به گزارش اقتصادآنلاین؛ بر همین اساس برای اینکه سازمانها از اثر بخشی و کارایی مطلوبی برخوردار گشته و زمینه ایجاد جریان ارزش و توسعه و خلق مزیت رقابتی را فراهم سازند ضروری است نسبت به معماری فرایندها جهت دستیابی به فرآیندهای بهبود یافته اقدام گردد. این مهم در صنعت بیمه به عنوان یک صنعت فرایند مدار از اهمیت بسزایی برخوردار است. با عنایت به این موضوع، شرکت بیمه حافظ نیز طرح پروژه مستندسازی و بهبود فرآیندهای خود را به عنوان یک طرح کلیدی در دستور کار قرار داد. بر مبنای این طرح، با بهرهگیری از متدولوژی مدیریت فرآیندهای کسب و کار نسبت به شناخت وضع موجود و بهبود فرایندها اقدام شد و متعاقبا زمینه تدوین و بهبود ساختار سازمانی، شناسنامه مشاغل و مستندات اجرایی مربوطه فراهم گردید.
در جهان امروزی، تحقق عملکرد مناسب یک سازمان و امکان رهبری موفقیت آمیز آن ، مستلزم نظام و روشی نظام مند، شفاف، تحت هدایت و کنترل است. موفقیت یک سازمان بیش از هر چیز حاصل اجرا و حفظ یک نظام مدیریت است، نظامی که جهت بهبود مستمر و کارایی سازمان طراحی شده باشد.
برای این منظور، پس از شناخت اجمالی فضای فرآیندهای شرکت و ساماندهی مستندات اجرایی موجود در این حوزه، مدل کلان فرآیندهای با توجه به مدل‌های مرجع حوزه بیمه‌گری نظیر ACORD، APQC-PCF، Panorama360 و IBM تدوین و در نهایت، فرآیندهای حوزه های مختلف مورد مطالعه قرار گرفت.
پیش از اجرای پروژه مدیریت فرآیندهای کسب و کار، در بررسی صورت گرفته در شرکت بیمه حافظ، عمده فعالیت‌های صورت گرفته و خروجی‌های ایجاد شده در حوزه تدوین مستندات اجرایی بود. از آنجایی که مدیریت مستندات مذکور از زمان ایجاد تا زمان نیاز به بهبود بصورت یکپارچه صورت نگرفته بودند، در ابتدا لیست مستندات موجود شرکت ساماندهی گردید. در ادامه، این مستندات اجرایی که در قالب آیین نامه ها، دستورالعمل ها، قراردادها و فرم ها دسته بندی گردیدند، به فرآیندهای مربوطه ارتباط داده شدند.
مستندسازی فرآیندهای شرکت بیمه حافظ تحت الزامات گزارش دهی استانداد ISO 9001 و با بهره گیری از نماد استاندارد مدلسازی فرایند BPMN 2.0 صورت پذیرفته است. شناسنامه هر فرایند شامل شرح اقدامات فرایند، نمودار جریان (دیاگرام) فرایند، اطلاعات تکمیلی فرایند (مستندات و سامانه های مرتبط با فرایند) است که پس از برگزاری جلسات طوفان فکری با مدیران واحدهای مربوطه و مشاورین ارشد شرکت ارائه شده است.
به دنبال مستندسازی و بهبود فرآیندهای شرکت بیمه حافظ، پس از شفاف شدن نقش واحدها در فرایند و تبیین و تشریح فعالیت‌های مربوط به هریک، ساختار تفصیلی واحدها و شناسنامه شغلی پست‌های سازمانی ذی نقش در فرایند، جهت عملیاتی سازی فرآیندهای تدوین شده ارائه گردید. شناسنامه شغلی ارائه شده شامل؛ جایگاه در ساختار سازمانی، خلاصه شغل، وظایف، مهارت‌ها، دانش‌ها، فعالیت‌های کاری عمومی و فعالیت‌های کاری تخصصی می باشد.
در فرآیندهای اصلی، به حوزه بیمه‌های مسئولیت، مهندسی، آتش سوزی، باربری، اتومبیل، عمر و اشخاص؛ در فرآیندهای مدیریتی، به حوزه مدیریت راهبردی، معماری سازمانی، مدیریت ریسک و مدیریت سرمایه گذاری؛ و در فرآیندهای پشتیبانی، به حوزه پشتیبانی و لجستیک، فناوریاطلاعات، سرمایه انسانی، مالی، ارتباطات، کنترل و نظارت پرداخته شد.
