یکی از امور مهمی که پس تاسیس شرکت و شروع فعالیت‌های اقتصادی باید در نظر داشته باشید، ثبت امور مالی‌ست. به همین منظور قانون تجارت دفاتر مخصوصی را برای این امر معرفی کرده است که به دفاتر پلمب معروف هستند. پلمپ دفتر روزنامه برای ثبت هزینه و حساب‌های روزانه و پلمپ دفتر کل، برای ثبت خلاصه حساب‌های هر هفته انجام می‌شود. مراحل پلمپ دفاتر سال 99 هر ساله باید در اداره ثبت شرکت‌ها صورت گیرد. سپس تمامی کارکردها و فعالیت‌های مالی در طول یک سال در آن درج گردد. پلمب دفاتر علاوه بر اینکه از اختلاف حساب‌های مالی جلوگیری می‌کند، در امور مالیاتی هم کاربرد دارد. در نتیجه همه اشخاص تجاری باید این دفاتر را با توجه به میزان فعالیت خود دریافت کنند و پس از تکمیل در انتهای سال مالی به اداره دارایی تحویل دهند. عدم دریافت و تکمیل دفاتر می‌تواند مشکلاتی از جمله جریمه مالیاتی به وجود آورد.
پلمپ دفاتر قانونی
تمامی افرادی که به آن‌ها مالیات تعلق می‌گیرد، پیش از شروع سال مالی باید پلمپ دفاتر قانونی خود را انجام دهند.
قانون تجارت به طور کامل این دفاتر را معرفی کرده است. دفتر روزنامه، دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی و به طور کلی همه واردات و صادرات تجارتی خود را و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در آن دفتر ثبت نماید.
دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا‌کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.
مهلت پلمپ دفاتر
دفاتر پلمپ با توجه به اینکه برای ثبت مراودات تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرند باید با شروع فعالیت دریافت شوند. این دفاتر برای یک سال مالی در نظر گرفته شده‌اند که پیش از شروع سال مالی و تا قبل از اتمام سال باید دریافت و تکمیل شوند.
برای مثال مهلت پلمپ دفاتر سال ۹۹ از فروردین تا اسفند همین سال است. گرچه می‌توان دفاتر سال بعد را در سال جاری نیز دریافت کرد اما امکان پلمپ دفاتر سال گذشته وجود ندارد.
نحوه پلمپ دفاتر مالیاتی
برای دریافت پلمپ دفاتر کل و روزنامه باید از طریق اداره ثبت شرکت‌ها اقدام کنید و با توجه به حجم معاملات خود، دفاتر را دریافت نمایید. دفتر پلمپ به صورت ۵۰ برگ، ۱۰۰ برگ و 200 برگ است که توصیه می‌شود، شرکت‌های با فعالیت زیاد از ابتدا دفاتر 200 برگ را تهیه کنند تا در یک سال مالی مجبور به دریافت دوباره دفاتر نباشند.
اصطلاح پلمپ دفاتر به معنی صفحه‌بندی و مهر دفاتر است. به صورتی‌که اشخاص، معاملات خود را با ترتیب و بدون قلم خوردگی و حاشیه نویسی در آن درج کنند.
پلمپ دفاتر شرکت بدون فعالیت
با توجه به این که کاربرد این دفاتر ثبت امور مالی شرکت و اشخاص است، ممکن است این سوال مطرح شود که شرکت‌های بدون فعالیت برای دریافت این دفاتر الزامی دارند یا خیر؟
در پاسخ باید گفت، شرکت‌های بدون فعالیت نیز باید این دفاتر را دریافت کنند و در پایان سال مالی به صورت سفید به اداره دارایی تحویل دهند.
مرجع پلمپ دفاتر
پلمپ دفاتر برای اظهار هزینه و درآمد‌ها انجام می‌شود. به همین دلیل یکی از اصلی‌ترین کاربردهای آن امور مالیاتی‌ست.
مالیات یک شارژ مالی اجباری یا نوع دیگری از مالیات است که توسط یک سازمان دولتی به منظور تامین بودجه هزینه های دولت و هزینه های مختلف عمومی ، به یک مودی مالیاتی (شخص حقیقی یا حقوقی) تحمیل می‌شود. عدم پرداخت ، همراه با فرار یا مقاومت در برابر مالیات ، طبق قانون مجازات در پی دارد. مالیات شامل مالیات مستقیم یا غیرمستقیم است و ممکن است به صورت پولی یا معادل کار آن پرداخت شود.
مراحل دریافت و پیگیری دفاتر پلمپ اینترنتی است و از طریق اداره ثبت شرکت‌ها و سامانه آنلاین پلمپ دفاتر انجام می‌شود و پس از تکمیل و در پایان سال مالی باید به اداره دارایی تحویل داده شوند.
کاربرد پلمپ دفاتر تجاری
علاوه بر امور مالیاتی، مانند دریافت مفاصا حساب و کد اقتصادی، پلمپ دفاتر کاربردهای دیگری نیز دارد. برای مثال یکی از مدارک مورد نیاز برای دریافت کارت بازرگانی اشخاص حقیقی و شرکت‌ها ارائه دفاتر پلمپ است. در نتیجه اشخاص و شرکت‌هایی که در حوزه تجارت بین‌الملل فعالیت می‌کنند، برای شروع فعالیت خود، این دفاتر را دریافت کرده باشند.
دریافت دفاتر پلمپ روزانه و کل
همان‌طور که بیان شد، پلمپ دفاتر به صورت سالانه انجام می‌شود، در نتیجه بهتر است با توجه به کم بودن هزینه پلمپ دفاتر و سایر مشکلات مانند جریمه‌های مالیاتی، دفاتر را در ابتدای سال مالی دریافت کنید. توجه داشته باشید که نداشتن دفاتر یا عدم تکمیل آن نیز می‌تواند در صورت اختلاف حساب با سایر اشخاص یا شرکت‌های تجاری، شما را با مشکلات زیادی مواجه کند.
با تکمیل مدارک پلمپ دفاتر، می‌توانید درخواست خود را برای دریافت این دفاتر از طریق سامانه پلمپ دفاتر اداره ثبت شرکت‌ها ارائه دهید. ضمن اینکه برای سهولت کار می‌توانید از روش‌های ساده‌تر یعنی درخواست پلمپ دفاتر آنلاین و از طریق ثبت‌یار اقدام کنید.
پلمپ دفاتر سال‌های گذشته
دفاتر پلمپ هر سال را باید در همان سال جاری دریافت و تکمیل کرد. در نتیجه هر گونه دیرکرد در دریافت دفاتر پلمپ جریمه‌های مالیاتی برای شما در پی دارد. با این توصیف شما نمی‌توانید دفاتر سال‌های گذشته را دریافت کنید.
از این‌رو توصیه می‌شود، پیش از شروع سال مالی جدید دفاتر پلمپ خود را دریافت کنید و در صورتی‌که هنوز پلمپ دفاتر سال ۹۹ را انجام نداده‌اید در مدت باقی مانده سال هر چه زودتر اقدام نمایید. ثبت‌یار شما را در دریافت این دفاتر همراهی می‌کند.
