دانسته‌هایی برای کارآمدسازی و ایجاد روابط بهتر شغلی

استرس‌های رایج در کار چگونه مدیریت کنیم؟

تصور کنید که در بخش منابع انسانی کار می‌کنید و اخیرا با مسائل افراد زیادی مواجه بوده‌اید. روز طولانی دیگری داشته‌اید و اکنون در حال ملاقات با آخرین ارباب رجوع خود پیش از رفتن به منزل هستید. همان طور که به داستان این شخص گوش می‌دهید، شروع به احساس تنش در خود می‌کنید.

کد خبر: ۴۵۱۷۶۰

۱۹ تير ۱۳۹۹

به گزارش اقتصادآنلاین به نقل از دنیای اقتصاد، متوجه می‌شوید که در حال اجتناب از تماس چشمی مستقیم با او هستید و احساس می‌کنید که در حال خاموشی هیجانی هستید. اصلا نمی‌خواهید به شکایات او گوش دهید و در عوض فقط می‌خواهید بحث را به اتمام برسانید. با این حال، به جای اینکه ناراحتی‌های خود را به این فرد نشان دهید، عذرخواهی می‌کنید و اجازه می‌خواهید تا پنج دقیقه استراحت داشته باشید.

برای یک قدم زدن فوری از اتاق خارج می‌شوید، نفس عمیقی می‌کشید و سپس کمی آب می‌نوشید. وقتی به دفتر خود باز می‌گردید، لبخند می‌زنید و با حس تازگی آماده کمک هستید. اکثر افراد درجه‌ای از استرس را در مشاغل خود تجربه می‌کنند. اما اگر رایج‌ترین انواع استرس را بفهمید و درک کنید که چگونه آنها را کشف کنید، می‌توانید استرس خود را بسیار بهتر مدیریت کنید. این به نوبه خود به شما برای کار به شیوه‌ای کارآمد، ایجاد روابط بهتر، و یک زندگی سالم‌تر کمک می‌کند

ما در این مقاله چهار نوع رایج از استرس را بررسی خواهیم کرد و در این مورد بحث می‌کنیم که شما چگونه می‌توانید هر کدام از آنها را به شکلی موثر مدیریت کنید.

چهار نوع رایج از استرس

دکتر کارل آلبرشت(Karl Albrecht)، مشاور مدیریت و سخنران کنفرانس در کالیفرنیا، پیشگام توسعه تمرین کاهش استرس برای دارندگان کسب‌وکار است. او چهار نوع استرس رایج را در کتاب خود با عنوان «استرس و مدیر» تعریف کرد. چهار استرس رایج آلبرشت عبارتند از:

۱- استرس زمانی

۲- استرس پیش‌نگرانه

۳- استرس وضعیتی

۴- استرس برخورد یا تماس

استرس زمانی و مدیریت آن

هنگامی استرس زمانی را تجربه می‌کنید که در مورد زمان یا فقدان آن نگران هستید. در مورد تعداد کارهایی که باید انجام دهید نگران هستید و می‌ترسید که در دستیابی به یک هدف مهم موفق نشوید. ممکن است احساس گرفتاری، ناخشنودی یا حتی ناامیدی کنید. مثال‌های رایج استرس زمانی عبارتند از؛ نگرانی در مورد ضرب‌الاجل‌ها یا سراسیمگی برای اجتناب از تاخیر برای حضور در یک جلسه. استرس زمانی، رایج‌ترین نوع استرس است که امروزه تجربه می‌کنیم. اگر قصد دارید به شکلی بهره‌ور در یک سازمان شلوغ کار کنید، یادگیری در مورد شیوه مدیریت این نوع استرس ضروری است. ابتدا، در مورد مهارت‌های مدیریت زمان خوب بیاموزید. این می‌تواند دربرگیرنده استفاده از فهرست‌های انجام کار یا، اگر باید پروژه‌های همزمان بسیاری را مدیریت کنید، «برنامه‌های اقدام» باشد. سپس اطمینان یابید که در حال اختصاص مدت زمان کافی برای اولویت‌های مهم خود هستید. متاسفانه، گرفتار شدن در وظایف فوری که در واقع اثر اندکی بر اهداف کلی شما دارند، آسان است. این می‌تواند باعث احساس دلزدگی یا این حس در شما شود که یک روز کامل را کار کردید، اما هیچ هدف مهمی را به‌دست نیاوردید.

وظایف مهم شما معمولا وظایفی هستند که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می‌کنند و کار  روی این پروژه‌ها باعث استفاده بهتر از زمان شما می‌شود. توجه به «اصل اهمیت/ فوریت آیزنهاور۱» باعث می‌شود به ایجاد توازن بین وظایف فوری و مهم بپردازید و آنها را  «اولویت‌بندی» کنید.

