دفاتر مجازی و چالش‌های قانونی!

با رشد کسب‌وکارهای نوپا و چابک در سایه پیشرفت فناوری اطلاعات، دفاتر کار نیز متناسب با فرهنگ این کسب‌وکارها، شکل تازه و منعطف‌تری به خود گرفته است. از فضای کار اشتراکی (Co Working Space) گرفته تا مفهوم جدیدی به نام دفتر مجازی (Virtual Office). دفتر کار مجازی به مشتریان خود در ازای دریافت مبلغی خدمات ارتباطی (مانند منشی) و نشانی پستی، بدون واگذاری فضای اداری فیزیکی عرضه می‌کند. پس کسب‌وکارها بدون نیاز به داشتن یک دفتر واقعی، می‌توانند از این فرصت برای توسعه کار خود استفاده کنند.

کد خبر: ۳۸۲۴۲۷

۳۱ شهريور ۱۳۹۸

به گزارش اقتصادآنلاین به نقل از شرق، اگرچه خدماتی مانند تلفن گویا، منشی مجازی و مرکز تماس مجازی بیشتر برای کسب‌وکارهای خرد، نوپا و خانگی به کار می‌روند اما مشتریانی که دارای حجم تماس انبوه هم هستند، می‌توانند از مزایای مرکز تماس این دفاتر استفاده کنند. در این میان شرکت‌هایی که خدمات ارائه‌شده را به صورت ابری و آنلاین ارائه می‌کنند، از محبوبیت بیشتری برخوردار هستند؛ به این ترتیب مشتری می‌تواند در هر لحظه‌ سناریوی تماس خود را به صورت آنلاین تغییر دهد.

در سال‌های اخیر در ایران هم دفاتر کار مجازی ایجاد شده است و چند شرکت چنین خدماتی را ارائه می‌کنند. با این حال، نبود حمایت‌های قانونی مورد نیاز این صنعت جوان را با مشکلات بسیاری روبه‌رو کرده است. در گفت‌وگویی با چند نفر از چهره‌های این صنعت جدید از چیستی و چگونگی دفاتر مجازی پرسیدیم:

دفاتر مجازی چه نقشی برای توسعه استارتاپ‌ها ایفا می‌کنند؟

غفارپور، بنیان‌گذار و مدیر سایت الو021: مسئله مدیریت هزینه‌ها برای تمام کسب‌وکارهای جدید و به‌ویژه استارتاپ‌ها بسیار حائز اهمیت است. از طرفی مسئله حفظ ارتباط باکیفیت با مشتری نیز که نهایتا موجب افزایش درآمد می‌شود نیز از اهمیت زیادی برخوردار است. دفاتر مجازی، راهکار مناسبی است که در پاسخ به این دو نیاز شکل گرفته است. به عنوان مثال، اگر شما برای توسعه فعالیت کاری خود نیاز به سیستم تلفن گویا داشته باشید، راهکار سنتی آن است که از بازار یک سیستم سخت‌افزاری سانترال بخرید و آن را در دفتر خود نصب کرده و استفاده کنید که خود هزینه خرید و خدمات زیادی را بر شما تحمیل می‌کند. اما در دفتر مجازی، شما می‌توانید خیلی راحت و با چند کلیک، یک تلفن گویا برای خود به صورت مجازی راه‌اندازی کنید. نه نیاز به محلی برای نصب سانترال دارد و نه هزینه و وقت زیادی از شما تلف می‌کند و برخلاف سانترال، شما به میزان استفاده‌ای که دارید، می‌توانید هزینه کنید. یعنی لازم نیست یک سرویس خریداری کنید درحالی‌که بعدا شاید کاربردی دیگر نداشته باشد. تا وقتی از این خدمات استفاده کنید هزینه آن را می‌پردازید. بنابراین می‌بینید نه تنها برای استارتاپ‌ها که شاید دفتر و مکانی نداشته باشند، بلکه برای شرکت‌های بزرگ هم استفاده از این خدمات مقرون‌به‌صرفه است!

از تلفن گویا به عنوان مثالی از خدمات دفاتر مجازی نام بردید، دیگر چه خدماتی می‌توان از آنها انتظار داشت؟

دشتی، بنیان‌گذار و مدیر «دفتر شما»: به‌طور کلی تمام آنچه در یک دفتر کار معمولی انجام می‌شود را می‌توان از یک دفتر مجازی هم انتظار داشت. شما در دفتر، قبل از هر چیزی یک آدرس مشخص دارید! می‌توانید جلسه بگذارید، تلفنی دارید که به تلفن گویا و سپس به یک منشی یا اپراتور وصل می‌شود و... همه اینها را می‌توان از دفتر مجازی هم انتظار داشت. بسیاری از دفاتر مجازی در محل کار خود حتی اتاق جلسات تعبیه کرده‌اند. بنابراین مثلا اگر شما در شهرستان کار می‌کنید، می‌توانید یک دفتر مجازی به آدرسی در تهران داشته باشید و اگر جلسه‌ای در تهران داشتید، می‌توانید مخاطب خود را به دفتر خودتان دعوت کنید! با این تفاوت که شما واقعا هزینه‌ای برای داشتن یک دفتر گران‌قیمت در تهران و پرسنل و کارمندان خود پرداخت نمی‌کنید. بلکه همه این امور را به دفتر مجازی محول کرده و تنها مابازای ساعاتی که جلسه دارید یا خدماتی که استفاده می‌کنید پرداخت انجام می‌دهید.

