویض کنید. تفویض مؤثر شما را ملزم می‌کند که به اعضای تیمتان در انجام وظایفشان اعتماد داشته‌باشید و از مدیریت ذره بینی پرهیز کنید.

۵. اشتیاق

اشتیاق، بخشی مهم در مدیر پروژه بودن است؛ زیرا به تیمتان نشان می‌دهد که شما به پروژه متعهد هستید و به توانایی تیمتان در انجام آن اطمینان دارید؛ هم‌چنین اشتیاق داشتن، روحیه‌ی اعضای تیم را هنگام کار روی وظایف محوله مثبت نگه می‌دارد و به آن‌ها انگیزه می‌دهد.

۶. مهارت‌های تیم‌سازی

تیم‌سازی خوب می‌تواند به شما کمک کند تا تیم موفقی را تشکیل دهید تا به عنوان یک واحد برای تکمیل یک پروژه کار ‌کند. هدایت تیم به سمت یک هدف مشترک و زنده نگه داشتن اشتیاق و انگیزه‌ شما را به مدیر پروژه و رهبر بهتری تبدیل می‌کند.

۷. صداقت از ویژگی های مدیر پروژه موفق

گاهی صداقت به عنوان وفاداری یا تمامیت نیز شناخته می‌شود و کیفیت مهمی برای مدیر پروژه محسوب می‌شود. تمامیت می‌تواند به شما کمک کند که الگوی خوبی برای تیمتان باشید و اعضای تیم را به سمت پیروی از این الگو سوق می‌دهد؛ هم‌چنین، تمامیت در کار به تیمتان نشان می‌دهد که شما به پروژه متعهدید و تمایل دارید که به هر قیمتی آن را تا انتها پیش ببرید؛ علاوه بر این، صداقت در محیط کار باعث تقویت اعتماد در تیم می‌شود، محیط کاری اخلاقی به‌وجود می‌آورد و مسئولیت پذیری را بین افراد تیم بیشتر می‌کند.

۸. صلاحیت

صلاحیت و کاردانی در مدیریت پروژه می‌تواند هم اعتماد و هم اقتدار را در تیم شما ارتقا دهد. دانستن این‌که چگونه تیم خود را به طور مؤثر و شایسته هدایت کنید، کلید موفقیت کلی در اتمام پروژه است؛ با این حال، مهم‌ترین قسمت صلاحیت این است که بدانید در یک زمینه‌ی خاص متخصص نیستید و در صورت نیاز توانایی درخواست را دارید.

نکاتی برای ارتقای مهارت های مدیر پروژه موفق

برای تبدیل شدن به مدیر پروژه بهتر، باید پیوسته روی خصوصیاتی که در بالا ذکر شد، کار کنید. خواه مدیر پروژه‌ی کم‌سابقه‌ای باشید و خواه مدتی در سِمَت مدیریت پروژه مشغول به‌کار بوده‌باشید، نکات زیر می‌توانند در ارتقای توانایی‌های شما به عنوان مدیر پروژه کمکتان کند.

۱. پروژه‌های خود را پیچیده نکنید

از مهارت های مدیر پروژه موفق می‌توان به ساده نگه داشتن پروژه‌ها اشاره کرد. پیچیدگی بیش‌ازحد در یک پروژه می‌تواند تیم را سردرگم کند و کارایی در تکمیل پروژه را کاهش دهد. در یک پروژه‌ی پیچیده برقراری ارتباط مؤثر با افراد اصلی و اعضای تیم می‌تواند چالش‌برانگیز‌تر باشد. ساده نگه داشتن پروژه‌ها می‌تواند روند کار را ساده و شما را مطمئن کند که همه نقش خود را درک می‌کنند.

۲. به‌طور منظم با تیمتان ارتباط برقرار کنید

باز نگه داشتن خطوط ارتباطی با تیم می‌تواند شما را مطمئن کند که تیمتان در هر لحظه آن‌چه را از آن‌ها انتظار می‌رود، کاملا درک می‌کنند؛ هم‌چنین، می‌تواند به تیم شما کمک کند تا در صورت بروز مشکل احساس کنند که می‌توانند به شما نزدیک شوند. اطلاع‌رسانی و صحبت‌کردن در مورد تغییرات نیز در مدیریت پروژه مهم است و می‌تواند مانع از خراب شدن ابزارها یا نرم‌افزارهای جدید شود.

۳. انتظارات واقع‌بینانه را تنظیم کنید و به آن‌ها پایبند باشید

تعیین انتظارات از یک پروژه اغلب یکی از اولین مراحل فرایند تکمیل است. این فرایند شامل اطمینان از این است که اعضای تیم شما می‌دانند مسئول چه چیزی هستند و چه زمانی باید آن کار را تمام کنند. وقتی انتظارات مشخص شد، از انتظاراتتان عقب‌نشینی نکنید. هرچه بیش‌تر از انتظاراتتان چشم‌پوشی کنید، احتمال این‌که تیمتان عملکردی پایین‌تر از حد معمول داشته‌باشد یا کارها را دیرتر از موعد انجام دهند، بیش‌تر خواهد بود.

جمع‌بندی

در بین مدیران پروژه موفق، برخی ویژگی‌های مشترکی وجود دارد که باعث عملکرد بهتر آن‌ها در مدیریت پروژه می‌شود. مانند مهارت‌های تیم‌سازی، تفویض اختیار و ... که در این مطلب به بیان این ویژگی‌ها پرداختیم و در مورد هریک توضیح دادیم. همچنین نکاتی برای تقویت مهارت‌های شما به‌عنوان مدیر پروژه ارائه دادیم که عمل به آن‌ها، به موفقیت در مدیریت پروژه کمک می‌کند.