اگر اغلب حس می‌کنید که از زمان کافی برای تکمیل همه وظایف خود برخوردار نیستید، بیاموزید که چگونه باید زمان بیشتری را در زندگی خود خلق کنید. این ممکن است به معنای زود آمدن یا دیر برگشتن (در رابطه با کار) باشد، بنابراین از زمان و شرایط آرام برای تمرکز برخوردار هستید. همچنین باید از زمان اوج کار خود برای تمرکز بر مهم‌ترین وظایف خود استفاده کنید. از آنجا که شما به شکلی کارآتر عمل می‌کنید، این به شما برای انجام کار بیشتر با زمان در اختیارتان کمک می‌کند.  برای مثال، اگر یک فرد صبحگاهی هستید، وظایفی را در آن زمان قرار دهید که نیازمند بیشترین تمرکز هستند. اگر تشخیص دادید «این یک کار صبحگاهی است» آن را در طول پربازده‌ترین زمان روز انجام دهید. می‌توانید وظایفی مثل چک کردن ایمیل را که اهمیت کمتری دارند، به زمان‌هایی که سطوح انرژی شما کاهش می‌یابند، موکول کنید. همچنین اطمینان یابید که در مورد «نه» گفتن به وظایفی که از ظرفیت کافی برای انجام آنها برخوردار نیستید، مودب اما «قاطع» باشید.

استرس پیش‌نگرانه و مدیریت آن

استرس پیش‌نگرانه نشان‌دهنده استرسی است که شما راجع‌به آینده تجربه می‌کنید. گاهی اوقات این استرس می‌تواند بر یک رویداد خاص از قبیل یک سخنرانی قریب‌الوقوع که باید ارائه دهید، متمرکز شود. با این حال، استرس پیش‌نگرانه می‌تواند مبهم و تعریف نشده (مثلا حس کلی بیمناک بودن)، یا یک نگرانی باشد، مبنی بر اینکه «کاری اشتباه پیش خواهد رفت.» به دلیل اینکه استرس پیش‌نگرانه آینده‌محور است، باید تشخیص دهید رویدادی که از آن واهمه دارید، نباید همان‌طور که تصور می‌کنید به پایان برسد. از «تکنیک‌های تصویرسازی مثبت» برای تصور خوب پیش‌رفتن اوضاع استفاده کنید.

تحقیقات نشان می‌دهد که ذهن شما اغلب نمی‌تواند تفاوت را بر اساس یک سطح عصب شناختی پایه بین وضعیتی که تصور کرده‌اید به‌خوبی پیش می‌رود و وضعیتی که واقعا رخ داده است، تشخیص دهد.

تکنیک‌های دیگر – همچون مدیتیشن – به شما در توسعه تمرکز و توانایی متمرکز شدن بر چیزی که هم‌اکنون در حال وقوع است، به‌جای تمرکز بر یک آینده تصور شده، کمک خواهند کرد. سعی کنید زمانی را روزانه – حتی اگر پنج دقیقه باشد – برای مدیتیشن اختصاص دهید.

استرس پیش‌نگرانه می‌تواند از نبود اطمینان به‌نفس نشات گیرد. برای مثال، ممکن است به خاطر یک سخنرانی که هفته بعد خواهید داشت، استرس داشته باشید، زیرا بیم دارید که ارائه شما جالب نباشد. اغلب، رسیدگی به این ترس‌های شخصی مستقیما استرس شما را کاهش خواهد داد. در این مثال، اگر زمان بیشتری را به تمرین و آماده‌سازی برای پرسش‌های سخت اختصاص دهید، احتمالا احساس آمادگی بیشتری برای آن رویداد خواهید داشت.

نهایتا، بیاموزید که چگونه بر یک «ترس از شکست» غلبه کنید: با ایجاد برنامه‌های اقتضایی و تجزیه و تحلیل همه نتایج احتمالی، ایده روشن‌تری را از چیزی که می‌تواند در آینده رخ دهد، به دست خواهید آورد. این می‌تواند به کاهش ترس شکست شما کمک کند و حس یک کنترل بیشتر بر رویدادها را به شما بدهد.