در این میان اما، ارائه خدمات صحبتی به نوآوری بیشتری نیاز داشته و مبتنی بر فناوری است. این خدمات دو دسته را شامل می‌شوند؛ یا خدمات صحبتی اتوماتیک هستند؛ مثل تلفن گویا، فکس، صندوق صوتی، نظرسنجی، تعیین وقت و... یا واقعا یک اپراتور در قالبی که مدیران کسب‌وکار تعریف می‌کنند به مشتریانشان پاسخ می‌دهد. مثلا مدیری تعیین می‌کند هر وقت کسی به شماره اختصاصی من زنگ زد، منشی گوشی را برداشته و فلان پیام را بدهد. دقیقا مطابق سناریویی که او تعیین کرده است، فردی گوشی را برداشته و پاسخگوی تماس تلفنی خواهد بود.

رشد دفاتر مجازی در ایران چطور بوده است؟ آیا اساسا استقبالی از آن شده است؟

یوسف‌زاده، بنیان‌گذار و مدیر «دفتر کار همراه»: ما از شهریور سال 90 در این حوزه فعالیت داریم و اکنون دقیقا هشت سال است که از فعالیت ما می‌گذرد. در این مدت بیش از هفت هزار مشترک داشتیم که از خدمات ما به تنهایی استفاده کرده‌اند. سایر دوستانی که در این جلسه حضور دارند هم شاید کم و بیش تجربه‌های مشابهی داشته باشند. یعنی با وجود آنکه مفهوم دفتر مجازی آنچنان که باید شناخته نشده، ولی این مفهوم بستر مناسبی بوده است که بسیاری از کسب‌وکارهای نوپا بتوانند با کاهش ریسک سرمایه‌گذاری و افزایش کیفیت ارتباط با مشتریان خود، خدمات بهتری ارائه داده و کسب‌وکار خود را از حالت نوپا درآورده و به یک کسب‌وکار پایدار و بزرگ تبدیل کنند. بنابراین بله، استقبال خیلی خوبی از کار ما شده و ما هم توانسته‌ایم به کسب‌وکار‌های کوچک و نوپا به‌طور ویژه خدمات خوبی ارائه داده و به آنها برای بزرگ‌شدن کمک کنیم.  بااین‌حال، با وجود اینکه دفاتر مجازی در سراسر دنیا فعالانه مشغول به کار هستند، اما در ایران با محدودیت‌هایی روبه‌رو هستیم که اجازه توسعه بیشتر و رشد سریع‌تر را از ما سلب کرده و بسیاری از کسب‌وکارهای نوپا را از بهره‌مندی خدمات دفتر مجازی محروم کرده‌اند. این محدودیت‌ها هم محدودیت‌هایی است که یا به واسطه دولت و نبود قانون حاصل شده یا حداقل باید به واسطه آنها برطرف شود که تاکنون نشده است!

از محدودیت‌هایی که دفاتر مجازی با آن مواجه هستند بفرمایید و توضیح دهید چرا تاکنون این محدودیت‌ها برطرف نشده است؟

حق‌بین، بنیان‌گذار ژیکال: شاید مهم‌ترین مسئله‌ای که ما با آن مواجه هستیم، مربوط به مشکلات قانونی و اخذ مجوزهاست. ببینید، فعالیت ما تحت هیچ قانونی یک فعالیت غیرقانونی محسوب نمی‌شود. اما این کار ابعاد مختلفی دارد که قانون در برابر بسیاری از آنها سکوت کرده است. حتی مجریان قانون و مدیران دولتی مربوطه هم گاهی خود دچار سردرگمی می‌شوند و در نتیجه برخوردهای دوگانه نشان می‌دهند.  قانون کلی ما می‌گوید تا وقتی فعالیتی صراحتا منع قانونی نداشته باشد، می‌توان آن کار را انجام داد. اما مسئله دفاتر مجازی این است که این نوع کسب‌وکار، یک فعالیت بسیار پیشرو محسوب می‌شود. از طرفی منع قانونی ندارد و تا وقتی کسی ما را نمی‌بیند، به فعالیت خود با موفقیت ادامه می‌دهیم، اما به محض اینکه دیده شدیم، تازه مدیران دولتی یاد مجوزهای لازم برای این فعالیت می‌افتند و این در حالی است که مجوز خاص یا روال قانونی مشخصی هم دراین‌باره الزاما وجود ندارد. بنابراین اولین کاری که می‌کنند، به سراغ کسب‌وکارهای فعال رفته و می‌گویند شما حق ندارید این فعالیت را ادامه دهید؛ دقیقا مشابه اتفاقی که برای رمزارزها، تلفن‌های اپلیکیشنی و... افتاد. اکنون هم از جهات مختلف دست دفاتر مجازی را بسته‌اند و بسیاری از ارزش‌های قابل استفاده که می‌تواند در اختیار کسب‌وکارهای موجود در بازار قرار گیرد و ما فناوری مورد نیاز آن را در داخل کشور مهیا کرده‌ایم، معطل قانون مانده است.

این مشکلات قانونی دقیقا چه چیزهایی هستند؟

غفارپور: یک‌سری مشکلات قانونی کلی وجود دارد که شامل کسب‌وکارهای دیگر هم هست. ما هم مانند سایر کسب‌وکارها، یک پایمان در بیمه است، یکی در دادگاه، در شهرداری و... یا مثلا دائما شاهد تغییر قوانین هستیم. روزی با یک کارخانه‌دار صحبت می‌کردیم، او هم می‌گفت که اگر دولت همین قوانین موجود را دو، سه سالی دست نزند، وضعیت تولید من بسیار بهتر می‌شود. این مشکلات در کار ما البته بیشتر می‌شود. در برخی موارد حتی مشخص نیست متولی قانون کیست؟ خود قانون درباره اینکه از کدامین مجرای قانونی باید کارمان را پیش ببریم، سکوت کرده است! یا مثلا ما این امکان فنی را داریم که با هر تعداد تماس روزانه هیچ‌گاه اشغالی نداشته باشیم، ولی ما را محدود کردند به تعداد تماس مشخص و بعد از آن زنگ اشغال می‌خورد یا مثلا سوءاستفاده‌های مالی را چند ماه پس از ارائه خدمات از ما پیگیری می‌کنند، درحالی‌که خدمات ما استفاده شده است و این وظیفه بانک‌ها بوده که از سوءاستفاده مالی و هک کارت‌ها جلوگیری کنند. یا مثلا یک موضوع بسیار مهمی که وجود دارد، بحث احراز هویت افراد است که الان ما را مجبور کرده‌اند به صورت بسیار سنتی آن را انجام دهیم و این خود کسب‌وکار ما را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد. ما امکان برقراری تماس اینترنتی به داخل و خارج از کشور را داریم، از ابتدا هم جلوگیری از این کار نشده بود، اما بعد آمدند و گفتند این کار غیرقانونی است و ما نیز مجبور به حذف آن شدیم.

دشتی: یک مشکل بزرگ دیگر که اشاره هم شد، بحث تلفن‌های ورودی و خروجی است. تماس‌های ورودی ما از تلفن ثابت است. همین مسئله سازمان‌های مختلفی را درگیر فعالیت ما می‌کند که هر یک قوانین خاص خود را دارند؛ مثلا از دید سازمان تنظیم مقررات، تماس ورودی به شرکت ما نمی‌تواند به شماره دیگری منتقل (دایورت) شود. این  یک قانون بسیار قدیمی است که واقعا نه با رشد تکنولوژی ضرورتی دارد باقی بماند و نه اجازه می‌دهد ما رشد لازم را داشته باشیم. در کشورهای دیگر حتی با شماره مجازی هم تماس حاصل می‌کنند. بااین‌حال در مورد تاکسی‌های اپلیکیشنی این مورد را برطرف کردند. این تاکسی‌ها نیاز داشتند که شماره فرستنده بر گوشی گیرنده نیفتد. آن را موردی برطرف کردند، اما هنوز برای ما این مشکل به قوت خودش باقی است.  یا مثلا معضلی که به طور ویژه برای دفاتر مجازی درخصوص مالیات هست، عدم آشنایی متصدیان آنها با نوع کسب‌وکار ماست. بسیاری از هزینه‌هایی که واقعا ما پرداخت می‌کنیم، مورد پذیرش آنها نیست. این درحالی است که اساسا به‌عنوان شرکت دانش‌بنیان نباید مالیاتی پرداخت می‌کردیم.

یعنی شما دانش‌بنیان هستید و بیمه پرداخت می‌کنید؟

بله. اول می‌گویند دانش‌بنیان‌ها از بیمه معاف هستند. ما همه انرژی و وقت را گذاشتیم که دانش‌بنیان شویم. سپس اعلام کردند که ارزیابی‌هایی انجام می‌دهیم و دانش‌بنیان‌ها در درجات مختلفی قرار می‌گیرند و تنها شرکت‌های دانش‌بنیان درجه یک بالاترین سطح معافیت را دارند که خب اکثرا در این درجه ارزیابی نشدند. اگر این وضعیت را از ابتدا ترسیم کرده بودند، ما هم آن‌قدر  زمان نمی‌گذاشتیم.