استرس وضعیتی و مدیریت آن

شما زمانی استرس وضعیتی را تجربه می‌کنید که در یک وضعیت دلهره‌آور هستید که کنترلی بر آن ندارید. این می‌تواند وضعیت اضطراری باشد. این وضعیت به‌طور کلی‌تر، وضعیتی است که در برگیرنده تعارض، یا از دست دادن جایگاه یا مقبولیت در نظر گروه شما است. برای مثال، اخراج از کار یا ارتکاب یک اشتباه در جلوی چشم تیم شما، مثال‌هایی از رویدادهایی هستند که باعث استرس وضعیتی می‌شوند. استرس وضعیتی اغلب به‌طور ناگهانی پدیدار می‌شود. برای مثال ممکن است در وضعیتی گرفتار شوید که کاملا در پیش‌بینی آن ناموفق بودید. برای مدیریت بهتر استرس وضعیتی، بیاموزید که «خودآگاه‌تر» باشید. این یعنی تشخیص سیگنال‌های فیزیکی و هیجانی «خودکاری» که بدن شما وقتی تحت فشار است، ارسال می‌کند. برای مثال، تصور کنید جلسه‌ای که در آن هستید، ناگهان به یک مسابقه مشت‌زنی بین اعضای تیم تبدیل می‌شود. پاسخ خودکار شما حس یک یورش اضطراب است. معده شما پیچ می‌خورد و احساس نفخ می‌کند. به فکر فرو می‌روید و اگر کسی از شما نظر بخواهد، نمی‌دانید چه بگویید. تعارض یک منبع مهم استرس وضعیتی است. «مهارت‌های حل تعارض اثربخش» را بیاموزید تا به خوبی آماده شوید استرس تعارض را مدیریت کنید. همچنین باید شیوه «مدیریت تعارض در جلسات» را بیاموزید، زیرا حل تعارض گروهی می‌تواند با حل مسائل فردی متفاوت باشد. هر کسی به شکلی متفاوت به استرس وضعیتی واکنش نشان می‌دهد و لازم است که شما هر دو علائم فیزیکی و هیجانی این استرس را بفهمید. به این ترتیب، می‌توانید به شکل مناسبی آنها را مدیریت کنید. برای مثال، اگر گرایش طبیعی شما کناره‌گیری هیجانی است، بیاموزید که چگونه به‌صورت «مستقل فکر کنید» و در جریان این وضعیت‌ها بهتر ارتباط برقرار کنید. اگر پاسخ طبیعی شما خشم و فریاد است، پس شیوه «مدیریت هیجانات» خود را بیاموزید.

استرس برخورد یا ارتباط با تماس و مدیریت آن

استرس برخورد، به افراد مرتبط است. زمانی استرس برخورد را تجربه می‌کنید که در مورد تعامل با یک فرد یا گروه معین از افراد نگران هستید. ممکن است از آنها خوشتان نیاید، یا ممکن است فکر کنید که آنها غیرقابل پیش‌بینی هستند. همچنین استرس برخورد می‌تواند زمانی رخ دهد که نقش شما دربرگیرنده تعاملات شخصی زیاد با مشتریان یا ارباب رجوع‌ها باشد؛ به خصوص اگر آن گروه‌ها در اضطرار باشند. برای مثال، پزشکان و مددکاران اجتماعی از نرخ‌های بالای استرس برخوردار هستند، زیرا افرادی که این متخصصان با آنها سروکار دارند، معمولا احساس خوبی ندارند، یا عمیقا غمگین هستند. همچنین این نوع استرس از «تماس‌های بیش از حد» رخ می‌دهد. زمانی که از تعامل با افراد، بیش از حد احساس فرسودگی یا اشباع می‌کنید. از آنجا که استرس برخورد کاملا بر افراد متمرکز است، این نوع استرس را با کار روی مهارت‌های ارتباطی خود بهتر مدیریت خواهید کرد.  یک آغاز خوب، توسعه «هوش هیجانی» بیشتر است. هوش هیجانی عبارت است از: توانایی تشخیص هیجانات، خواسته‌ها و نیازهای خود و دیگران. این یک مهارت مهم در تعامل با دیگران و در ایجاد روابط خوب است. همچنین باید بدانید که چه زمانی قرار است به آستانه تحمل تعاملات خود در یک روز برسید. هر کسی دارای علائم متفاوتی برای استرس برخورد است، اما یک علامت رایج کناره‌گیری روانشناختی از دیگران و انجام کار به‌صورت مکانیکی (بی‌احساس) است. یک علامت رایج دیگر بدخو شدن، سرد شدن، یا فاصله گرفتن (احساسی) از دیگران در تعاملات شما است. زمانی که این علائم را تجربه می‌کنید، کمی به خود استراحت دهید. قدم بزنید، آب بنوشید و تمرین‌های تنفس عمیق را انجام دهید. همدلی، یک مهارت ارزشمند برای مقابله با این نوع استرس است، زیرا به شما اجازه می‌دهد وضعیت را از چشم‌انداز فرد دیگر نگاه کنید. این درک بیشتری به شما می‌دهد و به شما کمک می‌کند ارتباطات خود را به گونه‌ای ساختاربندی کنید تا احساس، خواسته‌ها و نیازهای شخص دیگر را مدنظر قرار دهید.

پی‌نوشت

۱- اصلی در مورد مدیریت زمان که آیزنهاور در یکی از سخنرانی‌های خود به آن اشاره کرده و مضمون آن این بود که مشکلات بر دو نوع هستند: مشکلات مهم و مشکلات فوری. مشکلات مهم دارای فوریت زمانی نیستند و مشکلات فوری مهم تلقی نمی‌شوند. آیزنهاور با کمک این اصل کارهای خود را مدیریت می‌کرد.